文/周越

内责书应用是实现物资有序供应、提高标准化保供水平的重要方式，解决了需求不够精准、服务针对性不强的问题，提高了物资供应效率，规范了保供行为、降低了采购成本，是项目物资供应需求管理的主要方式。文章通过对内责书的主要内容、作用、编制流程、重要环节等内容的研究，分析物资供应内责书管理模式应用成效，构建物资供应需求秩序，为项目需求管理和一体化服务提供规范性依据。

1.1 物资供应内责书主要内容。内责书是用户单位与物资供应双方根据国家相关法律、法规及企业制度的规定，本着平等协商、自愿的原则，就采购、质检、仓配、结算等物资供应服务以有偿合作的方式对有关事宜达成一致，订立的书面合同。在协议有效期内，用户与物资供应单位形成相对稳定的供需关系，通过提前制定保供服务方案，从而实现提升物资供应工作质效的目标。因此，内责书管理必须要做到：一是准确、合理、及时确定需求。根据项目实际生产建设任务和物资需求规律归纳整理出管理需求、物资需求、技术需求及操作需求，使物资供应工作能够提前准备，并选择有利时机、合理的价格实施采购。二是依据需求确定物资供应计划。综合配置人力、物力、财力，及时组建保供机构，按照既定保供模式编制项目策划。三是按照甲乙双方职责界面确定权利义务责任。通过共同协商明确甲乙方职责范围、内容、权限等，调动与发挥双方优势，促进有序规范高效保供，确保协议目标实现。

1.2 物资供应内责书作用。任何物资供应行为都应首先明确需要什么、什么时候需要和需要多少的问题。要明确这些问题，就要掌握需求信息，明确用户单位与物资供应团队职责范围与权限。因此，内责书的编制是开展物资供应管理的首要工作。内责书的作用主要有三个方面。一、作为开展物资供应工作的依据。项目生产建设所需物资种类繁多、需求量大、资金占用量大，要做到供应及时准确、库存合理、节约资金，就必须明确用户单位与物资供应团队职责界面，精准掌握供需动态。通过编制物资供应内责书，改变传统繁琐重复的业务操作方式，增强物资供应需求管理能力和资源控制能力。二、实现物资安全、效率、效益供应。天然气项目开发建设新会战要求物资供应工作要由粗放型向集约型转变，物资供应团队要充分对接用户单位及设计、施工等参建单位，利用各种信息、资源，发挥物资供应专业效能。同时利用内责书，对照检查、考核物资供应工作的有效性，降低供应成本和物资消耗，提高综合经济效益。三、监督优化物资供应工作质量。对照内责书中的职责，加强对物资需求计划、管理技术要求等信息的全面收集及后期过程跟踪、控制，有效建立供需秩序，把工作人员的精力从重复业务操作中解脱出来，进一步加强市场研究、需求研究、供应链技术研究与过程控制，同时有效约束用户单位与供应商，减少各方扯皮，确保物资供应工作良性运转。

2.1 内责书制定流程。一、收集需求信息阶段。一是收集分析整合需求。根据工程建设项目“三多”（用户单位多、服务要素多、权责条款多）的实际情况，物供单位贴近用户，通过用户牵头组织设计单位、各参建企业的相关专家和技术人员，收集、解析、汇总项目管理、技术、物资、操作等方面信息，整合服务要求，匹配服务范围、内容与价格。二是拟定内责书内容。依据前期分析和调研结果，结合项目特点，重点编制总体保供方案。二、技术交流阶段。通过用户组织设计及各参建企业生产、技术、工程施工管理等部门的专业人员，对拟实施的保供服务开展技术交流。技术交流阶段的物资供应专业人员选择要有代表性，即在专业内应具有较高技术水平、较多项目从业经历和良好表达能力，通过充分的技术交流，形成完善的技术要求，为制定统一的内责书奠定基础。三、服务内容确定阶段。经过技术交流，对物资供应团队提供的服务内容、人员素质、售后服务能力、费率价格等进行确定，并形成用户单位、物资供应单位双方一致认可的服务要求与权责条款。四、签订内责书阶段。一是框架协议文本的准备工作。确定供需双方的权利和义务、服务范围、服务质量要求、服务周期、售后服务、定价机制等内容。二是完成签审工作。按照协议签审流程，线上或线下逐级审批，签订内责书并妥善保存。五、执行内责书阶段。相关服务主体根据项目建设实际，依据需求计划和已签订的框架协议，按照审批后的计划组织开展各项服务。六、考核评价阶段。根据内责书下各项供应工作的执行情况，对物资服务进度期、质量、现场服务、售后服务等进行量化考核打分，并在质量回访工作中予以通报。内责书执行一段时间后，对协议的执行情况、执行效果、存在问题等方面进行评估，对不足之处及时改进，持续提升内责书的执行与运用效果。

2.2 内责书编制的重点环节。一、制定合理的服务要求。用户单位根据项目开发建设实际，精准制定服务要求，对项目工况、物况、服务范围、物资技术要求等遵循客观原则全面及时提出，既不过高造成功能浪费和成本失控，又不过低达不到使用要求，要充分结合项目工程建设实际，兼顾未来一定时期的需求。二、提高物资需求标准化。物资供应需求管理部门顺应“快建快投快出成果”的生产形势，主动作为，提前介入工程建设项目的开发方案、可研和初设，会同设计单位、技术部门开展物料审查工作，共同研究制订所需物资统一的技术标准，配合使用部门选择统一标准的物资品种，减少个性化需求和规格型号，促进目录成果运用和库存物资使用，为集中集约采购、提高效率、降低成本创造条件。三、做好技术交流的协同、组织工作。技术交流以设计单位，用户单位、物资供应服务专业技术专家为主，物资供应需求管理部门做好技术交流计划，保证技术交流与商务谈判的协调统一，组织专家论证协调解决存在分歧，避免在细节纠缠不清。四、确定合理的框架协议期限。制订合理的内责书期限能够较好地应对市场波动，规避供应风险。一般为项目建设周期或一年，最长不超过二年或一个项目周期。五、完善内责书执行评价体系。不断完善考评体系相关工作，对物资供应专业的考核应在协议执行过程中，从进度、质量、现场、售后服务等方面表现，跟踪考核履约表现，根据考核结果纳入绩效考核范围。同时，在框架协议执行完毕后，对协议执行的规范情况、权责落实、框架协议执行情况及用户对项目服务要求、物资质量、进度要求设置等方面进行统一评价，持续优化完善内容，促进内责书整体质量的提升。

相比传统的物资供应服务操作模式，利用内责书进行物资需求管理是一项重大的管理创新，凸显出如下成效。

一、以需求管理为导向，提高精准保供水平。做好物资需求管理是物资供应工作的基础。现代供应链的采购、存储、运输等业务活动计划都是以需求资料为基础制定的，需求信息准确与否、全面与否，直接影响物资供应的可行性。内责书是保供决策的依据，内责书实现了物资供应团队在一定时期内对项目需求的有效集合，从而能够针对性制定保供方案，在采购技术选择和仓储规划建设等要素的配置上掌握主动，做到精准保供。二、利益共赢，风险共担，实现安全、效率、效益供应。在物资需求管理模式下，用户与物资供应单位通过签订内责书，就未来一定时期内的物资需求和供应服务等内容达成约定，从源头增强抵御物资供应风险能力。如采购物资出现质量责任等状况，用户和物资供应单位通过协议约定的质控责任机制，确定导致质量不合格原因，明确责任主体，降低质量问题给双方带来的风险。三、长期合作，降本增效，优化物资供应工作质量。在内责书签订基础上，用户与物资供应单位之间形成了全新的战略合作关系，长期稳定的供需关系为物资供应单位带来稳定的市场份额，为用户提供质量稳定、效率优先的保供服务。同时，用户单位和物资供应部门有了共同的目标，共同的任务，沟通的针对性增强，避免了庞杂繁琐无谓的协调，从而有效地降低了沟通成本，使得需求秩序建立前后项目管理人工投入比为3:1。四、节约供应综合成本，提升经济供应能力。物资需求管理秩序的建立可以有效地整合项目各类需求、储备及人力等资源，发挥规模化、专业化的联合优势，提升对资源供应市场的影响力和掌控力，减少采购资金、储备管理费、资金占用费、重复税费等综合成本支出，保证经济供应能力。同时，服务框架协议的签订实现了物资供应单位在一定时期内对同类物资需求的归集，从而形成规模采购效应。五、项目管理团队联动协作，发挥专业协作能力。随着需求管理秩序的建立，各类需求信息的收集、加工、管理工作会立足于工程建设现场，建立起同设计、计划、施工、技术等跨专业的协同联动机制。特别是在关键项目物资供应过程中，能够迅速锻炼一支规范专业一流的工作团队，发挥不同专业的技术优势，加强交流和信息交换，减少地域跨度、专业认知等交流障碍，促进各专业统一目标，优化分工协作，形成一致认可的解决方案，提升专业协作能力。

表1 内责书与传统供应模式的对比表

引用出处

[1]薛红.基于深度学习的集群式供应链应急物资需求预测研究[J].《计算机工程与科学》,2021,43(4):753-760

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