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企业档案馆管理创新工作

2022-09-06 16:15:05

岳蕾

企业档案反映了企业生产经营管理、组织管理、财务管理、行政管理、生产技术管理、固定资产管理等重要内容,在企业经营发展中有着举足轻重的地位。企业档案馆管理主要是指企业档案馆在履行相关法律法规赋予自身的职责时,采用合法的、合规的、经济的、行政的方式方法,以加强企业的档案管理工作。企业档案馆管理工作的开展效果影响着企业档案馆工作的优劣以及档案作用发挥的强弱。新时期,推进企业档案馆管理的有效创新,以积极的态度迎接企业档案馆面临的挑战,对于切实发挥企业档案馆的各项作用具有十分积极的意义。

企业档案馆管理工作相关概述

企业档案的内涵

对于企业而言,企业档案有着十分重要的意义和作用,其不仅全面记录了企业的日常经营活动,还存储了大量对企业有益的信息资源。企业档案涉及的内容覆盖面十分广泛,主要包括企业经营计划方案、经营发展中的相关数据、员工薪酬发放、员工教育培训以及党政工团工作等。

企业档案馆的作用

企业档案馆在企业经营发展中扮演着至关重要的角色,不仅收录了企业各阶段的信息,还包括各式各样的评价信息。所以,企业档案馆的存在为企业一系列工作的顺利进行打下了良好基础,可以为企业开展各项业务活动提供有力依据。企业档案馆存储的档案具有真实性、原始性特征,对企业科研生产成果有着重要的参考价值,可以对企业发展起到有效的承上启下作用。总体而言,企业档案馆可以为企业发展奠定坚实基础,为企业提供有效准确的信息资源,进一步推动企业有序健康发展。

新时期企业档案馆的重新定位

基于企业档案馆自身角度的定位

企业档案馆伴随企业的不断发展,积累形成了大量信息资源,在发展实践中,这些信息资源可以为社会提供一系列与组织知识、管理知识等有关的经验办法。另外,企业档案馆可以提供的信息资源更偏向于知识性、史料性内容。同时,企业档案馆还可以为查询者提供企业档案利用的查找解决方案,并在发展实践中衍生出各式各样的知识性系统工具。如今,企业档案馆不仅可以提供相关的照片档案、文件资料等,还可以提供一些主题知识的编研产品。值得一提的是,这些编研产品不仅可以满足使用者的实际需求,还可以有效发挥企业档案馆自身特有的优势。

基于企业档案馆信息技术角度的定位

长期以来,一些企业档案馆一直局限于借助办公软件对信息资源进行简单处理,这样虽然很好地保证了档案的使用效率,但也表现出自動化水平不足的问题。随着信息技术、网络技术的不断发展,以及企业知识密集化程度的逐步提升,前沿技术不断推陈出新,如线上检索、网上传阅等信息化工具为企业档案馆优化用户的使用服务方式,以及构建电子化的新型服务模式提供了有力支持。除此之外,信息资源开发不断向数字化方向发展,对信息服务机构提出了更为严格的要求,需要信息服务机构高效自动地采集有各式各样需求的信息资源。所以,企业档案馆应有效把握这一发展机遇,发挥自身优势,推进相应的业务拓展。

基于企业档案馆使用者角度的定位

近年来,随着网络信息技术的迅猛发展,人们可以通过多种不同途径实现对自身需求信息资源的高效获取。新时期,依托网络平台,信息资源的获取变得越来越便捷,如此一来,使用者对信息资源的需求就发生了极大转变。人们普遍面临着如何提高自身对信息资源的获取能力,如何对信息资源的相关性进行有效辨识,以及如何衡量信息资源的价值等问题。鉴于此,企业档案馆应立足于使用者角度,将企业内部生产的信息数据整合成系统化知识,进而为使用者提供更有价值的信息服务,由此提升企业档案馆的地位。

现阶段企业档案馆管理创新中面临的主要问题

缺乏对企业档案馆管理创新的有效重视

长期以来,档案管理工作为企业创造的效益没有得到直观显现,使得一些企业对企业档案馆管理创新工作始终缺乏有效重视,由此产生企业档案馆管理资金投入有限、设备陈旧老化、工作人员思想意识薄弱等问题。近年来,虽然越来越多的企业加强了对企业档案馆的创新管理工作,但依旧没有让企业档案馆的价值作用得到充分发挥。造成这一局面的一个重要原因在于,档案管理人员的综合素质参差不齐。比如,一些企业档案馆的档案分类混乱,很大程度上阻碍了档案信息的有效利用,影响了档案信息的获取效率,进而使企业档案馆管理在企业发展中的作用难以得到有效发挥。还有一些档案管理人员对档案管理创新相关知识缺乏有效认识,也难以认识到企业档案馆管理创新的重要性,进而对企业档案馆管理造成了不利影响。

企业档案馆管理中存在大量不安全因素

首先,实体档案采集、整编问题。企业档案馆实体档案在采集、整编以及入库保管过程中,存在采集内容不准确、不完整,归档案卷内容载体与形式不统一,交接手续清点核对与实体不匹配等问题,这些问题可能会给实体档案带来或多或少的损坏,使其安全性受到相应影响。其次,电子档案的网络安全隐患。电子档案以数码形式存储,通过计算机系统进行读取、处理、传输,因此一方面为档案利用带来极大便利,另一方面也面临着不法人员、病毒攻击的隐患。倘若电子档案没有做好加密处理工作,就极可能因黑客入侵造成信息泄露,甚至让整个计算机系统陷入瘫痪,使得档案信息永久性丢失,造成难以估量的损失。

企业档案馆采集、整合、存储流程现代化水平不高

现阶段,企业档案馆管理中还存在采集、整理及归档不合理的问题,给企业档案馆的管理工作造成了不小的阻碍。比如,一些人事、文书相关资料未能第一时间录入系统,使得纸质档案与电子档案无法同步,在相关档案资料上难以有效匹配,给企业档案馆相互间的信息传输造成了不利影响,使得工作效率大打折扣。又如,不论企业经营发展,还是企业档案馆管理,始终都处在不断发展转变的状态下,而由于一些电子档案未能及时更新,使得档案信息前后无法统一。现行相关规范制度尽管对企业档案馆的采集、整理提出了总体要求,但在管理实践中还缺乏可行的流程方法,再加上企业档案采集不及时,分散存放于不同人员手中,使得不少档案无形中丢失,在搜寻企业档案时无据可循,影响了档案的真实性。

企业档案馆管理创新策略

提高对企业档案馆管理创新的重视

企业档案馆管理作为一项基础性工作,涉及企业管理的各方面内容,在企业发展中有着至关重要的地位。随着信息化时代的不断发展,档案的价值作用已不再局限于交流沟通、上传下达,新时代赋予了企业档案全新的内涵、意义。鉴于此,企业应提升全体工作人员对企业档案馆管理创新的重视。一方面,企业档案馆应从提高领导干部的认知水平着手,让领导干部切实认识到推进企业档案馆管理创新的重要性,进而有效赢得领导干部对该工作的支持。另一方面,企业档案馆应对各项管理工作进行有效细分,为各项具体工作设立专门的管理岗位,将企业档案馆管理创新化被动为主动,进而全面提升工作人员对企业档案馆管理创新重要性的认识。另外,企业档案馆还应大力开展各式各样的宣传活动,推广与企业档案馆管理创新相关的知识,提高企业档案馆在企业发展中的整体地位。

建立健全企业档案馆安全管理体系

首先,建立健全档案实体安全管理体系。一方面,加大档案实体安全管理力度。档案实体安全是保障企业档案完整性、保密性的重要基础,因此,在档案实体安全管理中,不仅要建立健全实体档案归档制度,对各种漏洞进行全面梳理,保证档案安全,还应对各种载体的档案进行分类存放,保证档案元件安全,以复制件代替原件提供使用。另一方面,要加大档案馆安全管理力度。新时期,應推进企业档案馆的智能化、自动化发展,实现由过去的工作人员进入档案馆进行安全巡查到借助机器系统对档案馆进行实时远程监控的转变,以保证企业档案馆的安全。另外,企业档案馆功能分区设置要做到合理规范,切实将办公室、阅览室、库房分开。其次,要建立健全档案信息安全管理体系。一方面,加大电子档案信息存储保管的安全管理力度。电子档案是通过计算机系统运行来完成的,因此,对电子档案运行环境的安全管理,其实是对计算机系统的安全管理。鉴于此,不仅要有效明确归档范围,遵循应归尽归的归档原则,还应保证技术应用全面统一,尽可能应用适应范围广、兼容性强的技术。同时,还应时刻关注计算机技术的发展形势,开展好对电子文件信息系统及媒体的安全检测工作,适时对电子档案管理软件进行更新维护,定期、不定期对电子档案格式予以转换,并结合实际情况建立电子档案备份及异地存储机制。另一方面,要加大对档案信息利用的安全管理力度。对于电子档案利用的安全管理,不仅要增强安全意识,建立健全档案安全管理制度,让档案使用者自觉配合档案馆开展好档案安全管理工作,与档案工作人员共同营造档案安全秩序;
还要建立并完善档案及人员出入库登记制度,对于一些涉密档案,应进行专库专柜存放、专人管理,不论是档案提供者,还是档案使用者,均应严格遵守相关法律法规。

推进企业档案馆管理数字化转型

推进企业档案馆管理数字化转型。首先,应依托提升管理能力,加强企业档案馆对企业数据、电子档案等的管理,为企业数字化转型发展提供有力支持。同时,要进一步推进传统载体档案数字化工作,在企业实现各类传统载体档案的数字化。其次,推进企业档案馆数字化管理制度建设。为有序推进企业档案馆管理数字化转型,应建立科学完备的档案数字化管理制度,并通过明确工作人员数字化工作职责,有效保障数字化管理制度得到严格落实。再次,推进数字化系统建设。新时期,企业档案馆数字化管理滞后于企业现代化管理。在此情形下,为推进企业档案馆管理数字化转型,应通过加强数字化系统建设,切实实现企业档案馆数字化管理创新。具体而言:一方面,企业应加强对与自身实际情况相符的档案数字化系统的开发建设,依托先进的科学技术,在企业一系列业务系统中融入档案数字化系统,以实现对档案采集工作的前端管控,做到对档案资料的全面及时采集,同时利用大数据、云计算等技术,对档案资料进行分析处理。另一方面,推进数据分析创新。有效借助动态管理、横纵分析方法,在沿时间线纵向对比档案数据期间,及时对相关数据信息进行处理,剔除没有价值的信息,提升档案的真实性、准确性。

在企业档案馆管理中构建多元合作机制

多元合作机制指的是在开放、协同、互动理念的指导下,在企业档案管理的一系列工作中,在发挥企业档案馆及档案工作人员职能的基础上,有效发挥其他相关社会组织、团体、个人的作用,提升档案管理的整体质量、效率。多元合作机制作为一项复杂的体系,从合作主体角度出发,社会大众、社会团体等均可作为企业档案馆管理的合作对象。企业档案馆管理创新要实现与各方的合作,其中至关重要的一环就是要提高人们对档案及档案管理工作的认知水平。基于此,人们才有可能自主参与档案管理活动,并做出相应的实际行动。为此,一方面应加强引导,提高人们的“文档自觉”。新时期,社会大众在企业档案管理中扮演着越来越重要的角色,在这过程中,“文档自觉”是一项重要基础,其主要是指社会大众、组织成员对档案资料形成的正确认识,认识到为何形成、如何形成,并在明确其来历的基础上,了解其具备的价值,从而进一步去选择它、利用它,并自觉投入其中为其作出相应贡献。加强引导,提高人们的“文化自觉”,以切实调动起人们参与企业档案管理的主观能动性。另一方面,对于对企业档案管理有较高认知水平的群体,应加强与他们的交流合作,秉承满足使用者需求、深化为使用者服务的原则,充分发挥公众特有优势,以推进企业档案馆管理创新开展。比如,对于对相关领域有深度研究的专家学者或爱好者,可以在其使用档案进行研究学习时为其档案设置关键词,对档案进行解读,促进企业研究成果的推广应用,提升企业档案馆管理工作的质量和效率。

总而言之,企业档案馆管理创新不仅可以为企业制定决策提供有力依据,还能为企业工作考评提供重要参考,在企业管理现代化发展中发挥着十分重要的推动作用。鉴于此,应有效认识企业档案馆管理创新的重要性,构建健全企业档案馆安全管理体系,推进企业档案馆管理数字化转型;
在企业档案馆管理中构建多元合作机制,以进一步推动企业档案馆管理有序开展。

参考文献

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