谭艳君

（山西省吕梁市汾阳市政务大厅，山西 吕梁 032200）

事业单位是指政府部门设立的公益性机构，负责所辖区域的教育、行政、科技等社会服务。事业单位档案管理工作具有显著的公共性、服务性、公益性、机密性特征，可为事业单位其他业务工作提供帮助。为发挥事业单位档案管理的作用，工作人员应树立规范化意识，实施档案的规范化管理。

事业单位档案具有凭证、参考作用，可体现事业单位的发展过程，用于分析事业单位的工作绩效、管理状况，也可总结事业单位某个时间段的发展成果，便于事业单位的管理、决策。但在实际工作中，事业单位档案管理存在如下不足，影响其作用发挥。

第一，缺乏重视，部分事业单位缺乏对档案管理的重视，并未结合自身工作需求制定相应的档案管理制度，导致档案管理工作存在偏差，如档案收集不全面、档案归档不规范、档案保管不合理等，导致档案资料遗漏或丢失；
第二，人才缺失，档案管理具备较高专业性，部分事业单位选择即将退休的员工负责档案管理工作，不能应用专业管理理念、手段开展档案管理工作，影响档案管理的规范性；
第三，水平滞后，在办公信息化发展背景下，事业单位在开展档案管理工作时，需建设电子档案，改变传统纸质档案的低效工作模式，但部分事业单位建设的档案管理系统功能单一，不能满足档案管理的收集、归档、查阅等需求，信息化水平滞后[1]。

针对事业单位档案管理问题，本文建议事业单位开展档案的规范化管理工作，从管理制度、管理人员、管理方式三方面入手，利用制度为档案管理工作提供指导，提高工作人员对档案管理的重视；
加强档案管理队伍建设，由专业人才开展专业档案管理工作，保障其作用有效发挥；
提高档案管理信息化水平，进而提升档案管理效率与质量。基于该理念，某市政务厅开展档案的规范化管理工作，取得显著成效，值得借鉴学习，具体要点如下。

2.1 制定完善档案管理制度

针对事业单位档案管理缺乏重视的问题，管理者可以制定完善档案管理制度，以规章制度形式明确规范档案管理的要求、工作人员承担的责任，约束工作人员的行为，提高重视，引导其切实落实规范化档案管理工作。例如，在某市政务厅中，制定的档案管理制度涵盖档案收集、整理、保管、查阅、保密等多个方面，并根据档案管理制度要求，明确档案管理人员工作责任，制定相应责任制度与绩效考核制度，指导、督促档案管理人员落实各项管理工作。

以档案收集为例，管理制度中明确所有与政务大厅工作活动、发展历史等相关的具有参考价值的文件、材料，均需纳入档案收集范畴，并将其划分为以下四类：1）与上级机关来往的文件，如上报党组的文件、资料等；
2）本单位的文件、材料，如会议文件、正式发文、工作记录、账簿、规章制度等；
3）与其他部门来往的文件；
4）与下级单位来往的文件。同时，在该政务大厅的制度中，要求档案管理人员做到归档文件真实完整，不存在重复、缺失问题，并按照《档案法》要求组卷。在责任制度中，如档案管理人员出现档案收集不完整、重复收集、组卷不合理等问题，给予扣除绩效分数的惩罚，影响档案管理人员的薪金与职业晋升，有效提高其对档案管理的重视。

2.2 加强档案管理队伍建设

针对事业单位档案管理人才缺失问题，管理者应加强档案管理队伍建设，结合档案管理需求，做好人才引进与培养工作，并加强人才管理，提高档案管理人员福利待遇，为事业单位保留更多优秀档案管理人才[2]。以某市政务厅为例，其队伍建设要点如下：

在人才引进方面，该市政务厅高度重视档案管理工作，明确专业人才的重要性，在档案管理人才招聘时，综合考虑应聘者的政治素养、业务素养、职业道德及信息素养，选拔综合型档案管理人才。其中，政治素养是指档案管理人员需了解档案管理相关政策法规及事业单位档案管理要求；
业务素养是指档案管理人员需了解档案管理的专业化、规范化要点；
职业道德是指档案管理人员应掌握档案管理工作纪律，明确档案保密工作要点；
信息素养是指档案管理人员应具备档案信息系统操作能力，可实施信息化档案管理工作。

在人才培养方面，该市政务厅定期邀请档案管理专家围绕档案管理政策法规、档案管理流程、电子档案等相关知识，进行档案管理人员培训。例如，对于新入职档案管理人员，由档案管理负责人就档案归档范围、档案归档流程、档案管理制度、档案保管期限等内容进行详细讲解，使新入职职工了解本单位档案管理要求，为后续工作提供指导，进而使其满足岗位工作要求，实现有效人才培养。

在人才管理方面，该市政务厅通过责任到人制与绩效考核制，约束管理档案管理人员，并根据档案管理人员需求，优化调整薪酬结构与内部晋升制度，提高档案管理人员的福利待遇，为档案管理人员的职业生涯提供规划，提高档案管理人员的积极性，进而实现规范化档案管理。

2.3 实施档案管理信息化建设

针对事业单位档案管理水平滞后问题，事业单位应实施档案管理信息化建设工作，加大资金投入，引进先进档案管理技术，构建档案管理信息系统，如电子扫描技术、OCR技术、数据库技术、电子标签技术等，替代传统人工操作，使档案管理更为规范有序。以某市政务厅的人事档案为例，其管理信息化建设要点如下：

第一，精准采集，在档案管理信息系统准确录入事业单位干部职工的各类信息，对于纸质档案资料，通过电子扫描技术，将其编制为电子图片文档，保障单位人事档案的全面收集。第二，智能管理，该市政务厅的每个职工均可注册成为档案管理信息系统的用户，根据职工的不同岗位，档案管理信息系统的应用权限不同。档案管理人员可进行电子档案的案卷处理、信息删减等操作；
普通职工仅可浏览查阅档案资料；
领导层可浏览查阅、调取档案资料。在档案管理信息系统应用后，该市政务厅的档案管理效率显著提升，档案收集不全面、档案信息错误或遗漏等问题出现率显著下降，也为档案资料查阅、开发利用提供便利。

综上所述，事业单位档案管理存在缺乏重视、人才缺失、水平滞后问题，影响其作用发挥。通过本文的分析，事业单位应提高重视，制定完善档案管理制度；
加强档案队伍建设，培养专业人才；
开展信息化建设，提高档案管理水平，从管理制度、管理人员、管理方式三方面入手，实现档案的规范化管理。

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