吕翊菲 广西电力职业技术学院

人事档案记载着本人的主要经历、政治面貌、道德品德等关键信息，是干部录用、提拔、职称评审的重要依据，在个人的职业生涯中发挥着至关重要的作用。通过提高人事档案精细化管理水平，能够更好地发挥人事档案的信息更新、参考证明、咨询决策的作用，更高质量地服务干部提拔、职称评审、人才培养工作。

中共中央办公厅在二零一八年制定的《干部人事档案工作条例》中指出，要对干部人事档案管理工作的制度、内容设计、日常监督管理、使用考核、纪律监察等方面进行完善。《干部人事档案工作条例》为今后的一个时期内部人事档案保存研究与管理指明了方向，在人事档案管理的实际研究与工作中要创新管理办法，继续促进人事档案管理工作科学化、制度化、技术规范化，积极服务人才管理工作和新形势下的中国特色社会主义教育事业。

大学集教育、科学研究与社会服务为一体，性质相对复杂，主要人才种类有专业技术、行政管理干部和工勤技术人员等，而人员编制种类则包括了实名编制和非实名制员工、外聘工作人员，所从事的学科、职称方面比较复杂，高校中的行政工作、科研活动、教学活动、职称评审、干部提拔、岗位变动等会产生大量的档案材料，这些材料蕴含着的信息不仅反映了教职工的德能勤绩的原始记录，也是学校的宝贵财富，对于学校的发展建设、人员分配和教学质量的提升都有至关重要的作用。随着大数据时代和高质量发展的需要，人事档案管理的内容变得更加繁多，工作程序更加复杂，要求提供更有参考价值和个性化的服务。做好新形势下高校人才档案管理工作，使得人事档案能够更好地服务于人力资源管理，有利于构建学校人事工作新格局，提高学校人事档案服务水平。

（一）精细化管理的含义和要求

精细化管理源自企业科学思想和技术方法，是中国社会分配的细致化及其服务的细致化对现代管理的需要，是企业建立在常规管理的基础之上，并把常规管理推向更深化的基本思维和模式，是指中国企业以最大程度地节约企业管理所占的各种资源比例和减低企业管理生产成本为目标的科学方式。根据现代管理学提出，中国企业科学化管理模式有三个阶段:第一层次是标准化，第二个阶段是细致化，第三阶段是人性化。在企业精细化管理就是实行经理责任，把经理责任细化、明确化，它规定每一位管理人员都必须工作到位、尽责。首先管理人员要把事情做到位，所有事情要天清日结，每日都要对当天的情况加以检验，对问题加以改进，并及时处理等等。现代管理理论的创新、信息技术的发达和各种终端设备的进步，已经为精细化管理提供了可行性条件。

人事档案精细化管理，是指通过对人事档案管理工作的各个环节加以精细划分，把精细化管理理念渗透到人事档案管理工作，从而概括并总结出在各个环节的最佳管理工作方式，以期达到对档案业务功效的最优化。档案精细化管理工作更多地强调了标准化、数字化、精准化管理，是人事部门做到科学管理、合规规范的重要基石，对提高档案生命周期中的管理品质也有着难以忽略的关键作用。

（二）人事档案精细化管理的要素

人事档案精细化管理的服务要素，主要分为以下几个方面:一是完善的人事档案管理体系，制度能否健全，直接影响着实施情况和考核否落实，所以人事档案精细化管理就一定要有基础的管理制度，包括了全面的工作制度、健全的管理人员队伍、具体的职能分工、动态的培训管理机制等；
二是统一的执业规范和标准，缺乏标准化的管理流程就很难实现精细化服务，而人事档案管理系统的精细化管理服务则是将人事档案的收集、整理、查询、转入、转出等的相关服务办理过程规范化、标准化；
三是可细化定量的科学管理方法，如在建立岗位责任制过程和各种管理制度流程过程中，将定量指标细分到人事档案管理的所有功能板块，再细分到每位人、每位档案盒中，使各项管理工作自始至终都保持在受控态势，同时，通过科学计量方法，把参考咨询、业务指导和企业管理等工作中各种能量化的指标全面衡量，以实现在管理工作的全过程中凭数据说话，并以数据为评价管理工作质量的基础依据；
四是较高的信息化水平和服务能力，没有较高的信息化管理水平，规范化管理服务能力就会受到制约，与当前人事工作的改革和个性化服务的期望存在较大距离；
人事档案管理员的素质也影响到服务效率，需要有较高理论水平和丰富实践经验的人才支撑。

过去很多高校采用的是粗放管理人事档案的方式，管理目标大多是为了应付了事，完成档案收集、整理和编码，缺乏长期的规划，人事档案的管理不够规范，缺乏标准的流程，整理质量和利用效率都较低，主要体现在以下五个方面：

（一）人事档案的管理理念落后

因为归档工作没有直接产生效益，档案管理的效益也无法及时实现，造成了部分学校教师对档案管理工作缺乏重视，不能建立最基础的规范化档案管理意识，认为归档管理的工作并不是核心工作，而只是要求文档不泄密、资料不流失，在资金建设上也严重不足，更别说进行长期规划建设、配备专职人才队伍。在某些学校不能设置专职档案保管人员的学校，由于兼职档案保管人员往往必须兼顾其他职责，能用在档案管理上的精力也严重不足。档案工作岗位职责不够明确，缺乏较好的约束机制和责任落实。

（二）人事档案的内容不够全面准确

当前随着人事关系的多样化，部分人事档案的收集有一定的难度。如人事档案中的履历信息，因时代久远无法补充相关的佐证材料难辨真实性，亲属信息不够准确，出于隐私保护的需要，个人可能很难提供最真实准确的情况。随着时间的推移，如无干部提拔任前审核履历信息也很少更新，反映个人工作的创新成果和发明设计等信息未能全面反映等，导致部分信息不能及时得到利用。

（三）人事档案的业务程序不够规范

按照当前的人事档案制度，还需要对有关个人的出生日期、参加工作日期、入党时间、学位以及工作经验等的有关材料进行专项审核认定并加以补充，有些缺失的人事档案材料如学历和过往的工作经历，需要外来单位进行补充收集，而很多职工来自其他单位，不仅需要和以往工作真实准确且及时归档是当前比较复杂的问题；
还有，一些悠久的历史材料和遗留问题也缺乏科学的解决途径单位的相关工作人员联系，还需要开具不同的介绍信和证明材料，而如何保证补充材料的。很多高校在补充收集人事档案材料的过程中普遍遇到无法补回材料的情况，经个人催补后需要单位出具相关证明依然无法补回而造成缺失材料一直处于丢失状态。

（四）人事档案管理的库房建设不足

在实际工作中，一些高校不愿意为人事档案室购买较好的设备、基础设施，档案室库房比较简陋，纸质档案保存的环境意识比较淡薄，对容易引发的档案发霉、发潮、腐蚀、泄密、火灾等隐患，没有引起足够的重视，更不愿意在管理硬件措施上加强建设，这对档案的利用和开发产生了非常不利的影响。管理理念的落后，不能满足新时代档案服务的需求，不利于提升档案的利用价值，而且库房硬件设备的落后和老化，不仅会降低档案使用的效率，甚至造成重要文件材料的丢失、人工操作的失误，增加档案管理的难度。

（五）人事档案的信息化管理浮于表面

当前，很多学校仍主要通过手工方式进行档案的梳理、采集、查档等工作，劳动强度过大、工作效率低下；
尽管有部分学校在教育管理工作中引进了计算机技术和信息化软件，但信息技术管理的手段也只是单纯的查询、复制，没有对管理干部年龄、学位、能力考核、专长技能和专业方向等相关信息进行科学分析并进行科学合理的数据匹配，与其他人事系统的匹配性还较低，不能快速从档案中获取准确的数据完成信息核对，进而影响人事服务的满意度和档案利用的服务质量。

（一）更新管理观念，营造精细化管理的氛围

实施细致管理工作，首先需要解决的提问便是向人事档案工作者灌输细致管理工作的重大意义、重要性、可实施性，要让其充分认识档案管理工作的必要性，改变工作观念，提高细致化的意识，努力营建崇尚细致化的文化氛围，并逐步完善当领导者的心智模式。建立以人为本的管理模式.首先需要明确人事档案工作者在管理中的地位，要根据调整其兴趣、积极度和创新能力去进行各项活动，最大化地充分调动人事档案工作者的能力，最广泛地去充分调动人事档案工作者的积极力。

（二）健全管理体系，加强责任落实

实行精细管理必须突出责任管理，强化责任，做到事事有人管。精细化管理要求对流程中的每一执行环节都制定明确的执行标准。在实践中针对新情况、新要求不断完善、补充各项管理工作制度和工作标准.真正建立起一套科学、规范、操作性强的制度体系，才能形成一种具有强大动力的管理方式和运行机制。组织人事档案工作者，仔细研究学习《档案法》、《干部人事档案工作条例》、《保密工作法》、干部人事档案专项审核工作、组工通讯等有关档案管理的规定和上级文件的精神，结合本单位实际制定人事档案管理的规章制度，明确人事档案管理的岗位职责，细化工作要求，强化责任落实，确保工作落到实处。

（三）规范业务流程，保证归档材料准确性和及时性

建立和完善人事档案的收集、整理、查阅、转入、转出等日常管理业务的业务程序，严格规范档案材料形成、鉴别、传递、归档的管理细则，进一步优化人事档案材料收集、整理、归档、转出和转入的相关流程和审批表格，简化利用手续，在审批手续上逐步施行电子审核，提高办理的效率。要更加全面选拔使用和评价党员干部，在党员干部任前考核中要着重审核《干部任免审批表》、《干部任前审查表》、《试用期满转正考核表》、试用期满考察材料等关键材料是否全面正确；
此外，还要注重搜集学位、专业技术人员、资格考试、学术带头人、重要科研成果等体现个人能力的特色资源，多收集干部能力档案和反映个人专业特点的材料。除了完善人事档案的内容外，还要保证收集材料的及时性。对涉及个人职称、人事变动、调整工资等材料，及时督促相关部门对电子材料及时收集移交，对于难以收集的材料，要加大收集力度，与相关部门沟通和整合资源，拓宽收集的渠道和办法。同时对接收的归档材料实行全方位审核，落实归档材料负责制，强化领导，并对新形成的归档材料采取专门审查制度和交接制，做到所有归档材料卷卷均可查、可用，卷卷准确；
同时建立统一、规范的归档材料。

（四）改善办公条件，落实量化管理

根据《干部人事档案管理条例》的有关规定，为强化库房建设，严格执行了档案仓库、办公室、查档室的"三分开"建设原则，在坚持信息安全保密工作、布置适宜、科技应用的基本原则下，进一步完善档案室办公环境，并引入RFID智能档案柜系统和配套档案箱，即时盘点归档库存，精确管理到本，量化管理，做到档案材料排列有序，层次清楚，查阅方便，真正实现干部档案的日常管理精细化。

（五）创新信息化管理手段，提升协同力管理水平

在保证人事档案信息安全的前提条件下，把现代人事档案信息管理技术与干部选拔任用管理工作紧密联系，发挥现代计算机技术在党员干部管理工作方面的优越性。根据统筹规划、共享、上下互通、分阶段推进、重点突破的原则，积极开发高校人事档案管理电子信息平台，以提高使用价值。完善网站建设，发挥互联网资源优势，建立共享开放的信息管理服务网络平台。以数据中心为交通枢纽，实行网络式信息管理，对领导干部和各职能部门信息实行授权公开、共享，以达到信息管理服务的良性循环。

充分发挥已有资源优势推动干部管理工作信息化、互联网的发展。注重完善硬件设备，在基础设施硬件、信息技术获取与使用等方面增加资金投入。同时，要充分研发信息系统中的自主生成干部任免基本情况和辞职、调动审批表、调整岗位名单等功能，并适时地把企业教职工的基本情况、人事变化状况、职务调动、获奖情况、年终考评结果和到龄退休情况等所形成的数据更新到员工名册中，以提高人事部门信息化水平，以档案信息化促进学校管理工作的全面民主化、科学性和规范性。同时提高了人事信息系统库的“鲜活度”，促进人事信息系统管理工作的动态化和科学性，达成了干部信息系统数量新、资源全的管理工作规范。

（六）强化培训，形成合理人才成长机制

由于人事档案管理工作的复杂化以及档案保管的高技术化，这就对工作人员提出了更高的技术要求。档案管理工作人员既要作为档案科技操作的专家，也要掌握人事管理、计算机技术以及有关基础知识。要加强对档案管理人才培养力度，着重提升教师队伍的业务素质，挖掘新人员潜力，努力培育既懂档案又懂管理技术的新的复合型人员，以满足现代化、信息化管理的新要求。进一步提高干部管理工作效率和服务质量，以更优秀的技术人员服务于档案管理工作。

要科学合理地建立好岗位职责规定和目标责任制，拟定好长远的人才发展规划，加强岗位培训和继续教育的力量，形成合理的人才培养发展体制，关注档案工作中实际存在的难点和热点问题，采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，探索档案服务的新途径；
精细化管理要求在细节上执行到位，要求实现整体绩效提升，必须建立与之相适应的人才培养与绩效考核体系作为保证。建立完善的考核与激励机制，将档案工作人员的业务工作开展情况与岗位、绩效工资挂钩，建立合理、公平的考核机制，制定量化考核评分标准进行评价工作。要进一步充分调动干部档案工作者的主观能动性，并鼓励其在学校日常管理工作中，为学校的人才队伍现状、干部政策制定、人才队伍发展计划以及日常管理工作等提供高质量快捷有效的信息咨询服务，以提升学校人事档案管理工作的品质与效能。

高校人事档案工作应在高校领导班子的高度重视下，进一步建立健全的人事档案管理机制，完善人事档案管理的库房环境，更新硬件设备，进一步规范人事档案流程，进一步优化档案使用审核程序，进一步完善互联网信息化档案建设，提升人事档案的综合效率与质量，做到人事档案管理工作的精细化，为人才选拔和学校的发展发挥积极的促进作用。

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