内业资料格式规范 为适应行业规范化、标准化、精细化管理需要，推进公司形象建设，结合工作实际，对公司系统内业资料格式进行统一规范。

一、制定依据 《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式国家标准》《标点符号用法（GB/T 15834-2011）》。

二、制定原则 规范统一，操作简便，实用美观。

三、适用范围 XX公司系统在工作中产生的文字性材料。有明确格式要求的专业材料不适用本规范。

四、办公软件 以Microsoft Office 2007版本为基本操作平台。

五、WORD文档基本格式 （一）页面设置 以公文格式为制作基础。

1.页边距。上：3.7cm，下：3.5cm，左：2.8cm，右：2.6cm，装订线位置为“左”。

2.纸张。一般采用国际标准A4型。特殊形式的用纸幅面，根据实际需要确定。

3.版式。页眉:1.5cm，页脚:2.8cm，页面垂直对齐方式:“顶端对齐”。

4.文档网格。文字排列方向选“水平”，栏数为1,网格选“指定行和和字符网格”，字符数为每页22行，每行28个字。

（二）标题格式 1.大标题：方正小标宋简体二号，不加粗，居中。根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意(即一个词不可断开分在两行)。

为了保持标题简炼和整洁大方，文档标题中一般地尽量不用标点符号。非用不可的有下面几种情况：
（1）可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。

（2）可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》 （3）可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》 2.副标题：仿宋体三号，不加粗。正常情况下，副标题要在大标题第三个字下开始写破折号。如果格数不够，副标题写不下的，从正标题的中间部分画破折号，换行后，与副标题的第一个汉字对齐。

3.姓名。仿宋三号，不加粗，居中。

4.正文中标题。第一层次标题用三号黑体；
第二层次标题用三号楷体；
第三层次后的标题字体和正文字体相同(三号仿宋)。

（三）层次结构格式 1.正文：编排于标题下空一行，用三号仿宋字体。

2.正文结构层次。一般不超过四级。一级标题：标题序号为“一、”，独占行，末尾不加标点；
二级标题：标题序号为“（一）”，独占行，末尾不加标点符号（特殊情况如讲话稿类的小标题，可为段首）；
三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为“1.”、“（1）”和“①”，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用标点；
否则，标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。各层次序号应左起空两格书写。

若层次较少，可省略“（一）”而直接用“1．”作为第二层次，这样层次感更明显。若层次标题不必独占一行或者该层次没有标题，应直接使用“（1）”这种层次序号而省略掉中间的层次序号。

“（1）”这种层次序号之后是本段标题的，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文；
①”这种层次序号必须共用于同一段中，即“①……②……③……”必须同为一段。

文档中有“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等的用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

（四）页码设置 公文中的页码用4号宋体标识，置于版心下边缘之下一行，如“”。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（五）发文字号格式 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；
年份、序号用阿拉伯数码标识；
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；
序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）附件名称格式 附件名称后不加标点符号。

（七）文件引用格式 先注文件标题，后注发文字号。格式为根据《XXXX》（XX〔2015〕XX号） （八）文档数字格式 1.公文。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（1）用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

（2）年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

（3）同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

2.其它文档。各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。如：二00六（错误）、二OO六（错误）、二○○六（正确）。

（九）打印装订格式 1.打印。两页以上的均使用双面打印。

2.装订。左侧装订，订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l／4处，平订钉锯与左页边间距为5mm-8mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

（十）其他 1.根据文字材料内容多少，在适合公文标准的情况下，可适当调整间距或字号（文档标题行距为最小值0磅，内容行距应控制在25-32磅范围，最佳状态宜在28-32磅），增强整体美观效果。

2.文字材料中的表格一般作为附件，且必须是用“Word”制表。制表应力求美观、合理，字体及字号使用恰当。

3.对外报送的文字材料，如对方有特殊要求，应遵循对方提供标准。

六、Excel电子表格基本格式 表格设置以整体美观为原则。

（一）字号字体 一般标题为16号宋体加粗，但可根据表格内容选择适当的字号；
表头（首行、首列为12号宋体），内容为10号宋体；
数字用10号“Times New Roman”；
“合计”栏后具体数字可加粗；
如表后附有注解部分，如“注：1.”分条列出,用8号宋体。

（二）表格边框 外框用“ ”细实线；
内框用“ ”细虚线。表格内框细虚线如分页处在页边位置，页边改为实线；
纵向合并单元格内容跨页面时，加划实线。

（三）对齐方式 1.标题、表头（首行、首列）水平、竖直均选择居中。

2.表格正文文字部分水平选择左对齐（含数字作为文本使用的情况），垂直选择居中；
数字部分水平选择右对齐，垂直选择居中。

（四）数字格式 1.表格内的数字一律设置为右对齐。

2.一般点“设置单元格格式”—“数字”—“勾选‘使用千位分隔符’”—“-1234”，小数位可根据具体情况设定。

3.涉及公路桩号时，应按标准规范填写，如“K000+000〜K012+850”或“K00+000〜K00+000 Excel电子表格输入公路桩号快捷操作为：自定义格式设置为K000+000.000后，直接在表格输入数字即可。

（五）注意事项 在涉及计算和小数位数取舍时，必须点击左上角图标—“Excel选项”—“高级”—“计算此工作簿时”勾选“将精度 设为所显示的精度”或“以显示精度为准”—“确定”，才能保证计算值不因小数位数取舍而产生误差。

七、图片资料整理格式 基于整篇文档布局合理、美观原则，原则上一页文档内平均铺排两张图片，并把图片控制在一定文本框内（文本框大小应不超出版心），图片作适当调整时，应不使其变形，同时要简述图片内容（包含时间、地点、人物、事件等要素）；
图片设置为嵌入型。

八、整理模式 以贵州省公路建设养护集团有限公司目标管理体系考核表为例，一、二、三级考核标题及被考核内容、考核印证资料索引（目录）均按一定标准和规范排版制作。

附件：1.印证资料整理模板 2.图片资料整理参考标准 附件1：
印证资料整理模板 一、落实决策部署（二级目标名称，黑体三号） 1.落实“两个责任”（三级目标名称，楷体三号） 1.………………………………………（仿宋3号） 2.……………………………………………………………… （此处应对齐“.”号后）………………………………3.……………………………………………………………… 附件2：
图片格式标注规范：
X月X日，XXX在到XXX检查XXX工作 X月X日，XXX在XXX召开XXX会