材料设备部职责

　1、材料设备部负责公司工程材料、工具、苗木等采购工作，根据各项目部及苗圃的需求制定相应的采购计划。

　 2、材料设备部严格遵循采购程序，有效的进行采购，采购程序包括：采购申请的审核，材料的询价、比价、议价以及定价，合同审查，合同签订，跟踪货物，验收材料，接收入库单，建立档案等。

　 3、不断开辟新的材料供应渠道，寻找物美价廉的物资，提高供货商的服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，提高工作效率。缩短采购周期，提高经济效益。

　 4、材料采购合同的起草和审核，包括苗木、工程材料、机械、工具等采购合同。

　 5、参与材料和苗木的验收工作，为各项目部及苗圃所进材料、苗木的申请单、合同、及入库单建立档案，确保帐物相符，定期向领导汇报本部门的月、季、年度的统计工作。

　 6、完成领导交付的其它工作，协助配合其它部门完成各项工作。

　材料设备部管理制度

　在公司总经理的带领下，材料设备部本着统一管理、过程简化、程序可循，防范风险、降低成本的原则。对公司的采购、租赁严格制定采购、租赁管理制度及流程。材料设备部负责公司全部采购计划，确保各项采购任务顺利完成。其中包括工程材料采购、苗木采购、工具采购、机械租赁等工作。

　 一、①材料采购流程：

　 1、根据公司实际情况，结算部门按照招标文件及图纸提供所需材料、苗木的名称、规格、质量等级、计量单位、数量等，施工部门按照结算部门提供材料提出所需材料、苗木申请表。

　 2、材料设备部对施工部门申报的采购申请进行审核后，对各部所需的苗木、材料进行询价或邀请招标并发布招标公告。

　 3、材料设备部联系多个供应商进行询价或者根据招标文件至少邀请三家以上苗木商提供苗木清单，对供应商所提供清单资料的价格、质量等各方面比较，作出数据分析对产品价格进行谈判，会同施工部门确定合适供应商。

　 4、如有突发施工任务经总经理同意，施工项目会同材料设备部直接采购，工程完成后补齐采购手续。

　 5、如其他人员发现低于市场价格的材料或苗源(拆迁、苗圃处理等)情况,可报知材料设备部,一同现场考察决定。

　 6、办公等内耗用品由办公室派专人统一采购。

　材料采购流程图：

　各项目部提交所需材料采购申请表

　材料设备部审核

　分管领导审核

　考察询价、公开招标

　公示询价、招标数据

　签订采购合同

　材料设备部采购

　项目部、材料设备部联合验收

　材料验收不合格退回

　材料验收合格填写入库单

　供货商提供发票

　入库单三方签字、留存

　总经理签字

　材料设备部汇总、整理

　材料设备部、财务部分别存档

　拨款

　②机械租赁

　1、为公司各部门使用机械的方便，材料设备部根据公司现状到市场考察相关机械租赁方，洽谈确定相对固定的租赁方并签订租赁合同，将租赁方联系方式公告于各单位。

　 2、各项目部需要租赁水车、吊车、挖掘机等机械时，必须提前一天提交申请单（如有其它情况不能及时提交时，可以电话或短信形式申请，完工后补交申请表）,经分管领导同意签字后交材料设备部审核。审核通过后由材料设备部统一分配及管理，使用完工后由项目部经办人签字并出具收据(机械的使用地点及时间)，收据三天内送交材料设备部存档。

　 3、各项目部所租赁机械当月25日前必须汇总出具签证(附带使用明细)，经材料设备部审核签字后附带正规发票送交财务部。25日后发生的机械租赁业务放到下个月汇总。该签证一式三份，项目部、材料设备部、财务部各留存一份。

　 二、合同管理

　确定材料、苗木供应商后，材料设备部与供应商签订采购合同，按合同要求逐项认真填写材料名称、规格、质量等级、计量单位、数量、单价、总价、付款方式、到货地点等主要条款。合同一式三份，项目部一份，材料设备部存档一份，供货商保留一份。

　 三、验收

　1、直接运达施工现场的材料，由各项目部材料员会同材料设备部人员，按采购合同的要求进行验收，核对材料、苗木的数量、规格、质量等级是否与合同的要求一致，对核查无误的材料、苗木进行验收，并填写入库单，入库单必须注明供货单位、施工场地、材料名称、规格、质量等级、数量、单价、总价及是否产生运费。由经办人、供货商、分管领导分别签字确认，填写好的入库单，项目部留存存根联，供货商留存收据联，付款时连同与收据相对应的正规发票送交材料设备部，记账联由各项目部每周六汇总送至材料设备部。

　 如材料验收出现质量或数量等偏差，项目部及时通知材料设备部和供货商现场复核，偏差较大的情况，予以退货。

　 2、进入苗圃或仓库的苗木、材料由材料设备部人员及苗圃管理人员或办公室人员进行验收，验收合格后，由苗圃管理人员或办公室人员填写入库单，入库单确切注明供货单位、材料名称、规格、质量等级、数量、单价、总价及是否产生运费。分别由经办人、供货商、分管领导签字确认后，三方分别留存。

　 四：建档

　1、所有材料、苗木及时验收并填写入库单后，材料设备部及时登帐记录，为不同的项目部和供货商分别建立档案，务必做到帐物相符。

　 2、日常购入苗木、材料，一定做到日清月结，坚持月底按时报表，材料设备部随时通知各项目部材料员对账，及时发现问题，找出原因，及时更正，确保帐物相符，帐帐相符。

　 五：联动责任

　    1、负责与财务协调做好合同管理、出入库工作、发票清理和结款工作。

　 2、及时与养护、施工项目部联系，了解各个项目部施工进展情况，随时制定采购计划。

　 3、做好各部门及本部门内的工作协调。

　 材料采购申请单

　项目部名称：                               编号：

　 序号

　名称

　规格

　价格

　数量

　供货商及电话

　分管经理签字：

　 申请人签字：

　机械租赁申请单

　机械名称：

　 承租方：

　 联系电话

　租赁是由：

　 租用时间

　工作地点

　分管领导签字

　项目经理签字

　机械租赁申请单

　机械名称：

　 承租方：

　 联系电话

　租赁是由：

　 租用时间

　工作地点

　分管领导签字

　项目经理签字