2010年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案 一、单项选择题 1．在办公室的布置方面，(A)的位置是上座。

A．离人口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 D．靠近窗户 2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？(B) A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？(C) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？(A) A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？(A) A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)。

A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、‘钧启” C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是(A)。

A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 8．文员做会议记录时，可以在会议记录中(C)。

A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 9．上司决定参加某个会议时，文员不应该(D)。

A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称 10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；
另一是具有(B)，了解要求约会者的心理。

A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力 二、判断题 1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。(错) 2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(错) 3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。(对) 4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。(错) 5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(错) 6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。(错) 7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(错) 8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(对) 9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。(错) 10.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(对) 三、简答题 1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？ 参考答案：
答案要点：
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

2．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 参考答案：
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

四、设计题 1．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？ 参考答案：
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
(2分) (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 参考答案：
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题 1．请看如下案例：
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 参考答案：
(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。

(2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。

(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感 的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分） 2．A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。

经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。

结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。

(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？ (2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？ 参考答案：
(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。

(2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。

(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。

(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。

(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。

(6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。

(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。

(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。

(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。

（评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述）