学院物资采购管理实施细则 第一章 总则 第一条 为了规范学院的物资采购行为，降低物资采购成本，确保学院各项物资供应，加强学院物资采购的监督管理，根据《新华集团采购工作管理办法》，结合我院实际，特制定本实施细则。

第二条 本规定中物资采购包括各部门所需的各种材料、零部件、办公用品、家具、教学物资、教材、机器设备等购置，不包含物资租赁、学生实习等项目。

第三条 各请购部门负责人对本部门请购物资的合理性、真实性负责，采购部门对采购的物资质量、价格及合法性负责。

第二章 物资采购的原则、权限 第四条 物资采购工作遵守的原则：
1、学院内采购实行集中采购，采购工作必须坚持依法、公开透明、公平竞争、公正诚信、按预算和计划采购以及服务学院的原则；

2、公司、学院内可调剂、能满足使用的物资，调剂优先；

3、在采购过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务，择优确定采购单位和物资。

第五条 采购工作应坚持“五适”方针，即以适当的价位、在适当的时间、从适合的供应商，购进适当品质及适当数量的物资及服务。

第六条 各类物资采购中，单件金额500元以上（含）、单项品种批量3000元以上（含）的物资采购报集团行政中心采购部统一采购，低于上述金额的物资由学院总务处资产采购中心负责采购。

第三章 请购与论证 第七条 各部门每年初应根据教学计划、工作需求、年度预算及现有库存情况测算和制定出年度、季度、月度采购计划。

第八条 各部门应根据月度采购计划和实际工作需要，每月统一于1日－3日、16日－18日由部门资产协管员向资产管理处集中上报《请购单》，若逢周末或节假日上报时间顺延，其他时间原则上不予受理。

第九条 各部门请购相关物资时，应根据采购程序、所需时间，提前提出申请，填写《请购单》。《请购单》应详细注明产品的品名、规格、型号、性能、款式、配置、材质、零部件标准、技术参数和有关指标及物资需求时间等。属于定制加工类产品和工程服务类项目，应清楚描述该类产品和项目的概况及其制作、安装、施工、服务要求，必要时提供图纸。《请购单》一般不得指定某一特定生产厂家、特定品牌、特定经销服务商，确需指定的，应详细说明理由。

第十条 一次性请购物资总金额在1万元以下的，由各部门填写《请购单》经部门负责人核准签字后（二级学院教学物资请购由教学副院长签字，其他物资请购一律由行政副院长签字），送总务处资产采购中心登记、汇总、审核，审核后，由总务处资产采购中心统一依次上报申购部门分管院领导、分管财务院长审批(其中单件金额500元以上、单项品种批量3000元以上的须先送财务处审核)，审批后，总务处资产采购中心按本细则第六条执行，未通过审核或审批的《请购单》，将在审核或审批后的2个工作日内反馈请购部门。

第十一条 总务处资产采购中心收到《请购单》后，主要对本次请购的物资是否重复、是否可以调剂、是否有库存等情况进行审核。财务处收到《请购单》后，除对物资申购部门的再审核外，重点是对本次采购有无计划和支付能力进行综合分析。

第十二条 学院成立以分管总务处的院领导为组长，总务处、财务处、督查办、院办、教务处等部门负责人为组员的物资采购论证组，负责对学院采购计划和上报一次性请购总金额在1万元以上（含1万元）或1万元以下特殊物资的必要性、合理性等事宜进行审查论证。

第十三条 一次性请购物资总金额在1万元以上（含1万元）的,或请购1万元以下的物资有必要进行论证的,由总务处资产采购中心汇总后, 原则上于每月5日、20日召开物资采购论证组会议，并作好会议记录。

第十四条 各部门申报的单件物资金额在1万元以上、单项物资批量金额在5万元以上的物资采购论证会应邀请集团公司采购部派员参加，以及专业性或技术性较强的物资采购应聘请专家和相关专业人员参与论证。单件采购物资金额在5万元以上、单项物资批量金额在10万元以上的物资请购论证会应邀请集团公司行政中心采购部负责人参加。对一些重要采购事项应事先报告集团总经理，总经理认为有必要报告集团公司审议的，由学院报集团公司审议。

第十五条 论证通过后，资产管理处与财务处统一会签《请购单》，并分别报送物资采购论证组组长、分管财务院长审批，审批后，采购金额在1万元以下的《请购单》，由总务处资产采购中心直接报送公司行政中心采购部采购；
采购金额在1万元以上（含1万元）的《请购单》，由总务处资产采购中心报集团总经理审批，审批后，由集团公司办公室进行登记，同时将已批准的《请购单》复印件交给集团公司行政中心采购部采购，原件由总务处资产采购中心专人负责取回存档。

第十六条 人为不可预见或特殊情况下，造成的紧急采购或每月在二个时间段以外请购物资的，必须事先经分管院领导审批后再进行申购。若人为预见或计划不足，造成的失误，由请购部门自行负责。

第十七条 各部门请购物资时，不准化整为零将本应一次性申报采购的物资，分解为多次请购，也不准同部门不同岗位分单请购。同期同种物资多个部门请购的，由总务处资产采购中心统一汇总后再请购。

第十八条 各部门负责人对本部门的物资请购项目负责，原则上经分管院领导批准后，对所购物资的型号、规格、数量等不予变更，确系需要进行变更的必需由部门负责人确认并经分管院领导批准后方可进行采购，因《请购单》填报失误造成的损失，总务处将报院领导，追究相关责任人的责任。

第四章 采购与验收 第十九条总务处资产采购中心收到由分管财务院长审批的《请购单》后， 集中处理《请购单》。

第二十条 学院内常规性物资采购在7个工作日内完成（日期以院领导批准之日起），公司常规性物资采购在10个工作日内完成(以主要领导批示之日起),因请购部门报送内容不清又未及时补报材料而导致延误采购的除外；
加工制作类物资在二个月内完成（以主要领导批示之日起）。凡申报内容和项目不清的，应立即通知请购单位书面补报相关材料。

第二十一条 采购员对《请购单》审核无误后，应立即开展市场调查和专业技术分析及多方询价、比价、议价工作；
对定制加工类产品，应组织相关人员到请购部门现场确认定制加工方案。

第二十二条 采购员根据招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式确定供应商后，要按照公司合同管理办法的规定，与供应商洽谈买卖合同和加工承揽合同，详细研究和确定合同条款。经过审查批准的合同文本，由分管院领导代表购买方签字，合同签订后，一份交给供应商，一份由总务处资产采购中心保管和执行。签订合同时，《廉政责任书》应作为合同附件，由具体采购员签订。对于集团公司行政中心采购部非合同形式的采购，总务处资产采购中心以《采购通知单》作为提货依据。

第二十三条 采购工作至少有2名采购员同时全程参与。采购人员在采购物资时，依据《请购单》，坚持质量优先，价格合理的原则，选择质优价廉、性价比高的物资。

第二十四条 对于市场短缺、需使用代用品的物资，采购员要征求使用部门意见，在使用单位同意签字后方能采购，否则，出现后果由采购员负直接责任。

第二十五条 采购员未能按时完成采购任务时，应及时报告本部门领导，说明异常原因，提出相应调整方案，并及时与请购部门沟通，拟定处理对策，特别重大事项，应汇报院领导。

第二十六条 对于采购过程中，涉及物资专业性较强的，采购员需要求请购部门派专人参加采购过程，请购部门无条件服从。

第二十七条 定制加工类物资和工程服务项目需要在使用现场组装、安装和施工的，请购部门要确定专人负责现场的管理与协调，并对产品质量、安装施工质量和安装施工进度进行全程监督。对发现的问题要及时责成供应商改正，同时报总务处资产采购中心进行协调或处理。

第二十八条 采购的物资到货后以及定制加工类物资、工程服务类项目安装施工完毕后，按双方约定的时间，总务处资产采购中心组织使用部门对所购的物资的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行认真验收。通过招标实施的采购，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为验收标准；
虽未招标，但签订合同的采购以合同约定为验收标准；
没有签订合同的采购，以产品技术资料或行业规定为验收标准。验收合格的物资，应由请购部门出具验收证明，采购员、申购部门资产协管员应及时办理入库、出库手续。验收人员对验收事项的真实性负责。

第二十九条 按照政府法律法规规定对特种安全产品和其他产品需要相关部门或第三方进行产品检测的，在完成实地检测并出具检测合格报告后，方能对该产品和工程项目进行验收。

第三十条 对验收过程中发现的异常情况，使用部门应立即通知总务处，总务处、使用部门和供应商要根据具体情况研究制定处理办法或上报集团行政中心采购部处理。验收问题严重、与合同约定明显不符的，应作退货处理，总务处或集团行政中心采购部应向供应商追回所产生的所有费用。

第三十一条 需入仓库的物资，采购员要与仓库管理员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及《请购单》相符，检查包装封印是否完好，并按验收单上的要求签字。

第三十二条 验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或随意验收，按规定追究相关责任人责任。

第五章 付款与结算 第三十三条 总务处采购物资时，依据学院及公司的财务规定进行借款、付款。

第三十四条 采购员持采购发票、请购单、验收证明、入库单、出库单、采购跟踪单到财务部门清款、挂账或销账（预付款或定金）。

第三十五条 采购付款方式原则上超过1千元的均实行转帐，1千元以下的采购可支付现金；
超过1千元特殊业务需支付现金的，由采购人员向部门负责人申请，经分管财务院领导审批后方可办理现金支付；
公司行政中心采购部采购的项目需支付现金时，由行政中心采购部经办人专题报告行政中心负责人，经批准后由学院财务部门派员随同采购人员现场办理。

第三十六条 学院财务部门在办理付款或挂账业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并与合同文本或采购通知单核对一致后，登记账簿。

第三十七条 总务处资产采购中心由专人对应付账款和应付票据进行管理，按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付大额款项经集团公司行政中心负责人签字认可后方可办理结算与支付，并在10个工作日内应回复行政中心采购部具体付款情况。

第三十八条 总务处资产采购中心定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。

第六章 纪律与监督 第三十九条 各部门应加强现有物资的整合利用，提高物资利用率，减少请购物资次数、量数。严禁无计划采购或采购后长期未使用，由此造成资产闲置将追究请购部门负责人的责任。

第四十条 严禁由同一个人办理采购与付款业务的全过程。

第四十一条 严禁采购人员接受各项回扣、宴请、礼物等贿赂。

第四十二条 总务处除了要加强自身审核监督外，学院及公司督查部门将定期或不定期地进行检查监督。

第七章 附则 第四十三条 学院内所有的印刷类、广告制作等宣传类物资应按本规定执行。

第四十四条 本规定由总务处负责解释，自2020年1月1日起实施。