求真务实  创新机制  严格要求

　——七星镇数字档案室创建工作汇报

　 2012年，在七星镇机关综合档案室的发展史上来说是即是机遇又是挑战的一年。根据南政办发[2011]19号《关于开展数字档案室创建工作的通知》文件精神，开展了数字档案室创建的工作。通过几个月来的努力，基本完成了相关的创建任务，软硬件条件具备，已基本达到档案信息的数字化、网格化标准。按市数字档案工作考核要求进行了自评，自评得分96分。现把创建工作的主要情况向各位领导作一个简要的汇报。

　 一、基本情况

　七星镇位于**区东北部，区域面积30.24平方公里，总人口31756人，其中户籍人口1.96万人。2011年工农业总产值47.1亿元，财政收入2.05亿元，农民人均收入16268元。2008年10开始整镇划入**家荡区域开发范围，开展统筹城乡和“两新”工程建设。本镇机关综合档案室成立于1984年，由镇政府分管领导挂帅，下设档案管理员一名，又另外聘请工作人员2名。档案室下属有6个行政村和1个社区，已形成了一个完整的档案工作网络。二十多年来，我镇档案工作人员牢固树立档案管理服务经济建设，服务民生的意识，促进镇机关综合档案室规范化、标准化、数字化建设。镇机关综合档案室于2006年通过省三级认定达标验收；2009年，通过省二级认定达标验收；2011年，通过省一级认定达标验收。2012年，机关档案室加强了档案的数字化建设，积极争创市级规范化数字档案室。

　     二、档案数字化建设情况

　本次创建工作在区档案局的悉心指导下，紧紧围绕市、区各级文件精神，结合本镇档案工作实际，本着求真务实、抓住机遇、创新思维的理念，借鉴兄弟单位的先进经验抓好创建工作。

　 1、抓组织保障，促工作落实

　领导重视，成立创建组织。在镇党委、政府的关心和重视下，为加强对档案工作的组织领导，专门成立了镇档案工作领导小组和档案鉴定小组，划定阶段性任务、目标，配备了档案员，辖区内各村及社区都配备了专兼职档案员。

　 在提出创建数字档案室工作后又及时成立了数字档案工作领导小组，有镇长任组长，分管领导任副组长，组员有相关部门的人员组成。分管领导定期指导和检查数字档案室工作的开展情况，保证创建经费的落实，配备了数字档案应用平台和管理系统的软件，档案专用服务器以及目录数据库，全文数据库采集、管理和利用等信息化设备。为提高档案工作人员的业务素质，先后派员参加区档案局组织的赴**档案局学习、档案信息化建设培训班等活动；还先后组织人员到新丰、大桥、凤桥等兄弟单位进行业务交流。

　 加大投入，改善硬件设施。镇政府对镇综合档案室加大投入，2011年搬入面积有200平方米的现址。为落实档案“八防”要求，确保档案安全，改善工作环境，又先后投入30余万元，配置了密集架、计算机、打印机、扫描仪、数码照相机、扫描仪、刻录机、移动硬盘等设施。为档案工作进入数字信息化管理创造了有利条件。在完善了硬件后又配备了责任心强，业务素质好，有一定计算计机操作能力的专职档案人员开展工作。重点对2001年以来的档案进行数字化扫描，把文书档案、实物档案、特种载体档案、会计档案目录录入到档案安全系统管理并与实物一一对应，并对各类目录及全文进行了数字化转换。

　 操作规范，建立工作制度。严格遵循“统筹规划、分步推进、标准先行、确保安全、实现共享”的创建工作原则，建立了《电子文件与管理办法》、《安全保密制度》、《档案数据网上查询利用制度》、《档案数据管理维护制度》、《档案鉴定销毁等制度》、《档案数据管理维护等制度》《档案信息化技术标准》等一系列规章制度，做到职责明确，目标落实。配备了数字档案应用的信息化软硬件设备并与OA系统有效连接。

　 2、抓创建工作，建数字平台

　严格要求，构建数字系统管理平台。构建系统管理平台是数字档案室建设的基础工作。我镇根据管理数字档案资源的需求，配备了专用的归档电子文件和数字档案存储设备。如：计算机、扫描仪、打印机、刻录机、数码相机及其相关的硬件和网络设施，以此规范存放各类档案数据。指定专人定期检查电子档案的保管情况，检测电子档案的可用性，负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。加强与区档案业务指导部门的联系与沟通，请他们现场指导，传授工作经验。另外，通过借助国家、地方和部门网络建设的大环境，充分利用党政网平台、公众网平台等，构建数字档案室网络平台和配套的硬件设施。

　 精心策划，建设数字档案信息资源。建设数字档案信息资源是数字档案室建设的核心内容。我们建立了室藏档案的文件级目录数据库，按照“载体优先、重要程度优先、利用优先”的原则逐步进行传统载体档案的数字化转换。按照数字档案室创建规范化要求，档案实体与电子档案对应化，目录数据录入完整准确规范，100%的室藏档案有电子目录，档案实体与电子目录一一对应。建立了目录数据库和全文档案数据库，完成2001－2011年保管期限为永久、长期（或30年）全文数字化扫描。共实现数字化档案成果2001至2004年各类档案215卷；2005年至2011年各类档案10995件。档案内容涉及文书、科技、特种载体、会计等档案，并根据数字档案室创建的要求，建立了合作医疗、宅基地登记申请、土地流转合同等专题档案数据库。档案数字化成果质量均符合市、区有关纸质档案数字化技术规范的要求。

　 发挥合力，建立数字档案保障体系。建立数字档案室保障体系是数字档案室运行的有力保证。我们根据国家档案局组织制订的有关数字档案系统法律规章和技术标准要求，在数字档案室的创建与运行中严格遵循和实施。建立安全保障体系，配备基本的信息安全软硬件设备，制订出《安全保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等信息安全管理制度。落实文件归档、档案保管、保密、利用等管理工作制度，明确电子文件的归档范围和保管期限，加强对归档电子文件的日常监督与指导。建立电子文件和数字档案安全保管和备份制度，一式三套保存。属于国家、集体秘密的电子档案（数据）有专用的保密存储介质，并按国家有关规定进行管理。涉密电子档案的销毁按照国家保密法律法规的规定处理，履行相关审批手续。

　 3、抓创新工作，重开发利用

　从根本上说，档案工作是一项服务性很强的工作。社会对档案信息资源的利用率，利用效果是档案信息服务的唯一标准。我镇统筹城乡工作开展以来，为适应新的形势和需求，我们加强了档案队伍建设，在管理制度、服务体制、服务意识上开拓创新，最大限度地满足社会各界对档案信息的利用需求。

　 创新档案管理机制。数字档案室系统具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能。我们在创建过程中建立并完善了档案管理制度，调整服务机构，转变服务职能。为进一步扩大服务领域，充分依托公众信息网络，发挥数字档案室的功能。下一步我们将充分利用现有的政府网站等资源，建立面向社会、服务大众的档案专题。专题中除提供馆藏档案信息资源服务外，还提供档案资政服务，档案咨询服务、档案文化性服务等。以此来提升档案服务的功能。

　 创新档案工作者服务意识。随着我镇档案室资源的不断丰富，结构的不断完善，档案的利用率越来越高，也对档案工作者的服务观念提出了更高的要求。因此，我们也在逐步建立健全电子档案利用和登记制度，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。把数字档案室的有关信息发布到相关网站，把有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果

　及时在网上发布。并且采用电子文件编制实用电子编研成果，供大家分享使用，目前已完成《“两分两换”——统筹城乡的改革与实践》、《七星镇各行业先进人物介绍》、《现代农业在七星》、《**家荡旅游度假区开发建设》、《大事记》、《七星镇组织史》等内容。

　 创新档案服务机制。档案工作要与时俱进，具有全方位的创新意识，突破传统的档案工作模式和思维定势，树立主动服务理念，研究服务需求，提供满意服务。因此，我们要求档案室不断改进服务手段，强化竞争意识，建立以人为本的档案服务机制，推进档案信息资源的优化配置，提高档案信息资源利用的经济效益和社会效益。

　 创新档案继续教育。联系工作实际，我们采取灵活多样的培训形式，更新档案管理人员知识结构，大力培养既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型档案创新人才，以满足档案工作数字化、信息化、网络化建设的需要。

　 三、存在问题与展望

　数字档案室的创建是一项长期任务，必须分阶段、分步骤进行。目前，我镇的数字档案创建工作还存在着诸如档案文件收集不够齐全，少数领导会议材料归档不及时等问题。档案信息数字化以及档案信息资源的开发利用工作是一项复杂的、知识密集型的工作，需要档案工作者付出艰苦的努力。我们要抓住本次创建的机遇，加快电子档案数字化、标准化、网络化的进程，实现电子档案管理工作现代化，努力开发档案信息资源，为经济建设和社会各项事业的发展提供丰富的档案信息资源和全面质量管理的服务。下一步我们将重点围绕数字档案管理，加快档案信息一体化进程，具体设想是：

　 1、进一步加强对档案工作的领导。档案工作在经济社会发展中发挥着重要的作用，今后要进一步加强对档案工作的组织领导和经费保障，使档案工作适应时代发展的需要，为“统筹城乡”和“两新工程”建设贡献力量。

　 2、进一步提高数字档案的管理。严把数字档案的采集、管理、利用、安全关。在档案资源数字化的同时做好档案管理过程的数字化，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用相结合，实现档案信息资源全社会共享。

　 3、继续做好数字档案的开发利用工作。及时更新和维护档案编研成果，做好专题档案库的开发，完善档案的各个方面。

　 4、进一步规划电子文档的收集、整理、移交、归档工作。做好和市、区档案局的交流与沟通，虚心学习，不断提高档案管理水平。

　 档案数字化的建设刚刚起步，也没有经验，与档案信息化的要求还有一定的距离，但我们有决心通过努力使我们的数据库更加规范，通过这次创建工作提升我镇档案工作的档次，加快档案管理工作的现代化进程。，我们一定会在今后的工作中不断提高和完善，使我镇的档案数字信息化建设上一个新的台阶。

　                                        七星镇综合档案室

　2012年9月3日 

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