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国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案(试卷号:2180)
2020-09-03 20:14:48 ℃国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案(试卷号:2180) 盗传必究 简答题 1.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分) (1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告;
(2分) (2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示;
(2分) (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分) 2.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;
(1分) (2)会议记录人的姓名、盖章;
(1分) (3)时间(开始时间、结束时间);
(1分) (4)会议地点;
(1分) (5)议题;
(1分) (6)主持人、主席;
(1分) (7)出席者名单;
(1分) (8)会议的经过情形及结论;
(1分) (9)相关的资料I(1分) (10)下次会议预定日期。(1分) 3.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? 答:(1)单位印章、套印章;
(2分) (2)钢印、领导人签名章、其他印章;
(2分) (3)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颁发;
(2分) (4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;
(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;
(2分) (6)JJH盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;
(1分) (7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;
(1分) (8)JJn盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;
(1分) (9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)2.(题略) 4.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种? 答:(1)命令(令);
(1分) (2)决定;
(1分) ·(3)公告;
通告;
(2分) (4)通知;
通报;
(2分) (5)议案;
(2分)(6)报告;
(1分)(7)请示;
(1分)(8)批复;
意见;
(2分) (9)函;
(1分) (10)会议纪要。(2分) 5.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(3分) 可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。(3分) 有两种形式:
(1)议决性会议纪要。(2分) (2)周知性会议纪要。(2分) 6.简要说明文秘人员随上司旅行结束后,要做好哪些工作。
答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。(每个要 7.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。
答:办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。
一是为上司服务;
(2分) 二是为组织服务;
(2分) 三是为公众服务。(2分) 一般阐述(4分) 8.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 有电子提示系统和人工提示系统(2分) 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分) 人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分) 使用提示性备忘录(1分) 准备约会表(1分) 准备特殊提示卡(1分) 准备交往提示文件(1分) 9.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?要点:
答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(3分) 可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。(3分) 有两种形式:
(1)议决性会议纪要。(2分) (2)周知性会议纪要。(2分) 10.请简单说明提高会议效率的一些基本做法? 答:遵循法律法规(1分) 合理确定会议目标(1分) 确定必要的与会者(1分) 减少会议数量(1分) 缩小会议规模(1分) 简化会议程序(1分) 缩短会议时间(2分) 控制会议经费(1分) 分析会议成本(1分) 11.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
答:文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
(1)充分了解即将开始的工作内容;
(3分) (2)思考以什么方法进行效率会最佳;
(3分) (3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。(3分) 12.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 有电子提示系统和人工提示系统(2分) 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分) 人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分) 使用提示性备忘录(1分) 准备约会表(1分) 准备特殊提示卡(1分) 准备交往提示文件(1分)
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