行政办公室管理制度 办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。

(一)请示报告制度：
1．向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况，同时请示及时处理的意见。

2．及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导的批示意见，及时有效地处理好这些工作。

3．对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立即办妥，事后汇报办理情况。

4．对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领导明确批示意见后，即开展工作。

(二)文件的起草、校对、审批、传阅制度：
1．公司的重要文件由秘书起草，编好文件编号、标明拟发单位(人)、印制份数，呈报总经理审批后，交付打印，并在校对无误后，交由档案员上报下发，同时做好登记。

2．各部门起草的文件，经由秘书审阅，呈报主管领导或总经理审批后，交付打印，由档案员上报下发，同时做好登记。

3．上级来文，由秘书进行登记，并填好文件传阅审批单，呈报总经理阅批。同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回收、转存。

(三)印信管理制度：
1．印信的种类：公司印章、部门章、总经理名章、总裁名章。

2．印信的使用规定：对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印章。如需要，还应加盖总经理名章或总裁名章；
各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时加盖部门章。

3．印信盖用：文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等交监印人用印。

4．各种印信由监印人负责保管，印章因公外出使用，做好登记备案，如有遗失或误用，由监印人全权负责。

5．监印人对未经核准的文件等，不得擅自用印。

6．印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

7．禁止携带有印鉴的空白信件。

8．开启和报废印鉴，均须按有关规定正式行文，由办公室统一承办。

(四)保密制度：
1．为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

2．公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定在一定时间内只限一定的人员知悉的事项。

3．公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。

4．公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。

5．公司秘密包括的事项：
1〉公司重大决策中的秘密事项；

2〉公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

3〉公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录；

4〉公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

5〉公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

6〉公司职员人事档案、工资性、劳务性收入资料；

7〉经公司确定应当保密的其他事项。

6．保密措施：
1〉属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司档案员负责执行；

2〉非经总经理批准，不得复制和摘抄；

3〉在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的应经总经理批准；

4〉不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；
不准在公共场所谈论公司秘密；
不准通过其它方式传递公司秘密。

7．责任与处罚：
出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资30元以上500元以下：
1〉泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

2〉违反本制度第6条规定的秘密内容的；

3〉已泄露公司秘密但采取补救措施的；

出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
1〉故意或过失泄露秘密，造成严重，后果或重大经济损失；

2〉为他人窍取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

3〉利用职权强制他人违反保密规定的。

(五)会议管理制度：
1．开会准备：
1〉拟定会议内容、目的、归纳会议事项与要点；

2〉决定会议的方式，如出席人员、会场、时间等；

3〉会场准备。如会议横幅、扩音设备、桌椅等。

2．主持会议须知。

3．参加会议人员需知。

4．列席参加公司的例会或行政领导办公会时应做好会议的记录，需形成会议纪要的做好有关覆行手续。

(六)考勤及请消假制度：
1．公司机关人员应自觉遵守组织纪律，严格上下班打卡制度。如遇特殊情况未能按时打卡，应在次日由部门负责人出具证明并签字，再由办公室签字后方予补勤。否则视同迟到或早退处理。

2．公司机关人员有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。否则视同旷工处理。请假在半天之内，经部门负责人签批；
一天之内经分管经理批准；
一天以上需经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。

3．考勤管理规定 第一条 为加强公司职员考勤管理，特制定本规定。

第二条 本规定适用于公司全体职员。

第三条 职员正常工作时间为上午8时30分至11时，下午1时30分至5时，每周六下午不上班，因季节变化需调整工作时间时由办公室另行通知。

第四条 公司职员一律实行上下班打卡登记制度。

第五条 所有职员上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。

第六条 公司每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至人力资源部，人力资源部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。

第七条 所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。

第八条 上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。

第九条 员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。

第十条 上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。

第十一条 员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖50%，达五次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。

第十二条 员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分，每月累计三天旷工者，扣除当月工资，并给予记过一次处分，无故旷工达一个星期以上者，给予除名处理。

第十三条 职工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；
各部门经理出差由主管领导批准；
高层管理人员出差须报经总裁批准；
工作紧急无法请假时，须在总经理办公室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。

第十四条 当月全勤者，获得全勤奖金XX元。

(七)接待管理制度：
1．做好来宾的接待工作，应做到文明、礼貌、热情并向接待领导做好引见工作。

2．公司招待就餐原则上在酒店。到酒店就餐，必须到办公室开派餐单方可。如遇特殊情况需外出就餐，必须经总经理批准后方可，并于次日向总经理报帐签字。

3．办公室每月汇总酒店的就餐明细，报总经理审阅，严格控制好招待费的开支。

(八)通讯费用管理制度：
公司通讯费用每月由办公室负责到电信局对帐结算。尔后报总经理审阅签字后方可报销。

总经理的手机费用按实报销。中层以上干部的手机费用按每月300元包干使用，节支归公司所有，超支部分按每季度的考核从本人的工资中抵扣。

(九)打字复印及印刷品的管理制度：
1．公司各部门的微机、复印机的日常耗材由各部门各办公室提供使用明细，经办公室报总经理审批后统一购买发放，发放时由领用人签字。办公室微机管理员建立每台机器耗材的使用数量及价值回收台帐，并必须做到帐物相符。

2．公司各部门使用的印刷品、部门负责人提报规格明细和数量，经办公室报总经理审批后统一印刷，均由档案室进行登记入帐，并负责管理发放，属公司的列管理费，属下属单位的列施工费用。档案室对印刷品的管理必须做到帐物相符。

(十)办公用品的购置与发放管理制度：
1、公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。

2．低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品的明细，办公室将根据库存情况，上报审批后统一购置。

3．固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交由需用人使用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和无故损坏，发现上述情况，将由使用人进行赔偿，赔偿金额按所丢失或损失物品的净值计算。

4．低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。

(十一)档案管理制度：
l．档案的分类：
施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。

2．档案资料的立卷归档：
1〉立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画；

2〉归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减或涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询；

3〉档案管理人员要根据工作需要，编制目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集的各种参考资料，以便于查阅。要定期检查档案存放状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或，作其他技术处理，机密文件、资料归档要注意保密，并采取专门的保密措施，专门保管。

3．档案资料的立卷归档的时限：
1〉文书文件等类档案资料每年内归档一次；

2〉财务档案每年归档一次；

3〉施工技术档案，质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。

4〉工程经济档案，在每项工程竣工验收后，半年内，完成归档工作。

5〉公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次；

6〉质量安全资料档案每年度内整理归档一次；

7〉公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。

4．档案的查阅与借用：
1〉档案归档后，需查阅或借用时，必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续，并由档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；

2〉凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后，方可查阅或借用；

3〉各种图集、书籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续；

4〉查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，不得涂改、勾画、剪截和拆卷，更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；
并按有关规定予以处理；

5〉对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；

6〉利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误注销查借手续。

5．档案鉴定销毁：
1〉按照国家标准，档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无限期保存；
长期保存为16--50年；
短期保存为15年以下；

2〉短期保管的档案，15 年期满后应组织鉴定小组进行复查，经领导批准后可以销毁；
长期保存的档案满50年，经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必要，经领导和有关都门批准后方可销毁；

3〉对需要销毁的档案，要编造档案销毁清册，按照规定的标准手续进行销毁，销毁时必须有两人以上监销，监销完毕，监销人员要签字。

4〉档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或青岛市档案管理规定。

(十二)公司复印机使用制度：
1．复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题、份数，经主管领导或办公室主任以及核稿人批准签字后方可复印，超过30份的原则上应打字印刷。

2．不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。

3．复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

(十三)公司打字管理制度：
l负责打印以公司名义发出的文件和公司领导同意印发的资料会议纪要等文件材料。

2．凡需打印的文件必须经核稿，领导签发及编号后，方可予以打印。

3．打印文件材料要办理登记手续。首先填好文印单，然后送公司或职能处室至领导以及核稿人签字后。有核稿人送打字室打印。

4．凡送打字室打印的文件、表格等，字迹要清楚，语句要通顺。

5．文件打印完毕，收稿人当面清点原稿中的正文部分及打印好的文件并签字，方可取走打印件。

6．打字室为机要部门，打字员要严守机密，做到不泄密，不失密，和打印无关的人员不能进入打印室。

(十四)公司的报刊、邮件、函电收发制度：
1．公司的公私报刊、外来邮件、外发公启、函电均由公司办公室负责收发。

2．公司各部门因公需外发函、电，经办人应到办公室审批或登记后可自行到邮局发，也可由办公室统一办理。

3．外来邮件一律经办公室签收分发。

4．凡挂号、书籍、包单、汇款单、货运单等由办公室及时通知收件人并办理签收手续。

5．一般公启函电和职员私人信件，由办公室每天收后及时送到各个部门或本人。

6．不论公私邮件办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。

7．报刊订购每年由办公室统一办理一次，各部门可自行根据需要书面申请，总经理批准到办公室办理。个人订购可由办公室办理。

8．报刊的收发均由办公室负责并及时分发到各部门或个人。需集中装订阅览的要做好管理工作。严禁个人私自拿走。

(十五)值班制度：
1．公司因工作需要，实行部门经理级轮流值班制，值班时应保持不漏岗、不退岗、按时交接班。

2．及时准确地传达上级指示、通知、重要信息和电话，能决定处理的事件立即办，否则及时向有关领导汇报。

3．负责处理和接待来访者，并及时处理突发事件，如匪警、匪盗、火警、水灾等事件。

4．应坚持记录值班日志。记载的内容应准确无误，实事求是。值班人应签名。

(十六)卫生管理制度：
1．办公室对办公楼内的卫生工作负全责，经常不定期的对各卫生区域的卫生责任人进行督促、检查，确保办公楼内的卫生状况始终保持整洁。

2．各卫生区域的责任人应对自己所管辖卫生区域尽到职责，经常督促检查，及时处理好出现的问题。

3．办公室对办公楼内的会议室、接待室、图纸会审室、教室和公用楼道、厕所的卫生负责，确保天天清扫，保证上述场所的卫生清洁状态。

(十七)公司车辆管理制度：
为使公司车辆规范化管理，与社会车辆管理同步，充分发挥一切车辆的使用效率，降低使用成本，特制定本制度：
1．公司运输车辆均由公司主管部门统一管理。

2．公司机关车辆均由经理办公室统一管理与调配。除公司总裁专用车外，其余均为公司共同使用。

3．公司机关车辆到市区以外办事用车，应向车辆主管部门申请，总经理批准。

4．公司机关车辆任何领导及相关部门用车，必须遵守公司用车制度，凡因私用车应事前请示经理办公室。

5．公司所有车辆行车前须认真做好例行安全检查，在运行途中应特别注意安全行驶，遵守交通规则，认真学习新的交通法规，若违规罚款由驾驶员负担。

6．司机每日要做行车日记，记录出车情况，每月向车管部门报当月的行车情况，车管部门审核。

7．公司的车辆如发生交通事故，在30分钟内必须向公司分管部门报案，说明事故原因，不允许驾驶员或相关者随意处理，否则事故赔偿及善后处理由其本人负责，交通事故的处理结果都要有当事人签名。

8．对违反交通规则或因本人平时对车辆没有很好检查各安全部位，造成伤害时，其赔偿金额由当事人负担。

9．如发生交通事故当事人受伤时，应迅速送到附近医院进行治疗，应记录下对方车辆的驾驶证号和车牌。记录事故现场目击者的姓名、住址和联系电话，对模糊不清或把握不准的问题不能回答交通警察的询问，除完全认定是自己的过失外，不能把原因全部揽于自己。

10．年度审验均由公司车辆主管部门组织，各种车辆在接到年审通知后，一律按年审要求进行保养修理，达到一次上线合格。如三次达不到合格，罚车主负责部门500—1000元。

11．节假日需要用车的部门或个人，应呈请领导批准后方可调派。

12．对批准的非公用车人应负担使用里程的油料费用和过路费。

13．特殊情况如职员重病必须用车的经批准可以免费使用。

14．驾驶员不准把车交给无证和转借他人驾驶，发现类似情况一次者立即开除，发生交通事故的一切费用由本人承担。

15．油料消耗控制标准：桑塔纳轿车百公里10公升，五十铃大头百公里10公升，大面包百公里12公升，吉普百公里10公升，皇冠百公里12公升，……车百公里…公升。

16．修理及保养应根据车辆技术要求及规定保养里程进行定期保养，因不及时保养、经检查造成车辆各部位提前受损，比同类车辆提前搞三保的费用自己负担50％，需要修理的车辆提前以文字形式说明要修理的部位，填报修理审批表，报分管部门审批，到指定定点修理厂进行修理，费用由公司核实无误后统一结算，修理期伺更换的零部件应带回公司认定。

17．车辆报修应根据报修申请填报表的项目修理，经分管部门认定后方可进厂修理，填报表没出现的修理项目自行修理的由本人负担。

18．建立各种车辆的技术和维修档案，以便查询。

19．奖励办法：修理费今后不做考核，但超出范围的修理费由个人负担，油按节余额的70％奖励个人，亏油按每公升市场价罚。如发现有弄虚作假现象一次，报经理批准开除。

20．购买新车装璜一次性完成(坐套各一套，铺底)其它费自负。

21．年内出现一次交通事故，修理费超出同类车辆300元以上，亏油及对车辆保养不良的驾驶员不能晋升，情节严重的调离本工作岗位。

22．驾驶员应有敬业精神，讲究职业道德，端正驾驶作风，与用车部门搞好协作，未经领导批准不准用公车办私事，工作积极主动，服从领导，同事之间搞好团结互助，有事提前请假，不准无故缺勤。

23．爱护车辆，保持车辆内外清洁，出车前要坚持三检四制，即做到机油、汽油、车油、冷却水、轮胎气压、制动转回、喇叭、灯光安全准确可靠，保证汽车处于良好状态，确保交通安全。

24．以上制度各部门以及总公司直属单位均应执行。

（十八）职员基本纪律：
1．守时：
1〉按时上下班，不迟到，不早退；

2〉提前10分钟进入工作状态；

3〉按时参加业务例会。

2．仪表：
1〉按规定着装，工作时间男职员穿中、深色西装，深色皮鞋、浅色衬衣，佩戴领带；
女职员穿职业装；
不得穿牛仔裤、旅游鞋；

2〉男职员头发不过耳部、不留胡须；
女职员不得留奇异发式，不得浓妆艳抹；

3〉工作时间讲普通话；

4〉员工之间应互相称职务；

5〉工作时间佩戴工作卡。

3．礼貌：
1〉礼貌待人，员工之间早晨上班相互问侯，下班时互道再见；

2〉客人来访，接待人员应起立面带微笑，向客人问好；

3〉来访客人要离开时，必须送到门口；

4〉在公司内不许与客人争道而行；

5〉接听电话首先讲“你好，XX。”传话声音要轻且清晰；

6〉尊重领导，尊重同事。

4．整洁：
1〉外出或下班、工作完毕，办公桌面保持整洁，只允许放茶杯及文具；

2〉办公桌椅不许挂放任何衣物；

3〉公司各种设施未经许可不得张贴图片等；

4〉保持办公区域清洁，不得随地吐痰、乱扔杂物；

5〉离开办公室请将椅子推至桌底；

6〉不准向窗外乱扔杂物等。

5．保密：
1〉公司下发各种文件均须保密，要妥善保存，不得遗失外借；

2〉不在公共场所谈论集团业务，不做有损集团形象的事宜；

3〉进入他人办公室，未经主管人员许可，任何人不得随意翻阅他人的文件；

4〉倡导提合理化建议，但不允许背后议论集团或公司事务。不谈论个人收入。

6．秩序：
1〉办公区域不许嬉戏打闹，不许大声喧哗，不许闲聊、打牌、下棋；

2〉公司内禁止吸烟；

3〉工作时间禁止阅读娱乐性的书籍或无关报刊；

4〉工作时间不准打私人电话，确有急事要简短；

5〉工作时间不许串岗，办事不许拖拉或无故逗留，办事完毕即离开；

6〉工作时间不准私人会客，工作时间不得进餐。

7．节俭 1〉爱护公司设施，造成损坏、丢失，照价赔偿；

2〉节约水电及一切办公用品。