党群、行政类

　档案管理实施细则

　 第一条 为加强我校党群、行政类档案工作业务建设，逐步实现我校党、政档案工作规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，依据《中国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本实施细则。

　第二条 我校在党群、行政管理活动中直接形成含有保留价值文字、图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

　第三条 我校实施文书处理部门归档制度。各文书处理部门在档案科指导下，定时向档案科归档。现在归档部门是：党委办公室、纪监审处、团委、工会；校长办公室、人事处、保卫科、后勤管理集团、离退休管理科、信息中心。归档部门将依据各个时期建制情况作合适调整。

　第四条 学校党、政文件材料归档工作应该纳入各单位工作计划和计划，纳入各单位管理制度，纳入各单位相关人员职责范围；做好每十二个月部署、检验、总结、验收档案工作。

　第五条 归档方法

　一、每一个归档单位文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料搜集工作，依据类目分别归档。

　二、归档关键内容和关键

　１、归档关键内容包含各党群、行政单位在日常工作中或由本部门组织或由本部门代表学校组织各项活动中形成不一样形式、不一样载体文件材料。具体范围见附件一、附件二。

　２、归档关键以本校形成不一样载体、形式文件材料为主，要尤其注意全局性、综合性文件材料；上级针对我校指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是上级和其它单位发来文、电等材料。

　三、归档标准

　归档应按问题、时间和文件材料自然形成规律保持其有机联络，并按文件关键程度，区分保留价值，分类归档，使归档文件材料能完整、正确、全方面地反应学校真实面貌和部门关键活动，且便于保管、查找和利用。

　四、归档方法

　1、分类

　（1）分年度

　归档文件应按其形成或针正确年度分开。通常来说文件应归入文件形成年度；跨年度请示和批复，应归入批复年度；跨年度计划、计划，应归入文件内容针正确第一个年度；跨年度总结、汇报，应归入文件内容针正确最终一个年度；跨年度会议文件，应归入会议开幕年度；历经数年办完文件，应在结束年归档。

　（2）分问题

　归档文件应按其形成（或承接机构）和问题归档，即按某一机构形成（承接）某一件事（问题）分别归档。

　（3）分保管期限

　归档文件按要求保管期限，即永久或长久或短期分别归档。（详见保管期限表）

　2、组合

　通常以问题特征为主，结合作者、名称内容等特征按年度归档。内容和排列次序以下：

　工作计划、总结等综合性文件，通常可按责任者或名称标题组合。

　管理和业务活动形成业务文件、调研材料，按问题组合。

　统计、报表、名册等文件，根据格式名称组合。

　简报按名称或期号组合。

　会议文件，按会议届次进行组合。

　非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合。

　其它文件材料可依据要求形式按归档标准组合。

　3、排列

　归档时，应按文件关键程度和形成时间次序进行排列：

　批复、指示在前，请示、汇报在后；

　正件在前，附件在后；

　印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；

　转发通知、决定、指示在前，被转发件在后；

　非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

　其它文件材料按其形成规律和特点，按归档标准排列。

　4、对在装订线以外有字迹文件材料或破损文件材料，和和文件材料不可分割照片、字条等，要加边、修补和裱糊方便保持原样，长久保留；对较大表格、纸张要合适进行折叠，拆除文件材料上易锈蚀金属物。

　5、归档文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章各个项目，编制件号；归档章位置在每件文件首页上端空白处。文件件数，通常以每份为一件；请示和批复，汇报和指示，文件正本和不一样稿本，正文和附件，正文和文件处理单，原件和复制件，转发文和被转发文，报表、名册、图册，来文和复文等可视为一件。

　6、编目

　归档时，归档文件应依据我校档案分类编号方案逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者（制发文件组织或个人，即文件发文机关或署名者）、文号（文件发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范可自拟标题，外加“［］”）、日期（文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如0202）、页数（每一件归档文件页数。文件中有图文页面为一页）、备注（注释文件需说明情况）等项目应一一认真填写。

　7、装盒

　将归档文件按件号次序装入档案盒。

　8、填写备考表

　备考表置于盒内文件以后，项目包含盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件人员姓名）、检验人（负责检验归档文件整理质量人员姓名）和日期（归档文件整理完成日期。）

　第六条 归档验收及归档时间

　一、文书部门整理好档案，经档案科检验合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并推行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。

　二、党群、行政类档案于第二年５月底前向档案科归档移交。

　第七条 本实施细则由档案科负责解释。

　第八条 本实施细则经云南医学高等专科学校档案工作管理委员会讨论经过后实施。

　附件一：党群类档案归档范围和保管期限表

　附件二：行政类档案归档范围和保管期限表

　附件一：

　 党群类档案归档范围和保管期限表

　一、党委办公室

　１、上级党组织相关党建设和党务工作文件材料 长久

　２、党委召开多种关键会议文件材料

　(1)会议计划、请示、批复、会议通知、工作汇报、议程、参与会

　议人员名单、领导讲话稿、会议讲话稿、会议选举行法、候选人情

　况介绍和记录表、选举情况统计、选举结果、决议、上级批复 永久

　(2)会议简报、提案及办理情况、小组会议统计、会议情况、关键

　贺电、贺信 长久

　(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证及选票式样 短期

　３、多种会议统计

　党委会、党委扩大会、党政联络会、书记办公会、书记校长碰

　头会、党委民主生活会等会议统计 永久

　４、党委工作计划、计划、总结（包含经验总结）、汇报（包

　括调查汇报） 永久

　５、党委公布决定、指示、指示、批转、通报和通知 永久

　６、党委和上级党委调研、检验、巡视学校工作形成文件材料 永久

　７、党委负责同志在校内关键讲话和参与上级召开会议讲话稿 永久

　８、党委工作简报 长久

　９、党委大事记 永久

　10、党群系统机构设置、撤销、更名和启用、废止废除印章（包

　括印章实物）通知 永久

　11、党群系统关键统计材料 永久

　12、党委相关保密工作、秘书信息工作文件材料 长久

　13、校友总会会议统计及相关校友工作文件材料 长久

　14、关键群众来信来访及处理情况材料 长久

　15、党群工作规章制度 长久

　16、上级相关宣传工作文件 长久

　17、我校宣传工作计划、决定、汇报、通知、总结和统计 永久

　18、教职员思想政治工作动态及调查材料 长久

　19、理论学习决定、通知、计划、总结 长久

　20、《云南医学高等专科学校》简报合订本 永久

　二、组织人事处

　1、各直属支部及党校工作计划、总结、请示、汇报及党委批复 长久

　2、上级相关组织、干部工作文件 长久

　3、我校组织工作计划、总结、决定、汇报及上级批复等文件材料 永久

　4、我校组织机构设置、变动请示、汇报及决定、批复、通知 永久

　5、落实政策相关材料 长久

　6、副处级以上干部任免、调动和离休汇报、决定、批复、

　通知（若需要上级同意，应附任免呈报表） 永久

　7、副处级以上干部名册 永久

　8、党员、党组织及干部统计报表 永久

　9、各分党委、总支、直属支部改选汇报及审批材料 长久

　10、各直属支部委员名册 长久

　11、党员名册 长久

　12、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、开除

　党籍文件材料 永久

　13、发展新党员、预备党员转正名册 永久

　14、出国人员政审汇报及上级批复等文件材料 长久

　15、组织、干部管理工作规章制度 长久

　16、上级相关统战工作文件 长久

　17、我校统战工作计划、决定、汇报和总结 永久

　18、统战工作情况调查、经典材料、统计报表 永久

　19、我校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久

　20、台、港、澳和侨务工作材料 长久

　21、各民主党派组员和责任人名册及相关材料 长久

　22、统战工作关键会议统计 永久

　23、各民主党派关键活动相关材料 长久

　三、纪监审处 

　1、上级相关纪律检验工作文件 长久

　2、纪委工作规章制度 长久

　3、我校相关纪律检验工作计划、汇报、总结、调查材料及关键统 永久

　4、校纪委会议统计 永久

　5、党员处分、复查材料 长久

　6、群众来信、来访及处理意见 短期

　7、上级相关监察、审计工作文件 长久

　8、监察、审计工作方面规章制度 长久

　9、监察、审计工作计划、总结、汇报请示及批复 长久

　10、监察、审计工作统计年报表及关键报表 长久

　11、审计汇报及相关材料 长久

　四、校工会

　１、上级相关工会工作文件 长久

　２、我校工会工作计划、汇报、决定、总结等文件材料 永久

　３、职代会、教代会相关文件(通知、代表名单、议程、工作汇报、

　领导讲话稿、总结、决议、选举情况及结果、批复等) 长久

　４、表彰工会优异集体、个人材料、名单 长久

　５、基层工会干部名册 长久

　６、我校相关工会工作情况材料 长久

　７、由校工会主办全校性重大活动文件材料 长久

　五、校团委

　１、上级相关共青团、青年工作文件 长久

　２、团代会文件（通知、名单、工作汇报、决议、选举结果、

　领导讲话、大会讲话和大会经过文件） 永久

　３、学代会通知、名单、工作汇报、决议、选举结果、领导讲

　话、大会讲话等文件 永久

　４、团委工作计划、总结、汇报 永久

　５、团委工作经典调查、调研材料 长久

　６、表彰和奖励优异集体、优异个人相关材料 长久

　７、处分团员、团干部决定及复查材料 长久

　８、同意入团、离团材料及名单 长久

　９、团干部名单 长久

　10、团员名册 长久

　11、团委会议统计 长久

　12、学生会工作计划、总结及开展关键活动文件材料 长久

　13、多种社团活动、勤工俭学、社会实践相关材料 长久

　14、各分团委、团总支相关材料 长久

　15、团委牵头组织重大活动相关材料 长久

　附件二：

　行政类档案归档范围和保管期限表 

　一、校长办公室

　１、上级相关高校行政管理综合性文件 长久

　２、全校性规章制度 永久

　３、我校中长久计划，年度、学期工作计划、总结、汇报 永久

　４、校长办公会、校行政办公会等会议统计、纪要 永久

　５、全校性工作会议、座谈会文件 长久

　６、我校行政领导在校内外多种关键会议上讲话、讲话稿 永久

　７、我校教育事业计划、计划及上级批复 永久

　８、我校向上级请示及其批复 永久或长久

　９、我校各部门请示及学校批复 长久

　10、全校性工作调查材料及经验总结 永久

　11、高等学校基层报表 永久

　12、我校行政系统启用、停用、更换印章通知包含印章实物 永久

　13、学校概况、介绍 永久

　14、学校大事记 永久

　15、《校情简讯》、《行政会议纪要》 长久

　16、校长办公室工作计划、安排、总结等文件材料 长久

　17、关键统计报表、统计分析汇报及相关材料 永久

　18、由校行政或校办负责主办其它全校性重大活动

　形成文件材料 永久或长久

　19、关键群众来信来访及处理情况材料 长久

　20、上级相关档案工作文件 短期

　21、档案工作规章制度 长久

　22、我校档案工作计划、计划、总结、请示、汇报及上级批复 永久

　23、档案工作统计报表 永久

　24、相关学校情况剪报 永久

　25、档案科指南、全宗介绍 永久

　二、组织人事处

　１、上级相关人事工作文件 长久

　２、我校人事工作规章制度 长久

　３、我校相关人事工作计划、汇报、总结、调查材料、会议统计 永久

　４、上级下达我校编制及学校机构编制计划、计划、汇报

　等文件材料 永久

　５、相关校内机构设置、改变文件材料 永久

　６、行政干部任免等文件材料 永久

　７、表彰和奖励优异集体、优异教职员材料 长久

　８教职员材料  长久

　９、我校师资培养和老师队伍建设文件材料 永久

　10、人事统计报表 永久

　11、教职员名册 永久

　12、教职员评定、聘用专业技术职称材料及上级批复（按类

　归档，并附审批表） 长久

　13、我校教职职员资调整材料、名册 长久

　14、教职员转正定级材料 长久

　15、教职员校内调动材料 长久

　16、招收、录用教职员材料 长久

　17、教职员调出、调入相关材料（含工资、行政介绍信及调动通知）长久

　18、教职员办理退职、离职相关材料 长久

　19、教职员办理离休、退休相关材料 长久

　20、教职员办理病假、事假、探亲假、优育假、计算工龄

　等相关材料 长久

　21、教职员办理自费留学，因私出国申请及批复材料 长久

　22、相关教职员生活福利、劳保、伤亡抚恤文件材料 长久

　23、相关教职员离、退休后返聘、使用临时工文件材料 长久

　24、我校相关社会保障方面文件材料 永久

　三、保卫科

　1、上级相关安全保卫工作文件 短期

　2、我校安全保卫工作规章制度 长久

　3、我校安全保卫工作计划、总结、汇报、请示及

　批复等文件材料 永久或长久

　4、要害部门安全保卫、消防工作 长久

　5、出国（境）人员登记材料 长久

　四、后勤管理集团

　1、上级相关后勤工作文件 短期

　2、我校后勤工作规章制度 长久

　3、后勤管理集团工作计划、安排、总结、汇报及上级批复 永久

　4、后勤管理集团干部聘用相关文件材料 长久

　5、后勤管理集团和各下属部门签署任务、经费包干协议、协议书 长久

　6、后勤管理集团各下属部门给后勤管理集团多种请示、汇报及批复 长久

　7、资产管理工作计划、总结、请示、汇报、上级批复及其它相关文件 长久

　8、我校相关车辆编制及我校现有多种型号车辆统计、记录表 长久

　9、我校房屋、家俱财产管理、统计等材料 长久

　10、我校校园绿化、膳食工作相关文件材料 短期

　11、资产管理工作计划、总结、请 示、报 告、上级批复及其它相关文件 长久

　五、离退休管理科

　1、上级相关离退休工作文件 短期

　2、我校相关离退休工作计划、总结、请示、汇报、上级

　批复及相关活动安排 长久

　六、信息中心

　1、上级文件 短期

　2、部门工作计划、总结、请示、汇报及上级批系、指示 长久

　3、部门规章制度 长久

　4、部门其它相关文件材料 长久