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　关于对******田公司建设项目资料

　整理方面有关问题解答

　近期，公司档案馆对公司工程建设项目资料整理进行指导过程中，发现一些工程建设项目资料整理存在不规范的现象。结合**华成监理公司对资料审查整理中发现的问题，公司档案馆组织有关人员进行了讨论，并形成一致意见，现将有关问题解答如下：

　一、案卷外封面方面

　1、案卷题名要精练、准确地揭示案卷内容，必须控制在 60个字内（含标点）。“工程名称”均按一行排列在首行，其余内容的排列应力求美观，不能断词、断句提行，除并列内容采用顿号外，不应有其他标点符号，题名末尾不能用“等”字结束，打印字迹要清晰。

　2、立卷单位填写应为单位名称的全称。

　3、起止日期只需填写年、月，如：2019年03月-2019年12月。

　4、外封面案卷题名相同时，应采用（共 X 册第 X 册），加以区分。

　案卷内封面方面

　1、如项目建设承包单位要在内封面加盖“项目部”的印章时，必须要有项目机构成立、印章启用的文件，并将“成立”、“印章启用”的文件归入该项目承包单位的管理性（技术交工文件）案卷中，否则必须加盖单位行政章。

　2、使用硬卷夹形式进行装订的案卷，其案卷题名相同时，内封面应采用（共 X 册第 X册），加以区分。

　3、使用软封面形式进行装订的案卷，打印内封面时，第一行工程名称下面的横线应取消，只保留单项、单位工程下面的横线。

　4、除正本案卷内封面必须加盖鲜章和签署外，副本内封面均可用复印件。

　5、内封面中负责人、编制人、审核人栏目须签名，不得代签或用个人印章替代。

　6、使用硬卷夹形式进行装订的案卷，内封面起止日期只需填写年、月，如：2019年03月-2019年12月。

　三、卷内目录方面

　1、录入卷内目录文件材料题名时第一份文件材料如没有该项目工程名称时须加入“项目工程名称”。

　2、卷内目录中“文件材料题名”栏目的填写。应按原文件材料题名填写，没有题名或题名不能说明文件材料内容的，应另拟写题名并在题名外加方括号[]。录入卷内目录文件材料题名时，首行排列应空两格，字体用宋体，字号采用接近宋体小四号字样大小进行录入。

　3、卷内目录中“文件编号”栏的填写。除填写文件的文号，还可填写图号、设备代号、项目代号等。

　4、卷内目录中的“责任者”栏目的填写。凡公文、合同、协议、xx报（验）审表等，有两个或多个以上单位加盖公章的，应填写两个主要单位的规范简称。

　5、卷内目录“日期”的录入。年排上面，月日排下面，如：，年“2019”排上面，月和日“

　6、排列在最末的文件材料起止页标识可采用“-”并排两行，如：“12-230” 起页“12- ”排上行，止页“230

　四、其它有关方面

　1、使用软封面形式进行装订的案卷，外封面案卷题名为“工程名称+（卷内）内容+文件名称”，内封面仍按照2019年6月12日建设项目档案案卷整理要求会议纪要执行。

　2、自成一册的可研报告、初步设计、安评、环评、招标文件、投标文件、施工图、概预决算书等，原则上保持原有的形态，对不符合归档要求的（如补盖印章、签字、编页码、目录、内封面、备考表等）要进行补充完善。永久保存的案卷装订时应拆除金属物。

　3、如初步设计、施工图无内、外封面的，初步设计需补内、外封面，施工图可只补外封面。

　4、成册技术资料及图册其厚度不超过6公分的可不拆卷。成册的A3幅面的文件材料在装盒时其对折后的厚度不得超过6公分，否则须拆卷。

　5、自成一册且只表述一个问题资料中，若有空页、漏编页码、无目录的需在备考表中注明。如果表述有两个或两个以上问题的需要重新整理。

　6、建设项目竣工验收文件，包括竣工验收报告书、项目管理工作总结、引进工作总结、器材设备采购总结、生产准备及试运考核总结、勘察设计总结、施工总结、无损检测总结和监理工作总结等文件，均应等待竣工验收审查后，再统一由建设单位进行出版或成册装订。

　******田公司档案馆

　 二O一O年三月二十九日