李宁宁

（晋冀鲁豫烈士陵园 河北 邯郸 056001）

在当前大数据时代背景下，传统档案管理模式已经很难满足当下时代发展需求，其工作形式的转型与创新，俨然成为新时期的首要建设任务，这就需要各级组织单位，积极创新经营管理模式，在档案管理工作中引入信息技术，促进纸质文字向电子形式的转变[1]。但就目前来看，虽然许多企事业单位已经积极推进了档案信息化建设工作，但因受到诸多因素的影响，在实际工作中依然存在一些较为显著的问题，阻碍了信息化进程的推行与深入。如何采取有效的手段，合理借助大数据时代的便利条件，完成档案管理的信息化建设，是现代组织机构值得深度思考的话题，也是本文的重点研究课题。

1.1 提升档案资料搜集便利性的有效途径

大数据时代下的信息技术，被广泛应用到社会各界，尤其在档案管理中得到快速普及，这在一定程度上促进档案资料录入率的提升，使传统模式下成本高、时间长等弊端问题得到改善，在保证档案资料独立性、完整性的同时，使信息技术的优势作用得到充分发挥。档案资料的数据录入，逐渐走向多元化发展趋势，不再以单一的文字为主要形式，而是在此基础上全新增设图片、音频、视频等多种数据录入方式，这为档案文件的资料搜集、分析、汇总以及录入等创造更多便捷空间。

1.2 促进工作效率得以有效提升

基于网络时代的档案信息化建设，实现了人工档案管理模式向网络化发展的转变，为网络档案资源的搜集、查阅、浏览等提供更多便捷，减少许多不必要的中间环节，在提高工作效率的同时，借助局域网这一重要载体，促进了档案信息的共享工作，有效改善了传统档案模式下存储、使用二者的同步问题[2]。并且，档案实现跨地域查阅，使档案资料的传输效率与共享效率得到快速提升，便于档案本身价值的充分发挥。

1.3 是保证档案资料完整性的关键手段

通过加强档案信息化建设，可以有效避免档案资料的破坏与损失，真正实现智能化、数字化的档案管理工作，既减轻了用户在档案查阅、拆装、复制等环节的时间成本投入，又有效降低了对原始档案的磨损程度，是对档案资料的一种保护手段，使其内部资料信息的真实性、完整性得到有力保障。当因突发情况需要异地调取档案资料时，档案使用者无须等待，只需要通过计算机网络平台便可实现在线快速调取，突破传统模式下空间与地域的局限性，减少了纸质资料的运送环节，在规避档案资料丢失问题的同时，进一步增强档案信息的安全性，起到良好的保护效果，使其实际使用寿命得到延长。

2.1 管理观念有待发展

观念是行动的先导，也是工作的指南针，只有具备良好的思想观念，才能带领实践工作走向正确的发展道路。大数据时代的到来，为我国各个行业带来不小的冲击，档案信息化建设与管理发展已经刻不容缓。但就目前来看，尽管我国各地已经推行了档案信息化建设工作，但由于长期受到传统观念的影响，普遍存在着一些认识不到位、理解不深入的问题，从事档案管理的工作人员尚未具备良好的互联网意识，无法实现专业知识与信息化发展的有机结合，实际信息化管理能力相对较为薄弱，不利于信息化建设目标的顺利达成，在一定程度上限制了企业单位的良好发展。

2.2 档案管理手段存在滞后

在信息技术蓬勃发展的今天，社会企业的经营模式逐渐出现转变，虽然已经引进多种信息化技术，但在档案管理中，依然以手工登记或记录的方式为主，这在一定程度上增加了工作人员的工作压力与任务量，不但会提升管理成本，还会影响工作效率[3]。并且，许多企业的信息化办公设备无法更好满足实际工作需要，未能搭建起相对完善的系统平台，无法实现与网络平台的有效衔接，在档案信息化的建设与管理期间，将会对数据传递与接收带来不利影响，无法保证档案资料的时效性、有效性，严重阻碍档案信息化管理工作的顺利开展，很难取得更理想的信息化建设效果，这是目前社会企业应重点关注的话题，需要积极做出改变。

2.3 制度体系不够健全

无论任何一项工作，制度体系都至关重要，不但是开展工作的前提条件，也是保证工作效果的基础保障。就事实来看，正如文章上述所讲，许多企业在长期受到传统观念的影响下，对于档案信息化建设缺乏足够关注，将管理重心更多放置在生产建设中，对该项工作的投入力度较为薄弱，尤其在制度体系方面，更是存在不健全、不完善的情况，在缺乏强有力的制度保障下，将极易导致档案信息化管理陷入困境，无法走向正确的发展道路。在长期制度体系缺位的情况下，无法实现对档案管理工作的监督管理及约束检查，这是影响档案信息化管理效果的主要因素之一，也是极易出现档案管理风险的主要环节，需要相关部门给予高度重视，积极做出改变，规避档案管理问题与风险隐患的出现。

2.4 档案管理人员素质问题

档案管理人员是档案管理工作的参与者、执行者，他们业务水平的高低，将直接影响工作质量。目前，我国多数企业对于档案管理人员的要求标准并不高，未能结合档案管理工作的实际需求，定期对其进行教育培训，进而导致档案管理人员的业务能力与职业素养得不到有效提升，无法准确掌握更专业、先进的档案管理知识，自身专业素质与技能很难满足实际工作需求[4]。并且，许多档案管理人员的理论基础多数倾向于传统档案管理模式，自身的信息素养并不高，不能熟练操作系统平台对档案资料进行系统化、智能化的管理工作，工作方式方法不能及时更新，这不但会对信息化档案管理进程带来阻碍，还会因自身素质问题而诱发档案数据丢失、遗漏、恶意篡改等不良现象，造成不可挽回的后果。

3.1 提高观念认识，营造信息化建设环境

良好的网络环境建设，是开展档案信息化管理的前提条件，在一定程度上决定着实际建设目标能否顺利达成。为保证信息化建设成果，可以通过档案宣传、建章立制等多种方式，面向企业全员进行推广宣传，作为企业的掌舵者，领导干部应以身作则，充分发挥自身表率作用，带领所有员工逐步加深对信息化建设与管理的认知、理解程度，并将档案信息化工作纳入企业发展战略中，将其作为首要任务来抓，在实际工作中推进和实施。

基于大数据时代的档案信息化建设，应结合新时期发展形势，充分考虑企业的实际经营情况，全面加强基础设备投入，为档案管理工作的转型与升级营造良好的环境氛围。具体来讲，需要从以下几个方面入手：首先，全面加强信息化建设投入力度，保证档案工作的硬件、软件设备设施配备齐全，为档案资料的搜集、分析、汇总以及提取等多个环节提供基础条件，打好扎实的环境与设备基础。其次，注重档案管理观念的优化与创新，结合新时代发展需求，对现行的档案管理机制进行调整，不再以人工模式为主要工作形式，取而代之的是更多先进的网络信息手段与方法，以此将档案信息化建设工作准确落实到位[5]。最后，保证各项基础设施的齐全性，在企业内部设立独立的档案管理资料库、信息库、数据库，做好网络软件的协调与更新处理。针对规章制度方面，要在现有的制度体系中加入信息化管理规章内容与工作标准，保证档案信息化管理中的职责权限与义务得到明确。

3.2 创新档案管理手段，搭建信息化管理系统

创新是引领发展的第一动力，企事业单位应具备良好的“创新”意识，与时俱进、积极创新档案管理模式与手段，合理借助多种信息技术手段，搭建起完善的信息化管理系统，保证档案文书的安全性。在实践中，企业可以适当引进物联网、大数据、云计算等多种技术软件，搭建符合企业发展需要的信息管理平台，全新增设档案信息的搜集、分析、汇总、存储等信息系统，为文书档案资料的整理与使用提供更多便捷。并将最终处理数据准确录入到平台内部数据库中，逐步取缔多余的工作环节，在减轻档案管理人员工作压力的同时，节省更多时间与管理成本，以便促进档案管理水平、管理质量的有效提升。不仅如此，还需构建档案保密系统，要求档案管理的每个流程都能得到安全保证，要求重要机密文件的管理人员与部门或组织单位签署保密协议，在制度体系与规章制度的全面保障下，使档案信息的安全性、全面性得到有力保障。并且在信息化管理系统的辅助下，可以使整个档案管理流程变得更加严谨、规范，在此基础上进行监督与管控，管理人员只需操作计算机，便可对档案资料的入库与出库情况进行准确掌握，详细了解档案的借阅与规范情况。当发现档案资料存在归还不及时或工作人员不能规范行事时，那么便需要根据规章制度，对其进行及时查处，以此保证档案管理工作变得更加规范，逐步增强管理人员对档案工作的重视程度，进一步促进预期目标的顺利达成。

3.3 健全制度体系，实现规范化的档案管理

为进一步提高档案信息化管理水平，取得更理想的建设成果，企事业单位应着重加强制度建设，充分考虑大数据时代的发展趋势，结合自身实际发展需要，建立健全的档案管理制度，严格遵循“三体系”的基本原则，实现对档案管理工作的统一标准、统一制度以及统一管理。

首先，企业应具备良好的大局观意识，充分考虑到档案信息化管理中资料搜集、分析、汇总、归档、统计、保管、使用、存储等多方面管理要素，因地制宜对每个管理环节制定相应的规范制度，必要时可落实岗位责任制，将档案管理职责准确划分到岗位及个人，促使各级档案管理人员都能清晰认识到自身岗位的重要性，进而严于律己，认真履行岗位职责，不断朝向规范化、制度化的发展道路前行，便于档案资源优化整合、共享利用目标的实现。

其次，按照国家政策中所规定的档案信息化建设标准，逐步建立适合自身发展特色的规章制度，结合档案管理工作性质，制定并规范每一类型档案的信息化操作的实用手册，为档案管理人员及使用人员的操作提供便捷，全力促进档案信息化建设进程的逐步加快[6]。

最后，加强电子档案管理激励约束机制的建立与完善，在年度考核体系中融入档案信息化建设，安排专人定期对其进行检查、指导及监督，确保整个工作能够在国家政策规定范围内规范进行。档案信息化建设是一项需要长期坚持的任务，所应用到的制度体系并不是一成不变的，而是需要根据时代发展与国家政策变化而实时调整，这就需要企业及时调整并完善相关制度，保证制度体系内容的全面性与完善性，为电子档案工作的有序开展提供制度保障。

3.4 注重工作人员素质培养，保证档案管理质量

作为档案信息化建设与管理的主导者，档案管理人员应形成正确的责任观念，与时俱进，跟随时代发展适当转变自身思维观念，积极学习先进的工作方法与技巧，通过学习来加深对档案管理的认知与理解，保证自身思想与理念的及时更新，以此取得全新的感受和体验，实现自身综合能力与文化素养的共同提升，在实际工作中找出自身存在的问题和不足，及时处理问题并改进，使自身工作范围与职责得到明确。在此期间，企业单位应注重加强人才培养力度，在做好档案管理专业知识的讲解外，注重信息技术与操作技能的传递，适当宣传国家在档案信息建设方面的法律法规，将更多专业且优质的档案管理知识传递至每位基层人员，提高他们的业务水平与信息素养，在潜移默化中认识到信息化建设在档案管理中的重要性。并且，企业还需积极开展信息化建设的培训讲座，面向全体工作人员进行正向引导，使他们对档案信息化管理以及相关知识的理解更加深入，有效防止因自身素质而诱发数据丢失、违法乱纪等不良行为的出现，以此来提升档案管理人员的个人综合能力。

3.5 加强资源投入，为档案基础建设与资源共享助力

正如上述所讲，档案信息化管理是一项较为烦琐的系统性任务，因为关系到企业的经营发展，需要保证各部门的人力、财力、物力等协调配合，才能促进该项工作的顺利开展。在这种情况下，企业应适当加强资源投入力度，为档案信息化管理打好扎实的建设基础，为资源共享做出努力。

其一，档案信息库的建立与完善。在档案信息化建设与管理中，需要经过档案资料从纸质版逐渐转变为电子档案形式的过程，保证各项数据信息的实时传递与接收，这就需要建立起相应的档案信息库，便于文字、照片、音频、视频等形式的电子档案的传递与存储[7]。在开展日常管理工作时，应保证档案内资料信息及时补充与完善，在此基础上做好数据信息库的维护管理，保证档案信息库得以稳定、良好运行。此外，应设立档案文件及目录，将各项数据信息准确录入其中，便于后期的信息查阅与审核。

其二，信息化基础建设环节。针对该环节的建设工作，应适当引入硬件系统，为信息化管理平台的建立提供支撑，配套操作便捷、配置功能完善、兼容性强等诸多符合档案建设标准的操作应用软件，为档案资源的实时传递与共享创造更多有利空间。在满足档案管理工作需求的情况下，妥善选择经济实用型的电能、扫描仪等硬件设备，保证建设资金的合理使用。

其三，档案资料保密处理。企业应做好加密技术的应用工作，针对非专业认识无法清晰读取且破解的数据信息，在前期设定的档案密码与相关指令下，对各项数据信息进行加密处理，这样做不但可以使数据信息的安全性、可靠性得到保障，同时有效降低信息泄漏风险的概率，进而为档案使用者提供更准确的参考数据，便于经营决策的制定。

综上所述，大数据时代下，社会各行业发生了日新月异的变化，想要更好顺应时代发展，需要从档案信息化建设与管理角度入手，在深入分析影响信息化建设效果的主要因素后，采取针对性的改进方案，积极创新管理观念，加强制度建设，创新档案管理手段，不断提高档案管理水平，全力推动档案信息化目标的顺利达成。

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