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本公司物资管理办法

2020-06-30 19:40:29

 XX公司物资管理办法

  为理顺市场经济条件下公司物流管理体制,实行阳光采购,降低采购成本,提高经济效益。遵循“服务与监督”的工作指导方针,本着抓大放小的原则,根据董事会研究的意见和“三个体系”要求,制定本司物资管理办法 。

  一、组织架构及工作职责

 (一)组织架构

 1.公司成立物流领导小组:

  组  长:XXXXX

 副组长:XXXX

 成  员:XXXXXXXXXXX。

  2.对各分公司及控股子公司负责物流管理的职能部门本着责权明确的原则进行统一设立,统一规范工作范围。各分公司及控股子公司成立物流工作组:

  组  长:XXXX

 副组长:XXXXXX

 成  员:XXXXXXX

 (二)工作职责

 1.物流部:负责汇总各分公司月份统购物资、设备、备品备件的采购计划,按计划对各分公司及控股子公司库房进行平衡调节,对统购物资、设备、备品备件等按规定进行考察比价、招标等采购活动,负责公司物资管理网络体系的运作并提出改进建议;对埠外控股子公司物资采购及管理进行业务指导、服务及监督协调。

  2.生产技术部:负责设备计划的定型审核,协助物流部对设备进行招投标。

 3.安环部:负责与安全、环保有关的物资、设备等计划的审核。

  4.法律事务部:负责采购合同的审查把关,监督招投标工作。

  5.审计部:对采购活动进行审计监督。

  6.财务部:按合同约定,依据财务管理制度和采购合同支付货款和保证金管理。

  7.总裁办公室:负责公司总部低值易耗品的计划编制。

  8.各分公司及控股子公司供销科:负责本单位自购物资、设备及备品备件质量、价格的考察和招投标工作。

  9.各分公司及控股子公司仓库:负责本单位物资、设备及备品备件等的仓储管理和信息化基础数据管理工作,负责本单位所需自购和由物流部统购物资、设备、备品备件计划的编制上报工作,负责物资验收入库和使用的跟踪管理工作,负责废旧物资、设备及备品备件的管理工作。

  10.各分公司及控股子公司机动科:负责提出本单位采购设备选型方案和验收入库工作,同时参与公司组织的招、投标工作。

 二、工作程序

 (一) 统购的物资、设备、备品备件

  首先由各分、子公司将计划报物流部审批;审批结束后对重大设备由物流部牵头组织市场调研或考察,再根据考察情况选出供应商经分管领导批准后进行公开招投标;对重大设备招标应成立临时评委小组共同评标,临时评委成员由物流部根据情况从内部专家库中抽选;对重大进口设备要通过招标中介公司组织国际招标采购。对一般物资的采购,由物流部根据考察和日常掌握的情况进行公开招标(根据信息化进程推行网上招标),每次招投标供应商不少于五家。对特殊的物资(设备、备品备件)可通过建立战略合作关系供应商(一年以上)、定向谈判等办法进行采购;招标会议由物流部、各分公司及控股子公司、法律事务部、生产技术部、审计部、财务部等单位参加。

  (二)属于各分公司及控股子公司自购物资、设备、备品备件等,首先由各分公司及控股子公司将计划报到物流部审批,审批结束后,由各分公司及控股子公司筛选不少于三家以上的供应商进行质量、价格等综合情况考察和招标采购,物流部、法律事务部等相关部室原则上要不定期参与各分公司及控股子公司的招投标,听取招投标情况。招投标结束后,各分公司及控股子公司将招投标情况留档备查。物流部要设专人管理、分析各分公司及控股子公司招投标情况,每月对各分公司及控股子公司招投标的物资、设备、备品备件进行不少于二十个品种的质量、价格的通报。若发现质次价高的物品,要对各分公司及控股子公司分管副矿长进行相应处罚。

  (三)各分公司及控股子公司基建、技改项目所需用的各种物资、材料、设备等要填写专用表格(附后),流程批复后再由物流部对所需的物品进行招标采购。

  三、统购物资、设备、备品备件采购管理

 (一)统购物资、设备、备品备件范围

 公司统购物资、设备、备品备件的划定以大宗、通用性、高价值为原则,分阶段进行补充、修改、完善。统购物资、设备及备品备件明细如下:

  1.建材类:木材、硅酸盐水泥、钢材。

  2.标准件类:轴承;

 3.化工类:燃料(煤、汽油、柴油)、润滑油(不含普通钙、锂基黄油)、药剂(实验室、化验室用药剂除外);

 4.电缆电线;

 5.劳保用品类:矿山单、棉工作服、水鞋、雨衣、安全背夹、安全帽;化工类劳保用品;保卫专用服装。

  6.备品备件:标准通用型号单价2000元以上(含);

 7.钢球、衬板、钢丝绳、道岔、道夹板、工程轮胎

 8.设备:列入固定资产的。

 (二)采购计划的编报

 1.各分公司及控股子公司于每月30日前编制本单位月份物资需求计划报公司物流部审批,并按统购、非统购、备品备件类别分三张表传送(传送方式:公司物流信息网络)。

 各分公司及控股子公司要严格执行公司对物资、设备、备品备件制定的编码规则,以达到统一名称、规格型号、计量单位,统一建账、申报计划。

  计划审批完毕后,物流部要将审批意见及时回复各分公司及控股子公司。

  2.需求计划应控制在库存限额内,月内计划利用率要达到85%以上(特定储备除外)。

  3.统购物资、备品备件的追补计划每月不得超过两次(基建、技改所需物资及进口设备的备品备件除外),经各分公司及控股子公司负责人批准后,报物流部经流程审批后,纳入计划管理,追补计划超出二次,对责任单位进行通报批评。

  4.各分公司及控股子公司应指定具体人员负责物资、设备及备品备件计划的上报,如不及时上报或出现差错,每出现一次或一项差错扣分管矿长50元。物流部自接到计划三天内分类汇总签批,每出现一次不及时或差错,扣物流部经理50元。

  5.各分公司及控股子公司购置非生产性物品,需先与公司领导沟通,得到肯定后,再打申请报告方可办理。

  (三)招投标采购管理

 1.物流部及各分公司及控股子公司应按本办法进行招投标采购。

  2.对统购物资的招投标由物流部负责组织。物流部应从考察合格的供应商和供应商名录中选择供应商参与招标,通常情况下应邀请不少于五家供应商参加招标。

  3.对非统购物资、设备、备品备件的招投标,由各分公司及控股子公司自行组织招投标工作。

  4.凡招标物资、设备和备品备件能与定点的大生产厂家订货的,通过对质量、价格等综合论证后,原则上从厂家直供。对定点厂家每半年进行一次审查,每半年进行一次核定,发现问题及时整改。

  5、投标保证金管理:

  (1)月份物资招标,根据分包一次性定为:

  包1钢材、包2钢球、包4燃料为10000元;

 包6线缆、包7药剂为5000元;

 包3木材、包5润滑油、包8轴承、包9劳保为3000元;

 (2) 设备及备件根据招标物的价值定为1万元-5万元。

  (3)废旧物资处理招标,根据招标物的价值定为2000-10000元;

 (4)物流部建立《投标保证金收缴明细表》,以备核查;中

 标者自动转为履约保证金,并通知各分子公司签订合同时不再收取;若合同履约过程中出现问题,需扣减履约保证金,各分子公司应及时通知物流部,以便及时补齐投标保证金,否则按照规定处理有关责任人。

  (四)采购合同管理

 1.通过招标后,由各分公司及控股子公司与中标供应商按中标价格及数量签订供应合同。合同签批程序按《公司合同管理办法》执行。

  2.因合同纠纷或管理不善造成经济损失,按损失额的10%对有关责任人进行处罚,情节严重者给予行政处分。

  (五)采购付款

 1.供应商履约供货,各分公司及控股子公司验收人员及保管对照物流部开具的《中标通知单》对供货的品种、规格、质量、数量、价格进行核实,验收入库。供应商凭《验收通知单》开具发票,控股子公司按公司财务有关规定进行付款。各分公司按公司财务规定和合同约定做出付款计划,其中一般物资发票入帐后一个月内付款,需货到验收合格后付款的要有物流部及分管领导的签署意见。物流部对发票要进行复审,并在挂账签批表上签字,经财务总监审核、总裁签批后付款。

  2.各供应部门必须严格遵守公司关于预付货款的有关规定,要求预付款的须经分管领导批准,货款预付后应抓紧督促供方按合同及时发货,其剩余款项应及时回收。付款后不能按时发货,造成超期占用一个月以上或余款尾数三个月内不能及时清理的,要按有关规定追究经办人的经济责任。

  (六)供货商名录的制定、更新及评估

 1.供货商在进入供货商名录前应填写《供货商预审表》(见附表:zjwl-01),物流部、法律事务部负责检查供货商所提供的依法经营和相关资质材料,由物流部、法律事务部经理签字,交分管物流的副总裁批准,可列入供应商名录。各分子公司及控股子公司执行此流程。供货商应具有良好的信誉、稳定的质量、优惠的价格、优质的售后服务。

  2.供货商评价

 物流部根据价格台账、供货商资料和市场行情资料、使用单位的反应,每半年对供应商信誉、产品质量、产品价格、合作状况等进行全面评价,对有问题的供货商要及时更换,形成《合格供应商名录》。

  各分公司及控股子公司每季度要填报《供货商评估表》(见附表:zjwl-02),交物流部进一步评价。

  四、物资、设备验收、保管和发放

 (一)物资验收

 1.物资到达各分公司及控股子公司仓库后由保管员通知验收小组在规定期限内验收,验收时必须严格执行物资验收标准,做到严把“三关”和实行“四不验收”,即:数量关,质量关,单据关;质量不合格、没有质量证明书或合格证的不验收;数量不符、超过误差范围的不验收;有关手续不齐不全的不验收;未按计划采购的不验收。验收合格后,保管员及时记账上卡,保证账、物、卡相符。

  2.热轧槽钢、扁钢、工字钢、轻轨的尺寸允许偏差,分别执行国家标准GB707-88、GB706-88、GB704-88、GB11264-89。

  3.钢材入库全部过磅。过磅时,供货方、仓库保管员、供应科人员必须在场一同过磅。司磅员开出过磅单一式三份,在场监磅人员必须全部签字,其中一份由过磅员保存,一份由保管员领取,一份由供方领取,仓库保管员凭过磅单办理入库手续。

  4.木材要求杂木直径不得小于18cm,每根长不得小于2m;购进松木,小头直径为10-12cm以上,长度为4m以上。认真检尺做好验收记录,按照国家颁布的《材积尺表》计算方数入账。腐烂,弯曲、空心,严重干裂的不予验收。

  5.水泥、砖、石头、石子:入库水泥必须如数清点袋数,由保管员、供货方参照《定量包装商品计量监督规定》进行抽检并留有记录。要求:10袋以上250袋以内抽检10袋,250袋以上抽检30袋。散装水泥、石子、石头、砂入库必须过磅,并按过磅数算出方数(石头1.6T/方,石子1.45T/方,砂1.4T/方)结账,砖、瓦按清点个数结账,破碎率超过5%不予验收。

  6.煤炭、油品入库一律过磅,凭过磅单结账。

  7.属于国家规定的“CCC”认证范围内的产品,必须每批次向供货方索要强制性认证证书和其他证件;不在3C认证范围内的产品要提供相应的证件(质量证明书、合格证、产品许可证等);要求提供凭证清晰、齐全;并核对供货单位提供的质量证明书、合格证、装箱单、磅码单、发货明细表等。无标志、无证件产品不予验收。

  8.在使用中发现物资有质量问题,对尚未使用的物资要立即退货,由仓库上报,物资供应部门负责处理。对已使用的不合格产品由物流部或分公司及控股子公司追究供货商的责任。需到质检部门鉴定的产品,由相关部门携带产品质量证明及产品样本,到质量技术监督部门鉴定后,开出质检报告,作为产品质量的依据。对不合格项要有完整的原始记录,属统购物资的,每月汇总报物流部。

  9.进口物资的验收,参照上述程序,按进口物资检验的有关规定办理。

  (二)物资保管

 1.物资存放要实行定置管理,做到分区分类“四号定位”、“五五摆放”,账卡物相符。保持库容洁净,严格做到“十防”,即:防锈、防尘、防潮、防裂、防腐、防冻、防磨、防爆、防变质、防漏,保证物资在数量、质量上不受损失。

  2.积压物资范围:因设备更新改造或原有设备闲置、基本不用导致零配件淘汰的;零配件长期不更换或用不完而锈蚀、损坏的。

  3.仓库每季末将本单位积压物资汇总成明细表,一式二份,其中一份本单位存档,一份报物流部,并在表中注明积压原因。物流部在内网公布,以便相关矿调剂使用。

  4.在处理废旧设备时,应考虑一并处理该设备积压在库内的零配件。

  5.属于保管不善造成的质量问题由仓库负责,具体按《员工行为规范》有关规定处理。

  6.精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放。严禁挤压、碰撞、倒置,要设专柜存放。

 7.对有维护保养周期的库存物资,要定期检查,按周期保养,并认真填写物资维护保养记录。保管人员要熟悉所管物资的保管要求,达到物资保管(保养)规范化。

 (三)物资出库

 1.保管人员要认真按要求审核由支领人出具的物资领料申请单,根据审核后的物资领料申请单办理出库手续(先制单、后出库),并由支领人签字。

 2.物资出库实行“先进先出、后进后出”的原则,做到保管条件差的先出,包装简易的先出,易变质的先出。有保管期的物资,要在期限内发出。

 3.发放易燃、易爆、易碎及有毒物品时包装要牢固,并按国家标准标记明显、齐全。发放精密仪器、仪表等物品时,包装要良好,不准无包装发放。

 4.领料单必须落实到使用部门,领料单上要有领料人、保管员签字。支领物资实行计划管理、限额领用的办法,并严格执行以旧换新制度,要最大限度的利用废旧物资,对于可利用的旧料坚决不予支领新料。

  5.保管员必须及时、准确、完整的登记账薄,按时上报有关报表。

  6.对于聘请专业设备加工厂、安装单位到矿现场修复设备或临时安装小的技改项目,待项目结束后,对使用的各种材料进行统算,再补办计划和出入库手续。

  (四)物资跟踪管理

 1.各分公司及控股子公司要成立由分管领导牵头,审计主管、仓库主任、供销科长、使用单位负责人等组成的物资跟踪管理小组,每月对物资使用情况进行跟踪检查,并形成材料。

  2.使用物资单位在领料单上必须注明物资使用地点及由支领人签字。

  3.各使用物资部门要严格对本单位领用物资的管理,并留有详细的记录,必须注明物资使用的地点,再由支领人签字,同时要认真积极主动的配合跟踪检查,否则由跟踪管理小组根据情节给予处理。

  4.各分公司及控股子公司每月至少将二十个品种的物资跟踪管理情况报物流部,物流部要不定期进行抽查。

  (五)设备验收及出入库管理 

 1.设备验收。

  各分公司及控股子公司成立由机动科、供销科、仓库及相关技术部门人员组成设备验收小组,按照合同、协议的有关条款对购进的设备进行验收,根据验收结果在验收报告上签署意见,并提交分管领导签字后入档备案。

  2.设备入库。

  设备验收合格后,及时办理设备的建卡、建档、建账等入库手续。对随机资料(包括使用说明书、图纸、质保书、合格证等)应在双方对设备共同验收后,由仓库列表、领用单位签认交接。若设计施工急需,设备未经双方验收,除装箱单外,可以先将有关的随机资料按上述手续进行交接。

  3.设备出库

 设备使用单位根据机动科开具的设备调拨单,到仓库办理设备出库手续。设备出库时,设备使用单位与仓库保管员,应对设备进行二次验收,对验收发现问题应在交接清单备注栏内注明,并报分管副矿长,验收后双方在交接清单上签字认可。未经双方核验的设备不准出库。

  (六)考核

 在物资验收、保管、发放、物资跟踪管理和设备及备品备件出入库过程中,由于工作人员责任心差,不按规定办理,发现一次扣分管副矿长50~500元。各分公司及控股子公司根据本单位情况制定相关规定。

  (七)备品备件的验收及出入库管理 

 1.备品备件的验收。

  备品备件的验收以申报计划、订货合同、发货凭证、装箱单,及出厂技术资料(图纸和有关的检验合格证及出厂试验报告,验收试验记录)为依据。一般备品备件由备品备件管理人员进行外观、数量及质量的验收;重要设备和技术要求高的备品备件验收由验收小组(由机动科、供销科、仓库及其他相关技术人员组成)进行验收。

  验收结束后, 验收人员要填写验收报告。属于统购备品备件的验收报告要报分管领导签字后备案。

  2.备品备件的入库、出库。

  验收合格的备品备件要及时办理建卡、建档、建账等入库手续。备品备件的出库由仓库保管员根据使用单位提出的计划,经分管领导批准后进行办理出库手续。

  以上各条款每有一项不达标、不合规扣分管领导和责任单位负责人50元。

  五、油类物资管理

 1.油脂到矿后,要认真组织验收,根据调拨单和运输单据所列的品种、规格、数量、外观品质、包装情况和出厂日期进行验收核实,发现问题及时通知物流部联系解决。

  2.汽油、柴油属易挥发、易燃物品,在运输过程中,要使用完全符合标准的油罐车,要专人押运。计量、验收、交接手续齐全,做到安全运输。

  3.建立符合“三个体系”标准的油库和加油站,库内的油脂要按品种、规格、生产厂家、出厂日期等分区排放整齐,油桶不允许有漏油、渗油和缺盖现象。

  4.润滑油脂要在库房内存放。临时露天存放的要有防雨、防晒、防尘、防积水等措施。

  5.在加油前首先检查加油机管路是否完好,卸油时检查卸油管路是否连接牢固,油罐的容量能否卸油,一切完备后,才能开机加、卸油品,对于出现的滴漏油品及时回收,用棉纱或沙土清理干净。

  6.油库、加油站应远离火源,25米以内不准动用明火,消防器材设施要齐全完好,库内一切电器设备必须完全符合防爆要求。

  7.润滑油脂的领用要专桶专用,并有明显标志。

  8.废油桶要按规定进行回收,完好的油桶进行循环使用。

  9.各使用单位领用的油脂剩余部分,要分类进行回收,严禁乱倒、乱泼,特殊情况泄漏的要及时用抹布、棉纱或沙土清理干净。清理后的抹布、绵纱或沙土要集中存放、定期销毁,防止二次污染。

  以上各条款每有一项不达标、不合规扣分管领导和责任单位负责人50元。

  六、危险化学品管理

 (一)危险化学品

 危险化学品按中华人民共和国国家标准《危险货物分类与品名编号》中的规定分为:爆炸品、压缩气体和液化气体、易燃液体、易燃固体、自然物品和遇湿易燃物品、氧化剂和有机过氧化物、毒害品和腐蚀品七大类。

  (二)各部门职责

 在危险化学品的采购、装卸、储存、发放及使用过程中,公司物流部负责相关类危险化学品的采购,各分公司及控股子公司仓库负责危险化学品的装卸、储存、发放过程中的安全管理。各使用部门负责本部门危险化学品使用过程中的安全控制。公司安环部及各分公司、控股子公司安环部门负责各环节的安全监督。

  (三)化学品的购买

 物流部及各分公司供应部门在实施采购化学品前,应向供应商索取化学品安全说明书MS-DS及销售资质证明。

  (四)化学品的运输装卸

 1.化学品的运输必须遵守国家有关危险货物运输管理规定,选择有资格的运输公司、车辆、司机,并遵守公安机关规定的行车时间和路线,严禁客、货混装。各分子公司的相关部门认真按照三个体系要求,对每个过程中的相关活动进行辨识和识别,并加以防范和严格实施。

  2.化学品搬运、装卸必须严格执行操作规程和各项规章制度,做到轻拿轻放、防止撞击、拖拉和倾倒,严禁违章指挥、违章作业。

  3.通过碰撞、互相接触容易引起燃烧、爆炸或造成其他危险的化学品,以及化学性质或防护、灭火方法互相抵触的化学品,不得混合装运。遇热、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学品,在装运时应当采取隔热、防潮措施。

  (五)化学品的储存

 1.化学品必须储存在专用仓库、专用场地或专用储存室内,有明显标志,并设专人管理。化学品入库前,必须进行登记,入库后应当定期检查,并做好记录。

  2.储存化学品的专用仓库,应当根据《消防法》和公司《消防安全检查制度》相关规定,配备消防力量和灭火设施以及通讯、报警装置,并根据化学品的种类、性质设置相应的通风、防爆、泄压、防火、防雷、报警、灭火、防晒、调温、消除静电、防护围堤等安全措施。

  3.化学品应当分类分项存放,堆垛之间的主要**应当有安全距离,不得超量储存。盛装化学品的罐、桶、箱必须符合技术指标要求,并定期检验检查。

  4.遇火、遇潮容易燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学品不得在露天、潮湿、漏雨或低洼容易积水的地点存放。受阳光照射容易燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学品和桶装、罐装等易燃液体、气体应当在阴凉通风地点存放。化学性质或防护、灭火方法相抵触的化学品,不得在同一仓库或同一储存室内存放。

  (六)化学品的发放使用

 1.化学品使用部门领用化学品时要办理领用手续;供应部门和仓库要按批准量和先进先出原则进行发放,同时将说明书一并交领用单位,并讲明注意事项。

  2.使用化学品的单位和个人,必须遵守各项安全制度和操作规程,并根据化学品的种类、性能,设置相应的通风、防火、防爆、防毒、监测、报警、降温、防潮、避雷、防静电、隔离操作等安全设施。

  3.在化学品的发放、使用过程中,要加强个人防护,佩带防护用品,如面具、口罩、手套、防护服等,避免人体直接接触化学品。

  4.化学品的使用单位必须执行有关固体废弃物处置管理准则,正确处置废弃化学品容器。过期、报废,不合格的化学品由各单位仓储部门和安环部门联合按规定处置,并做好相关记录。

  5.发生火情、爆炸、中毒等危险情况时,要按各分公司及控股子公司制定的应急预案进行处理。

  (七)人员管理及记录管理

 1.各分公司及控股子公司仓储人员要进行安全、消防及其他相关知识的培训。培训记录及考评记录由各分公司及控股子公司安环部门和人力资源部门各保存一份。

  2.各分公司及控股子公司供应部门及仓库负责化学品到货记录的填写、安全资料保管和领用、回收记录的填写。

  (八)考核

 以上各条款每有一项不达标、不合规扣分管领导和责任单位负责人50元。

 

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