公文写作应注意和把握的问题

　同志们：大家晚上好！

　首先感谢人力资源部徐总经理，给我提供这次学习锻炼的机会。说实在的受领任务后，心里有一种诚惶诚恐感觉，考虑有二，一是由于自己能力水平有限，害怕讲不好而误人子弟；二是大家都很忙，将不到点子上而耽误大家宝贵的时间。讲课中，有不到的地方，敬请大家批评指正。下面根据培训计划安排和要求，大约利用1个小时左右的时间，与大家一起学习探讨在公文写作中应注意和把握的问题。一提到公文写作，大家可能会感到公文写作比较枯燥没有意思，其实公文写作是一种程式化的写作，这种程式化的写作，本身就是对一个人个性和个人文采的一种限制，所以大家会感到没有意思。其实，正是这种限制，使得公文写作本身有规律可循，反而这样更容易让大家接受和掌握。接下来，我就与大家一起来探讨如何轻松搞定公文写作。今天主要讲三个部分内容。第一：讲一讲公文的定义、作用、种类；第二：讲一讲拟制公文需要注意的问题；第三：讲一讲常用的几种公文。这里，我强调一下，我今天所讲的公文，都是主要是针对我们公司内部的公文，所以可能与大家平时在大学课堂学到的东西有一定的区别。

　 第一、公文的定义、作用、种类

　（一）公文的定义

　公文，其实是公务文书的简称。它有广义和狭义之分。广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。狭义的公文，则专指党政机关、企事业单位等实施领导、处理公务中形成的具有特定效力和规范体系的文书。这说明公文式非常重要的，他代表是一个单位或者部门甚至是公司的形象，文稿中不能带有太多的个人色彩和情感的语言文字出现，因为公文本身带有一定的限制性作用。

　 （二）公文的作用

　从大的方面是指挥策令、行文规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载；从小处说他是一个单位、一个部门综合水平或个人综合素质的反映。我们写出去的公文不仅代表单位或公司，而且还代表你个人一个素质，所以大家在平时的公文写作时，要注意。

　 （三）公文的种类

　2012年4月16日中央办公厅和国务院办公厅颁布了《党政机关机关公文处理工作条例》规定，公文分为15种，即决议、决定、命令（令）、公告、公报、通告、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、议案、会议纪要。按照行文样式分可分上行文、下行文、平行文三种，对于我们华东公司内部来这三种行文样式用的是最多的。上行文主要分请示、报告两种，下行文主要分通知、批复；平行文主要是函。

　 二、拟制公文需要注意的问题

　（一）标题问题

　公文标题通常由发文机关（可神略）、事由和文种三个要素组成，要做到准确、简洁、齐全和美观，用2号小标宋体，一般不超过20字。标题准确是指事由部分对公文内容的概括要准确，文种使用也要准确；简洁是指要尽可能简要概括出公文的基本内容；齐全是指尽可能地载明发文机关名称、事由和文种三个要素，一般不宜随意省略；美观是指要在文面上将拟制出的标题加以排列设置，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。标题中一般不出现标点符号，一下情况除外：

　 1.出现缩略语以及具有特定含义词语时用引号。如“五四”、“3.15”等；

　2．某一部分需要注释或说明时，用括号。如工资制度改革方案（试行）

　3.并列词语之间用的停顿，用顿号。关于给***、***责任任免的通知

　（二）文字问题

　1.语言要准确严谨、简洁明快。

　 2.使用单位名称要规范。若使用简称，正文出现第一次时要做好约定（以下简称*****）。目前，我们华东公司的  家分子公司都有比较规范的简称，在公司内部发文时可以直接使用。比如：

　 3.年份不能简写，有数字一律用阿拉伯数字。

　 4.文号引用要规范有序，先引标题后引文号。年份用六角括号。《关于》*****通知》。

　 5.与正文空一行再写附件。

　   附件：1. **********

　2. **********

　6.所用公文都不应报领导个人。一文一事。

　 （三）格式问题

　公文一般由文头、紧急程度、秘密等级、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等要素组成。

　1.份号：是指公文印制份数的顺序号，指将同一文稿印制若干份时，对每份文件的顺序编号。份号只在涉密公文中使用，目的是便于管理，防止遗失或泄密。

　 2.缓急：根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“加急”、“特急”字样，平件无需注明。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角。

　 3.密级：除无需标明密级的文件外，应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在公文版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标准。

　 4.会签：若文件内容与公司内部其他单位职责或业务有关，则需送相关单位会签。相关部门在此栏签署会签意见。

　 5.主送、抄送：

　 ★内部发文应使用简称，对外发文则使用全称。

　 ★抄送单位一般写政府主管部门、集团公司、股份公司领导或者需要知晓该文件的单位。★

　★书写主送、抄送时，应先写外部单位，后写内部单位，先写级别高的单位，后写级别低的单位。主送单位一般使用3号仿宋体字；抄送单位一般用4号仿宋体字。

　 如：中国外运长航集团、华东公司各部室、各分、子公司、合资公司

　（四）排版问题

　1.公文用纸。现在公文用纸统一为A4型，每面排22行，每行排28个字。

　 2.公文的页边与版心尺寸。使用A4型纸时，公文用纸天头（也就是我们常说的上白边）为37mm，公文用纸订口（左边白）为28mm，下白边为35mm，右白边为26mm，版心尺寸为156mm*225mm（不含页码）。

　 3.排版规格。标题一般用二号小标宋体字标识，位于红色反线下空一行，分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。正文部分一般用3号仿宋体，正文的位置编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两个字，回行顶格。

　 正文最多可设四层小标题；其序号第一层用“一、”、“二、”、“三、”、……，第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……，第三层用“1.”、“2.”、“3.”……，第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……，分别按顺序编排；第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋字。

　 4．附件。公文有附件的，在正文末尾空一行标识附件说明，用三号仿宋体字左空二字标识“附件”字样，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号，附件名称回行时与附件名称第一字对齐。如有多个附件，应当使用阿拉伯数字编号（如“附件：1.×××××××”），序号上下应当对齐。

　 5、署名。署名用三号仿宋字标识。单一机关制发的公文，署名位于正文右下方，成文日期在署名正下方适当位置标识。印章上距正文一行之内，下压成文日期。

　 6、成文日期。用三号仿宋体字，用阿拉伯数字标注全年、月、日（如2014年11月13日）。

　 三、讲一讲常用的几种公文写法及格式

　我感到，我们华东公司日常工作中经常用的比较多的公文，主要有请示、报告、通知、批复等4种。下面。我就与大家一起来学习这4种文种的定义、写作思路和基本机构，以及注意事项。

　（一）请示

　1.定义。请示是下级机关、或职能部门就某项工作、某个问题或开展某项活动提出自己的意见或建议，呈请上级机关和领导批准的一种上行公文。切记，是上行文，不能对同级或者下级使用请示。

　 2.写作思路和基本结构。（1）引语：简要概括请示什么问题；（2）主体：为什么请示（主要包括基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性）；请求批准的具体事项。（3）结束语。“妥否，请批示”或“妥否，请示”

　3.注意事项：1.要一事一请；涉及其他职能部门的事项还需要会签；2.概述内情主要内容，涉及费用时必须写清金额及分摊情况。

　关于XXX的请示

　XXX（主送单位）：

　 为了***（目的），根据***（依据，我单位拟于）部委员会于***（意图主旨）。现将有关事项和我们的意见汇报如下：

　一、基本情况

　二、请示事项的重要性必要性可行性

　三、具体方案和请示的事项 

　 妥否，请批示。

　 XXX（单位名称）

　                                         XXXX年X月X日

　联系人及电话：××××  ××××）

　（二）报告

　1.定义。是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。回复上级机关的询问时，用“报告”。

　 2.写作思路和基本结构。（1）引语：报告的缘由和目的；

　（2）主体：报告的具体内容，注意要以反映情况为主；（3）结束语：专此报告/特此报告。

　 3.注意事项：报告中不能夹带请示事项。

　 “请示”与“报告”

　刚才与大家交流了“请示”与“报告”基本写法，那他们之间有何区别。下面我与大家一起交流一下。

　    “请示”和“报告” 虽然均属于上行文，但使用时应把握好其主要区别：一是行文功能不同。“报告”主要是向上级单位汇报情况、反映问题；“请示”主要是请求上级单位批准、指示和解决问题。二是处理方式不同。“报告”属阅件，上级单位可只阅不回复；“请示”属办件，上级单位无论同意与否，均应回复意见。三是时间要求不同。“请示”应在事前行文，即事前请示；“报告”一般是报告有关情况或办理结果，在事前、事中、事后均可报告。

　关于******的报告

　******（主送单位）：

　 根据***要求，我司对****情况进行了认真研究，现将有关情况报告如下：

　 一、（事情的过程、原因或者按时间表述事件的来龙去脉）

　二、（经过调查核实的情况或处理的依据、过程及结果）

　三、（下一步你采取的措施办法等）

　特此报告

　*******（公司名称）

　2014年11月13日

　（三）通知

　1.定义。发布一般规章，采取一般性行政措施，人员任免、奖惩、转发上级机关单位办理或需要周知或共同执行的事项。 

　2.指示性通知写作的基本思路和基本结构。（1）引语：通知缘由+根据+目的。现就XX问题通知如下：（2）主体：部署工作、加强管理措施等；（3）提出进一步要求；（4）结束语：特此通知。

　 3.开会性通知写作思路和基本结构。（1)引语：召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位+现将有关事项同志如下：（2）主体：写明会议内容、时间和地点（注意交代报到时间）、参会者需要准备的事项、写明联系人和联系方式。(3)结束语：特此通知。

　模板

　关于召开*******会议的通知

　***（主送单位）（楷体）

　为了***（目的），根据***（依据），***单位决定于***年***月***日在***（地点）召开***会议。现将有关事项通知如下：

　 一、会议内容：

　 二、参会人员：

　 三、会议时间、地点

　四、其他事项

　(1)请与会人员持会议通知到***报到，***（食宿费用安排）

　（2）请将会议回执于于**年**月**日前传真至于**（会议主办方）

　（3）***（其他通知事项，比如准备好交流发言材料）

　（4）联系方式：联系人及电话

　特此通知

　附件：1.******

　(四)批复

　1.定义：答复下级公司、机构请求事项，用“批复”。

　 2．写作思路和基本结构。（1）引语：（批复的根据）收到什么请示？根据什么规定？经研究，批复如下：（2）主体：批复的具体内容。（3）希望和要求。（4）结束语：特此批复。

　 3．注意事项。（1）同意性批复无需说明理由，对落实批复内容提一些原则性要求。（2）不同意批复要阐述理由、原因。（3）批复要抄送有关单位。

　 （五）函

　1.定义：不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批注等，用“函”。

　 2.写作思路和基本结构。（1）引语：（将行文的原因和目的交代清楚），现函告（复）如下：（2）函的具体问题或事项，内容较多时，应逐条说明。（3）结束语。请求有关部门批准的事项，一般写“请予支持”或“请予核准”。

　 3.注意事项。（语言平和，形成商量问题、探讨工作、商洽事务的氛围。

　由于水平所限，以上汇报有许多不妥之处，敬请批评指正。谢谢大家！

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