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如何写备忘录
2020-02-04 04:21:52 ℃如何写备忘录
(一)备忘录概述
备忘录是记录有关活动或事务,起揭示或提醒作用,以免忘却的一种记事性文书。备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。
(二)备忘录的特点
⒈事务性。记录的事项两类:一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺,一致或不一致的意见等;
另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条;
⒉提醒性。提示当事人避免忘却的特性。
(三)、备忘录的结构和写法
⒈标题。有两种写法:一种直接写文种名称,即《备忘录》。另一种由单位、事由和文种组成。如:《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。
⒉商务谈判备忘录正文。个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由,不拘一格,写下事项要点即可。
(四)商务谈判备忘录正文的一般写法:
⒈导言。记录谈判的基本情况,包括:双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。
⒉主体。记录双方的谈判情况,包括:讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法,通常采用分条列项式记录。
⒊结尾。多数不另写结尾。
⒋商务谈判备忘录落款。各方谈判的代表签字、标明时间。
(五)注意事项:内容详实、具体、完备。语言要朴实、准确。
【案例】图—1
备忘录
发给:××——秘书
发自:××——行政部经理
日期:2003年1月6日
内容:总经理来京行程安排
总经理将于2003年1月日8星期三到达北京,并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。
【简析】这是一则企业内部计划式备忘录。正文首部写收、发对象、时间和内容提要,主体部分内容是上司对下级近期工作的提示。这种企业自印的工作计划备忘录稿笺,使用时只要填上收、发人和正文内容即可,很方便。正文由首部和主体部分的一篇短函构成。学习传真的写作,重点应放在明确正文的首部应撰写什么内容和应采取什么格式。这一份传真的首部格式规范,包含的内容齐全,值得学习。
【案例】
龙湖公司与××公司会谈备忘录
中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表,于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商,双方交换了意见,并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈,形成备忘条款如下:
一、依据双方的交谈,乙方同意就合资经营××项目进行投资,投资金额太约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资,其作价原则和办法,亦待进一步协商。
二、关于利润分配的原则,没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金,又有技术,
应该占60%一70%,甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示,利润分配比例愿意考虑甲方的意见,希望另定时间协商确定。
三、合资项目生产的××产品,乙方承诺在国际市场上销售产量的45%,甲方希望乙方将销售额提高到70%~75%,其余的在中国市场上销售。
四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项,尚未详细讨论,双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后,再商议;
五、这次洽谈虽未能解决主要问题,但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触,以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。中国龙湖公司×国××公司
代表×××(签章):代表×××(签章):
二○○×年×月×日
【简析】这是一篇商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望,内容实在、具体,可为下一次双方继续谈判起提示作用,或者提供基础平台。全文语言朴实,格式规范,颇能体现交往备忘录的特点。注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别:效力不同。商务谈判纪要有一定的约束力,商务谈判备忘录只起提示、备忘作用,没有约束力。内容不同。商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见,商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见,是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。
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