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存货管理制度
2020-09-23 10:06:44 ℃ 存货管理制度 文件类别 作业项目 编 号 页 次 一、 流程图 二、 作业项目 存货管理制度作业流程图 存货搬运作业程序 仓储储存作业程序 料品分类编号作业程序 销货出库作业程序 采购入库作业程序 非销货出库之采购退回出库作业流程 非销货出库之库 CO-存货管理制度作业流程图 存货搬运作业 CO-1 存货储存作业 CO-2 料品分类编号 CO-3 采购入库作业 CO-5 销货退回入库 7-1 厂内仓库调拨 6-5 其它领用出库 6-6 呆滞品处理作业 CO-8 非销货出库作业 CO-6 非采购入库作业 CO-7 借出归还入库 7-2 免付费样品入库 7-4 其它入库 7-3 台湾、香港调货 6-4 借、还出库 6-3 采购退回出库 6-1 库存品转报废品 6-2 一般仓库盘点作业 CO-9-1 寄外仓库盘点作业 CO-9-2 销货出库作业 CO-4 存货盘点作业 CO-9 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-1 发 行 日 期 年 月 日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 存货搬运作业程序 一、作业程序:
1.适当的计划、时序安排及支配,以减少不必要之搬运。
2.小心摆放及避免重力摔掷、挤压,以维护存货质量。
3.以Date Code执行先进先出之出货作业。
二、控制重点:
1.存货之搬运作业是否注意安全性。
【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-2 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 存货储存作业程序 一、 作业程序:
1. 储存区域应明确标示。
2. 存货暂存应做适当注明。
3. 良品、不良品应分开储存。
4. 库房及料架承载量需经勘察而无安全顾虑。
5. 仓管人员需确保仓库门禁措施足以确保存货之安全,库房及锁之牢固性与消防设备应达标准。
6. 运送工具之配备齐全。
二、 控制重点:
1.存货入库后是否按照规定置于适当位置,并注意标示是否明确。
2.仓管人员是否确保仓库门禁措施足以确保存货之安全。
【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-3 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 料品分类编号作业程序 一、 作业程序:
1. 采购人员下采购单时,发现是新料品编号,填写「料品基本数据表」审核后,第一联由采购单位留底,第二联知会库房,以便库房编制库存管制卡及负责人员之安排。
2. 仓库人员取得「料品基本资料表」后,则新增库存管制卡 3. 单位主管分派该料之负责人员。
4. 仓管单位应将「料品基本数据表」归档保存 二、 控制重点:
1.采购人员是否于进货前将「料品基本资料表」送至仓管单位。
2.「料品基本资料表」是否经过主管审核。
一、使用窗体:
1.料品基本数据表 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-4 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 销货出库作业程序 一、 作业程序:
1.业务单位将签核后之「销货(送货)单」第四联转交库房备料。
1. 仓管收单人员收到「销货(送货)单」后 2.1先登录销货单明细表 2.2并同时分配备料人员 2.3向财务单位取得发票及打印送货标签 2. 备料人员备料完毕后,通知验货人员进行复核 3. 验货人员复核后,将发票及送货标签交给备料人员进行包装。
4. 备料人员包装完毕后,依据业务单位指定之运送方式填写托运单 5. 货运公司依据托运单清点料品后,应签收托运单 6. 仓管人员将收到「销货(送货)单」与计算机系统之「销货成品出库单」核对并确认之,即完成出库作业。
二、控制重点:
1.「销货(送货)单」是否经权责主管核准。
2.是否随货附发票/INVOICE。
一、使用窗体:
1. 销货(送货)单 2. 销货成品出库单 3. INVOICE(外销) 4. PACKING(外销) 5. 电子计算器统一发票 6. 托运单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-5 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 采购入库作业程序 一、 作业程序:
1. 国内采购:采购人员将「采购单」第四联转交仓管单位作为入库通知。
2. 国外采购︰国外进货承办人员将INVOICE及进口报单转交仓管单位,作为入库通知。
3. 仓管收料人员依据入库通知清点入库料品;
实际入料是否与采购单、INVOICE,型号,数量,供货商是否与入库通知一致及Date Code是否超过1年以上。
4. 仓管单位若有异常之情形应填写「收料异常通知单」会办采购人员。
5. 仓管人员清点无误后,输入采购验收入库单。
5.1仓管人员将采购验收入库单第一联自行留底 5.2仓管人员将采购验收入库单第二联交还采购人员,完成入库作业。
二、控制重点:
1.入库时,确实清点入库之型号,数量,Date Code。
2.Date Code超过1年以上者是否填写「收料异常通知单」会办采购人员处理。
3.入库料品发生料品、数量或损毁时,是否填写「收料异常通知单」立即反映采购人员处理。
一、使用窗体:
1.采购单。
2.INVOICE。
3.进口报单。
4.采购验收入库单。
5.收料异常通知单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-1 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之采购退回出库作业流程 一、 作业程序 情形1:国外采购退回 1. 当进货料品发生质量异常,需退回原厂;
经过CLAIM的作业流程后,原厂亦同意接受退货,则进入采购退回出库作业流程。
2. 采购人员填写「非销货出库申请通知书」并填入RMA号码。
3. 仓管单位收到「非销货出库申请通知书」后 3.1进行备料并安排出库 3.2进入计算机系统输入「采购退回出库单」 3.3将「非销货书出库申请通知书」及「采购退回出库单」第一,二,三联转回出口单位制作出口文件,第4联自行留底。
4. 出口单位制作出口文件后 4.1联络Forwarder提货安排班机 4.2并将「非销货出库申请通知书」、「采购退回出库单」、出口文件第三联自行留底;
其余第二联转回财务单位 情形2:国内采购退回 1. 当进货料品发生质量异常,需退回原厂;
经过原厂亦同意接受退货,则进入采购退回出库作业流程。
2. 采购人员填写「非销货出库申请通知书」后 2.1「非销货出库申请通知书」呈请签核 2.2「非销货出库申请通知书」转仓管人员 3. 仓管单位收到「非销货出库申请通知书」后 3.1进行备料并安排出库 3.2进入计算机系统输入「采购退回出库单」 3.3将「非销货书出库申请通知书」及「采购退回出库单」第一,二,三联转回采购单位,第4联自行留底。
二、 控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经过权责单位核准。
2. 退货是否取具退货证明单或往来文件。
一、 使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.INVOICE。
3.PACKING。
4.出口提单/报单。
5.采购退回出库单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-2 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之库存品转报废品出库作业流程 一、作业程序 1. 情形1:原业务单位于销货退回过程或进货过程中准予 调入报废区之料品。
情形2:仓管单位应于报废品除帐前,打印呆滞料区之料品明细,请业务单位作处理,需报废的部分应先调入报废区。
2. 仓管单位定期整理报废区之料品,填写「非销货出库申请通知书」并附上原申请单影印本及报废库位料品明细表呈请签核。
3. 仓管单位将窗体所有数据转送财务单位。
4. 财务单位收到文件,则报请税捐单位核准及派员参予报废作业。
4.1财务单位收到税捐机关核准后,税捐机关核准后通知仓管单位。
5. 仓管单位收到核准通知后,则入计算机系统输入并制做「库存良品转报废品出库单」 5.1将文件转一份予财务单位 5.2将除帐后的报废料品作处理丢弃或出售予收废料公司 三、 控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经过权责单位核准。
2.是否经过税捐单位核准后,始得进行报废品除帐。
一、使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.库存良品转报废品出库单。
【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-3 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之借(还)出库作业流程 一、作业程序 1.存货借出 (1) 同业、客户或厂商(以下简称”借用单位”)向本公司借货或业务单位因业务需求须借出货品时,应由业务助理填具「非销货出库申请通知书」一式三联,经权责主管核准后,交由仓库人员进入ERP《库存管理盘点体系》制作「厂外借还出库单」一式三联。
(2) 仓库人员将「非销货出库申请通知单」、「厂外借还出库单」各一联留存,另两联转交财务部及业务部门,货物交由业务人员、货运行或自行运送。
(3) 仓管单位定期提出「库存借调明细表」转呈业务单位权责主管核阅。
2.存货借入还出 (1) 借入之存货欲返还时,由业务助理填具「非销货出库申请通知书」一式三联,经权责主管核准后,交由仓库人员进入ERP《库存管理盘点体系》制作「厂外借还出库单」一式三联,冲销「厂外调还入库单」上之借入货品。
(2) 仓库人员将「非销货出库申请通知书」、「厂外借还出库单」各一联留存,另两联转交财务部及业务部门,货物交由业务人员签收。
二、控制重点:
1.向借出单位借货是否经权责主管核准始可办理。
2.还出货品时,是否确认与原借入货品之品项、数量相符。
3.仓管单位应定期提出「库存借调明细表」,请业务单位处理。
一、使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.厂外借还出库单。
3.库存借调明细表 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-4 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之调拨出库作业流程 一、 作业程序 情形1:回海外仓库之调拨 1. 业务单位有需要申请海外仓库调拨库存时,填写「非销货出库申请通知书」呈主管签核后,转进出口单位。
2. 进出口单位收到「非销货出库申请通知书」后 2.1入计算机系统输入「厂内仓库调拨单」并通知库房备料。
2.2制作出口文件。
2.3将「非销货出库申请通知书」(第四联),出口文件及「厂内仓库调拨单」(第四联)转库房作为入库通知。
3. 仓管单位收到货,根据进出口文件清点数量无误后 3.1入计算机系统输入「厂内仓库调拨单」 3.2将「厂内仓库调拨单」(第二、三、四联)转回进出口单位 4. 进出口单位收到厂内仓库调拨单后 4.1将「非销货出库申请通知书」、出口文件、「厂内仓库调拨单」、进口报单(第二联)转财务单位 4.2将「非销货出库申请通知书」、出口文件、「厂内仓库调拨单」、进口报单(第三联)自行留底 4.3将「非销货出库申请通知书」(第一联)转回业务单位申请人 情形2︰自一般仓调入寄外仓时 1. 业务单位依据客户用料情形安排出货 2. 业务单位自行输入「厂内仓库调拨单」 3. 业务单位通知库房出货及进出口人员制作出口文件 4. 业务单位确认出货后,将「厂内仓库调拨单」及出口文件转财务单位 5. 业务单位根据客户用料情形转制「销货(送货)单」 5.1自行制作INVOICE 5.2「销货(送货)单」及INVOICE转财务部认列应收帐款 5.3将INVOICE寄与客户入帐。
二、控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经单位权责主管签核。
2.寄外库存客户当月之用料是否当月转制「销货(送货)单」并认列应收帐款。
一、使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.厂内仓库调拨单。
3.进出口文件 invoice&packing&提单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-5 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之厂内仓库调拨作业流程 一、作业程序 1.存货位置相同,业务部门之间的存货调拨。
2.业务单位填写「非销货出库申请通知书」呈请业务单位权责主管签核后,转仓管单位。
3.仓管单位收到「非销货出库申请通知书」后 3.1入计算机系统输入「厂内仓库调拨单」 3.2将「非销货出库申请通知书」、「厂内仓库调拨单」(第一联)转业务单位 3.3将「非销货书库申请通知书」、「厂内仓库调拨单」(第二联)转财务单位 3.4将「非销货出库申请通知书」、「厂内仓库调拨单」(第三联)仓管单位留底 二、控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经过业务单位权责主管签核。
一、使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.厂内仓库调拨单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-6-6 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非销货出库之其它领用出库作业流程 一、 作业程序 1. 研发部门领料或其它非上述出库原因之领用出库。
2. 业务单位填写「非销货出库申请通知书」呈请业务单位权责主管签核后,转仓管单位。
3. 仓管单位收到「非销货出库申请通知书」后 4.1进行备料并以业务指定之方式将货送出 4.2入计算机系统输入「物料领用出库单」 4.3将「物料领用出库单」、「非销货出库申请通知书」(第一、三联)转业务单位申请人 4.4将「物料领用出库单」、「非销货出库申请通知书」(第二联)转财务单位申请人 4.5将「物料领用出库单」、「非销货出库申请通知书」(第四联)仓库单位自行留底 二、控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经过业务单位权责主管签核。
一、使用窗体:
1.非销货出库申请通知书。
2.物料领用出库单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-7-1 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非采购入库之销货退回入库作业流程 一、 作业程序 1. 料品因为质量等问题,业务人员接受客户退货时,业务单位填写「非采购入库申请通知单」详述退货原因,呈请业务单位最高主管签核。
2. 业务单位将料品及「非采购入库申请通知书」(一式四联)转交库房。
3. 仓管单位 3.1不论是否已收到退货之料品,业务单位均需填妥此单通知库房,否则库房将不予以入库。
3.2库房收到料品,若三天内无接到业务单位的「非采购入库申请通知书」,则开出「收料异常通知书」,请业务单位尽速处理 3.3单据与料品点收无误后入计算机系统输入「销货退回入库单」 3.3.1「非采购入库申请通知书」、「销货退回入库单」(第一二三联)转业务单位接续确认应收、冲帐及入帐作业流程 3.3.3「非采购入库申请通知书」、「销货退回入库单」(第四联)仓管单位自行留底 二、控制重点:
1.「非销货出库申请通知书」是否经过业务单位权责主管签核。
一、使用窗体:
1.非采购入库申请通知书。
2.销货退回入库单 3.收料异常通知书 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-7-2 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非采购入库之借(还)入库作业流程 一、作业程序 1.存货借入 1.1 业务单位因业务需求须向同业、客户或厂商(以下简称”借出单位”)借入货品时,应由业务助理填具「非采购入库申请通知书」一式三联,经权责主管核准后,据以向借出单位借货,再连同货物交由仓库人员清点后进入ERP《库存管理盘点体系》制作「厂外调还入库单」一式三联。
1.2 仓库人员将「非采购入库申请通知书」、「厂外调还入库单」各一联留存,另两联转交财务部及业务部门。
1.3仓管单位依据《库存管理盘点体系》以定期提出「库存借调明细」表转呈业务单位权责主管核阅。
2.存货借出归还入库 2.1借用部门或借用单位返还货品时,由业务助理填写「非采购入库申请通知书」一式三联,经权责主管核准后,连同货物交由仓库人员。
2.2仓管人员清点后 2..2.1进入ERP《库存管理盘点体系》制作「厂外调还入库单」一式三联,冲销「厂外借还出库单」上之借出货品。
2.2.3仓库人员将「非采购入库申请通知书」、「厂外调还入库单」各一联留存,另两联转交财务部及业务部门。
2.3仓管单位依据《库存管理盘点体系》以定期提出「库存借调明细表」转呈业务单位权责主管核阅。
二、控制重点:
1.「非采购入库申请通知单」是否经权责主管核准。
2.仓管单位是否定期提出「库存借调明细表」呈请业务单位处理。
3.货品入库时是否确认与出库申请单时之品项、数量相符。
一、使用窗体:
1.非采购入库申请通知书。
2.厂外调还入库单 3.库存借调明细表 4.厂外借还出库单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-7-3 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非采购入库之其它入库作业流程 一、作业程序 1.本程序适用于前述入库作业以外之入库。
2.业务单位填写「非采购入库申请通知书」呈请业务单位权责主管签核后,转仓管单位。
3.仓管单位收到申请书后 3.1进行备料并以业务指定之方式将货送出。
3.2于计算机系统输入「物料退回入库单」。
3.3将「物料退回入库单」、「非采购入库申请通知书」(第一、三联)转业务单位申请人。
3.4将「物料退回入库单」、「非采购入库申请通知书」(第二联)转财务单位申请人。
3.5将「物料退回入库单」、「非采购入库申请通知书」(第四联)仓库单位自行留底。
二、控制重点:
1.「非采购入库申请通知单」是否经权责主管核准。
2.货品入库时是否确认与原申请单之品项、数量相符。
一、使用窗体:
1.非采购入库申请通知书。
2.物料退回入库单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-7-4 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 非采购入库之免付费样品入库作业流程 一、作业程序 1. 业务单位收到供货商之免付费样品后,填写「非采购入库申请通知书」连同样品转交库房入库。
2. 仓管单位收到「非采购入库申请通知书」后 2.1清点数量,办理入库。
2.2于计算机系统输入「采购验收入库单」。
2.3将「采购验收入库单」、「非采购入库申请通知书」(第一、三联)转业务单位申请人。
2.4将「采购验收入库单」、「非采购入库申请通知书」(第二联)转财务单位申请人。
2.5将「采购验收入库单」、「非采购入库申请通知书」(第四联)仓库单位自行留底。
二、控制重点:
1.「非采购入库申请通知书」是否经权责主管核准。
2.新进之料品于入库前是否先完成新品名建立。
一、使用窗体:
1.非采购入库申请通知书。
2.采购验收入库单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-8 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 呆滞品管理作业流程 一、作业程序 1. MIS定期提供给仓管单位各部门之良品「久置库存表」 2. 仓管单位收到各部门料品「久置库存表」后,依据部门汇总库龄超过180天以上之料品,呈请各业务单位最高主管核定是否调入久滞库位或调入待报废库位。
3. 业务单位最高主管核定后 3.1有需调动库位者,填写「非销货出库申请通知书」转仓管单位。
3.2无须调动库位者,仍需书面签核后,通知库房。
4. 仓管单位依据「非销货出库申请通知单」,针对列出之料品,入计算机系统输入「厂内仓库调拨单」。
4.1将「厂内仓库调拨单」、「采购验收入库单」、「非销货出库申请通知书」(第一、三联)转业务单位申请人。
4.2将「厂内仓库调拨单」、「非销货出库申请通知书」(第二联)转财务单位申请人。
4.3将「厂内仓库调拨单」、「非销货出库申请通知书」(第四联)仓库单位自行留底。
二、控制重点:
1.仓管单位需定期提出「久置库存表」及跟催业务单位之回复。
2.「非销货出库申请通知书」是否经过权责单位核准。
一、使用窗体:
1.久置库存表。
2.非销货出库申请通知书 3.厂内仓库调拨单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-9-1 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 存货盘点之一般仓库盘点作业流程 一、作业程序 1. 内部盘点(盘点周期:月) 1.1每月最后一星期六为盘点日。
1.2盘点总协调人于盘点日前一周通知各业务单位。
1.3各仓负责人于盘点日前一天自行打印出报表有差异者,必须查明原因及核对库存管制卡。
1.4各仓负责人需于3个工作天内将「盘点差异报告」提出于盘点总协调人。
1.5盘点总协调人应于收到各仓之「盘点差异报告」后,于2个工作天之内,提交盘点差异汇总报告与公司主管签核。
1.6签核之盘点差异汇总报告转财务单位作盘盈亏调整。
2. 年终盘点(盘点周期:年) 2.1财务单位主导并协调。
2.2盘点日前4周公布年「年终盘点计划」通知相关单位。
2.3所有参予人员需依据盘点计划之分配工作于时间之内完成初盘。
2.4财务人员陪同会计师会同覆盘。
2.5财务单位应于复盘日后提出「盘点差异明细表」。
2.6盘点总协调人应于付收到「盘点差异明细表」后,提交盘点差异原因汇总报告与公司主管签核 2.7财务单位应追回函证部分 二、控制重点:
1.仓管单位是否按照时间进行内部盘点。
2.年终盘点计划应呈请主管签核后,才可公布之。
3.库存管制卡是否实时更新异动资料。
一、使用窗体:
1.盘点差异报告。
2.盘盈亏调整单 3.盘点卡 4.盘点单 5.盘点差异明细表 6.盘点清册 7.盘点差异原因差异汇总表 8.盘盈亏调整单 【内部控制制度】 文件类别 存货管理制度 页 次 版 次 1 作业流程编号 CO-9-2 发 行 日 期 年月日 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体 存货盘点之寄外仓库盘点作业流程 一、作业程序 1.内部盘点(盘点周期:月) 1.1寄外仓盘点作业同流程编号CO-9-1。
1.2盘点负责人为业务单位之经办业务助理。
1.3每月进行纸上盘点。
1.4差异金额过大,财务部得请业务单位人员派员盘点。
2.年终盘点(盘点周期:年) 2.1会计师针对寄外仓盘点不进行实地盘点,其作业同流程编号CO-9-1,发出函证。
2.2会计师将针对寄外仓需进行实地抽盘 2.2.1财务部将会计师抽盘之报表明细转回业务单位 2.2.2业务单位需提出盘点报告转财务单位审核。
2.2.3财务单位审核无误,则制作「盘盈亏调整单」。
二、控制重点:
1.业务人员是否按照时间进行纸上盘点。
2.年终盘点计划应呈请主管签核后,才可公布之。
一、使用窗体:
1.盘点差异报告。
2.盘盈亏调整单
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