机关干部如何办文、办会、办事

　同志们：

　 根据机关干部培训计划安排，今天由我结合自身学习和工作体会，和大家一起交流一下机关干部如何办文、办会、办事。

　 我们知道，机关工作的一个重要职责是为党委首长当参谋助手、为基层群众搞服务指导。虽然每名机关干部的职能分工不同、业务性质各异，但是工作任务的完成很大程度上是通过办文办会办事来实现的。可以说，机关主要干的就是办文、办会和办事的工作，“三办”水平的高低不仅是个人、单位工作能力水平的重要体现，而且影响着单位建设发展的层次和质量。对于机关而言，办会水平怎么样，不仅直接关系到会议效果，也关系到党委首长的意图能否得到圆满实现，还直接影响到党委机关的声誉。因此，我们机关干部应努力学习和掌握组织会议的基本功，潜心研究组织会务的程序、方法、规律和要求，努力提高会议质量，使会议取得最佳效果。下面，我分别从三个方面讲一讲机关干部如何办文、办会、办事。

　 首先，讲一讲机关如何办文

　我们机关干部在“办文”方面主要包括两个方面：一个是如何写材料，一个是如何办公文。

　 一、如何写材料

　写材料就是关于综合文字材料的起草，主要包括：领导讲话、工作总结、调研报告、经验材料、汇报提纲，等等。材料的重要性不言而喻，对于领导干部来说，它是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。毛泽东同志就说过，他闹革命、搞建设靠的“一个是枪杆子，另一个就是笔杆子”。邓小平同志也强调“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。比如说，1978年十一届三中全会的主题报告《解放思想，实事求是，团结一致向前看》，就是邓小平亲自带着身边同志撰写的，这是我们党和国家处在历史转折时刻的一个极其重要的指导文件，被称为冲破“两个凡是”禁锢、吹响改革开放号角、开创建设中国特色社会主义的宣言书。我们部领导也历来对材料工作非常重视，甚至把文字水平的高低作为重要的选人用人标准。比如，今年4月份部领导就明确指出，机关选调干部尤其是处领。

　 这个调查不仅仅限于政治机关，在其他部门也是一样。这些年我待过不同的单位，跟过不同的领导，接触过不同的优秀机关干部，很深的一个感受就是：一个人的材料水平往往代表着思维水平和领导水平，一个机关干部在文字材料方面有功底，在担负领导职务时才能有底气。所以说，同志们要想有大作为，必须要在写作方面过得硬。那么,究竟怎样才能提高写作能力呢?许多专著对此有系统阐述,对每一种文体的写作技巧都讲得非常透彻。我今天讲的内容就不过多涉及基础知识和怎样去写好某一文体

　,拿本书来给大家念念意义不大，这次主要从整体角度、共性规律层面讲一讲怎么解决不敢写不愿写、没东西写、写不出精品这三个问题。

　 （一）端正思想，首先解决好不敢写不愿写的问题。提高写作能力,从直观看是个知识和技巧问题,但从深层看,它受写作者思想所支配。写作者有没有扎实的思想基础,特别是有没有强烈的敬业精神,有没有百折不挠的韧劲和一往无前的激情,直接关系到写作的劲头和成文质量。经验表明，机关干部的思想基础扎实,不懂材料可以学,思想基础没打好,压根就不愿写不爱写,再有能力也写不好。那么应该怎样打牢思想基础？我认为要做到“四个不怕”。

　 一是不怕难,要迎难而上。写材料难,写出高质量的材料更难,这是所有机关干部的共同感受。实际工作中,一些同志在管理上、技术上很有一套，组织协调能力也非常强,但一遇到来工作组需要写汇报、收到上级文电需要报情况、筹备会议需要写讲话、组织活动需要拟方案的时候，很多人不是摇头就是挠头。也正因为写材料不是那么简单,有的同志望而却步,总想躲开材料,有的苦撑一段时间后失去信心,半途改行,有的宁愿干些杂事,也不想参与材料。事实上,写材料说它难就难,说它不难也不难。说不难,是因为作为一种应用性文体,它是有规律可循的，只要把功夫下到家，是能够掌握的。我在接触的许多材料高手

　,刚开始既没有很高的学历，也出过很多的洋相，但经过少则两三年、多则五六年的摔打，先是能写一些小材料，逐步接触到大材料，进而从小机关调到大机关，再到高级机关，有不少成了首长的秘书，并逐渐成长为领导干部。所以说，只要有决心、有毅力、勤学苦练、不懈登攀,完全是可以写一手好材料的。

　 二是不怕苦,要以苦为乐。人所共知,“爬格子”是机关工作中最苦的差事,可以说是既清苦又辛苦。有人说写材料的人“省被子、费灯泡、伤脑筋、撒黄尿”,这话虽带有调侃味,但在一定程度上反映出写作的艰辛。我在机关工作这些年，基本上都是在与文字材料打交道，由此深深体会到，再会写材料的人，也没有好写的材料，写材料确实是个苦差事、累差事。一些小型材料,往往时间要求比较急,有时头天下午交待,第二天上午就要稿子。大型材料虽然时间上宽松一些,但写起来必须是连续作业,而且质量要求很高,经常要“开夜车”,甚至白天晚上“连轴转”，导致短时间内脑力和体力的高度消耗,往往一个大型材料完成后,总有一种精疲力竭的感觉。但每次写出了自己满意、领导认可的文章，看到自己的思想推动了部队建设，看到自身能力素质有很大提升，或者一些文章被报刊杂志发表，都会有一种莫名的成就感，远比发点资金更令人欣喜。

　 三是不怕亏,要以此为荣。在机关写材料有这么一个现象：越不会写材料的人越没有材料可写，越会写材料的人越有写不完的材料。不写材料的人还常常讲写材料吃亏，认为写的材料既不挂自己的名，外边的人也看不到，总是在做地平线以下的工作。我认为搞材料既亏也不亏

　,至少可以说是亏中有补。一位老领导这样说过，“不要把搞材料看成是吃亏的事情，其实是沾大光了。灯火通明，才能前途光明。”大家也应该看到,凡在写作上勇于吃苦，不怕吃亏，始终如一,真正写出名堂的同志,不仅不会吃亏,反而会受到各方面的敬重和厚爱，因为“笔杆硬”快步进、大步进的也不在少数。我们这几年被选调到上级机关的几名同志，基本上都是因为文笔好被要过去的。所以说，为了高标准完成领导赋予的任务，也为了个人的前途，特别是想干一番大事业的同志，一定要先静下心来好好练练笔,练好了是大有用武之地的。

　 四是不怕“死”,努力起“死”回生。这里说的“死”可不是指写材料会把人累死,而是指写材料在初稿阶段不要怕被否定,习惯说法叫被“枪毙”或“拍死”。一般来讲，写材料的人多少会有一点文人的“酸腐”，自己辛辛苦苦写出来的材料被改了都会心里不舒服。但大家不能做“改不起”的人，有些同志别人改他的材料就像割他身上的肉一样，很不情愿，甚至还有抵触情绪，认为我写的你看不上,谁水平高让谁写去,反正我就是这样了。有这样一个机关干部，他把自认为写得不错的一个材料送到领导那里后，改动很大，心里很不是滋味，埋怨领导不识货，不尊重自己的劳动。后来，他又受领了一个起草领导讲话稿的任务，为了不让领导修改，他耍了一个小聪明，讲话稿写出来后，一直在他手里压着，故意拖延到会议开始前才交给领导审改。领导一看，讲话稿的质量比较差，已经来不及修改，很不高兴，严肃批评了这名机关干部，这名干部后来被调离了机关。实事证明，好的材料绝对是在否定之否定中反复推敲出来的，一般都是越改越好，只是自己被框在思维定势里面了而已。所以大家要勇于自我否定

　,反复修改,勇于接受别人否定,虚心采纳,力争拿出各方面都满意的成果。

　 （二）充实思想，关键要解决没货可写的问题。我们常讲，会写材料的人是“眼睛里有点，肚子里有水，脑子里有货”。往脑子里装货的过程，也就是充实思想的过程，是一个理论与实践结合、短期显效慢、实现周期长的漫长过程,要想缩短周期,早见、快见、多见成果,没有捷径可走,更没有立等可取的灵丹妙药和所谓的“秘诀”、“绝招”,只有戒懒尚勤，老老实实、踏踏实实、反反复复地去学习、去研究、去实践,才能达到一定的高度。我常跟XX单位的同志们讲，写材料其实就是“学了写”和“写了学”，就是在学、思、写的交融互促和循环往复中提高思维水平，增强文字能力。为此,大家要下功夫养成以下四个好习惯。

　 一是要勤学,养成刻苦读书的习惯。“读书破万卷,下笔如有神”

　,是人们推崇备致的名言。有的同志在研究材料时总在外围打转,动起笔来理屈词穷、笔笔窘迫,总写总不进步,最根本的问题就在积累太少,理性思维跟不上。所以,同志们一定要多读书，而且在内容上要有所选择。建议大家重点学四个方面的内容。

　 ①要读基本理论书。……

　②要读写作辅导书。……

　③要读工作文件。……

　④要读报纸刊物。……

　二是要勤思，养成善于动脑的习惯。想写好材料，一半靠吃苦，一半靠悟性，有时候悟性还要更为重要一些。有的机关干部进机关两三年，没少加班熬夜，写材料写得也很辛苦，但长进不大，但有的新同志几个月就能上手，进步神速，原因就在于悟性不同。悟性是什么，我认为就是长期思考，偶然得之，关键就在于勤于思考,聚精会神地思考,坚持不懈地思考。我认识的一位XX领导，是个材料高手，也是能出思想的大家。他跟我们讲，有时为了写一篇材料，常常是上班想、下班也想,走路想、吃饭还在想,甚至睡觉也要想,常常憋得头昏脑胀、茶饭不香，有时正睡着脑海里突然闪出个好观点，就赶紧起床写到纸上，生怕睡醒之后会忘记。京剧里的“不疯魔不成活”用在材料写作上确实也是恰如其分。总之，平时多思多想,脑子里存“货”多了,关键时刻就必会迸出思想的火花。

　 三是要勤写，养成经常动笔的习惯。有句话叫“笔头一动天地宽”，写的过程就是更为深入思考的过程，常常是越写越有思路，越有新的思想火花迸出来。有人形容:一个人在书本中学到的新知识、在思考中获取的新理念、在实践中积累的新经验,要想转化成写作能力,通常要经历气态、液态和固态三种状态。

　 气态是头脑中形成的模模糊糊的想法,如不继续思考拓展,用不了多长时间也就飘散得无影无踪了;

　液态是指模糊的想法经过思考逐渐清晰起来,如不及时把它收集储存,时间一长就自然流失了;

　固态是指想法一旦比较系统便立即动笔,使之固化下来。

　 所以说，……

　四是要勤积，养成多存资料的习惯。资料是写作的助手，写材料必须要占有充分的资料。一个善于积累资料的机关干部，应该达到“四有”，这就是：

　 ①脑中有目录。……

　②手中有情况。……

　③家中有书屋。……

　④灵感有记录。……

　只要这样坚持下去，数年之后，必定会有许多有启发性的、甚至很有价值的东西。我在XX单位工作的时候，……

　（三）提炼思想，最终要解决写不出精品的问题。我们所写的材料有的要作为指令性文件上报下发,有的要作为讲话稿提供给领导在大会上宣讲,有的要作为经验在一定场合交流,因而每次都要力求出精品,尽量不出次品,自觉不搞赝品,坚决杜绝危险品。关于什么样的材料是精品,至今也没有非常明确和权威的“硬杠杠”,但一份材料，要想出点彩，烙印深，能“打”人，就必须要有思想。我们常说，好诗要有诗眼，好文要有文魂，文魂就是材料的思想性。关于怎么增强文章的思想性，我想应做到五个方面。

　 一是要努力把本质的东西揭示出来。我们说一个人很有思想，一份材料很有思想，主要就是能透过现象抓住并深刻剖析事物的本质，把精粹的东西写出来，写出人们心中有而笔下无的规律启迪。给大家举个例子，……话虽不多，但一下子就是刀在骨头上，确实是对事物本质的深刻洞察，更是令人心悦诚服的观点升华。

　 二是要提出新颖独到的见解。

　 三是要有很敏感的思维触角。

　 四是要坚持以数据论理。

　 五是要紧密联系实际。

　 第二，办会见作风，需要“凡事不厌十遍查”的严谨细致

　办会是机关干部不可或缺的一项基本功。怎样把会务办好，办得顺理成章、滴水不漏，办得上下高兴、内外满意，其中大有诀窍，最关键的一条就是严谨细致，坚持高标准、高质量，努力实现“零失误”、“零差错”。开一般性的电视电话会、交班会、首长办公会等，大家组织的比较多了，相对也比较简单，今天我重点讲一讲筹办大、中型会议需要关注的问题。

　 （一）要了解办会的一般程序。办会的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。下面我分开讲一讲，

　一是会前准备要充分。

　 1．制定会议方案。

　 2．拿出会务工作实施计划。

　 3．组织召开协调会议，这个会议很重要，是对会务准备工作的全面部署。

　 4．发会议通知。

　 5．安排好生活保障。

　 6．设置会场。

　 7．进行会务检查。

　 二是会间服务要周到。

　 1．组织好会议报到。

　 2．开好预备会议。

　 3．会场组织工作。

　 4．撰写会议主持词。

　 5．做好会议记录。

　 6．回收会议材料。

　 7．做好与会人员的返程服务工作。

　 三是会后工作要到位。

　 1．整理会议成果，如果需要的话还要下发会议纪要。

　 2．做好财务结算。

　 3．搞好会务工作总结。

　 4．对会议文件材料合订留存。

　 5．会务用品的归还和整理。

　 6．落实会议精神和会议决定的事项。

　 （二）要杜绝常见的粗疏错漏。

　 一是要加强请示汇报。

　 二是精心谋划各个环节。

　 三是及时做好查漏补缺。

　 一个是要把每一个环节都预想一遍。

　 另一个是要把每一个与会人员都过滤一遍。

　 再一个是要把每一份材料都翻看一遍。

　 结合以往的经验，材料中易出差错的地方有以下几个：

　 一是正文以外的部分容易出错，如大小标题，落款日期等。

　 二是字形笔画相似的容易出错，如风与凤，已与己等。

　 三是结构层次序号容易出错，常见的是开篇申明要阐述四个问题，结果仅阐述了三个。

　 四是排比句多的地方容易出错。

　 还有一个是要把每个台标都过目一遍。

　 最后一个是要把每一个关键点都复核一遍。

　 （三）要逐步领悟办会的技巧。

　 一是既要积极主动配合，又要严格按分工办事。

　 二是既要埋头抓具体，又要抬头观全局。

　 三是既要面面俱到，又要善抓关键。

　 四是既要努力把事办好，又要坚持勤俭节约。

　 第三，办事见态度，需要“山到绝顶我为峰”的敬业姿态

　对执行不力进行分析，我觉得有以下四种现象：

　 一是趋势执行。

　 二是变通执行。

　 三是机械执行。

　 四是应付执行。

　 从规律上深入查找原因，我感觉执行不力主要是有“九难”。

　 一是“指标软”的执行比较难。

　 二是“见效慢”的执行比较难。

　 三是“条件差”的执行比较难。

　 四是“讨人烦”的执行比较难。

　 五是“标准高”的执行比较难。

　 六是“督查少”的执行比较难。

　 七是“部门多”的执行比较难。

　 八是“探索强”的执行比较难。

　 九是“弹性大”的执行比较难。

　 关于如何强化执行力，做一个能办事、会办事的机关干部，我想应该做到以下几点。

　 一是急事稳办。

　 二是大事细办。

　 三是熟事生办。

　 四是有事快办。

　 五是小事踏踏实实办。

　 六是凡事都按程序规则办。

　 同志们，机关干部办文办会办事是一个大课题，更是一个实践课题，一堂课很难讲全讲透，更多地需要大家在实践去悟。希望同志们在今后的工作中能尽心尽责，不断增长才干，都成长为有能力、有口碑、有前途的优秀机关干部，谢谢大家！