采购风险管理与内部控制分册

　     编制：XX      日期：

　2015 年 08 月 28 日

　     复核：XX      日期：

　2015 年 08 月 28 日

　     批准：XX      日期：

　2015 年 08 月 28 日

　部门名称：                     2015 年8月28日 施行

　XXX科技有限公司

　 一、采购管理的定义

　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

　 二、采购管理内部控制目标

　业务处理的任务或预期，分四类描述：

　 1.采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款、延长付款、分期付款，减少采购风险。

　 2.采购部、负责推荐合格供方，负责组织新供方资格的考察、评定。负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管，负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；

　3.采购部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件，建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐。 

　4.公司分管采购的领导有权对接受合格供方再评价的供应商的资格提出评定的意见。负责对供方再评价后的合格资格进行综合评定并提出建议；负责批准物资采购文件。

　 三、采购管理主要风险

　1.主要风险：

　 1.1供应商不能按照要求提供产品，包括交期，质量：主要是供应商生产以上，导致交期延迟；供应商管理不规范，提供物料不良率高，或者提供不符合行业要求的物料，如ROHS，耐压，使用寿命等项目。

　 1.2采购单价高于市场价格：采购在议价阶段，对市场调查不彻底，比价不规范，导致采购成本过高。

　 1.3采购数量远远大于需求数量，或者项目采购预算过高：在需求阶段在前期预估不足，采购物料数量过多，库存成本增加；采购的设备不是必须使用，或者使用需求不多但价格较高，而产生的采购成本过高。

　 四、采购管理总体风险管理策略

　一、请购及其规定  

　1．请购单及其提报规定 

　（1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门； 

　（2）请购部门在提报请购单时应要求采购部签字，接收人请购部门备份； 

　（3）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；  

　（4）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 

　（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出备注说明。 

　（6）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。  

　 3、请购的接收要点 

　（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； 

　（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；      

　（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；  

　（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　 二、询价及其规定 

　1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通； 

　2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 

　3．对于紧急请购项目应优先处理；  

　4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价； 

　5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；  

　6．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 

　7．除固定资产外单次采购金额在2000元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在2000元以上的所有项目都应要求至少两家上的供应商参与比价，公司相关领导参与监督。

　 8．比价采购的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；  

　9．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　  三、比价、议价 

　1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 

　2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 

　3．收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标； 

　4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 

　5．参考议价目标与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　 五、采购管理控制要点

　一.采购管理岗位职责及权限表

　1、负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定； 

　2、负责物资采购员、计划员及仓库管理员的监督与管理；

　3、负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；

　4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价； 

　5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；  

　6、采购部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件； 

　 7、采购部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐。

　 二.不相容职务分离的描述

　1、采购对供应商进行前期开发，质量部和研发部进行资格审核，产生审核报告，有主管副总，总经理签字确认。

　 2、如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出备注说明。

　 3、仓库对所有采购物料进行登记，质量部进行质量确认。研发需求物料由研发工程师进行规格确认。

　 三.重大风险预警体系，包括预警指标、阀值、责任部门、触发机制、应对方案。

　 1.采购周期控制

　   根据生产计划，有计划员提交物料需求日期，采购根据物料需求日期，定义采购计划。如果不能按时采购，需及时将信息反馈给计划员，有计划员作出调整。

　 2、采购风险分散

　    存货管理：计划员根据前半年每月的出货量，对物料安全库存数量作出调整，要求采购及时备货；供应商代管存货：采购员要求供应商做到代管存货的方式来实现，把存货交由供应商代管就是要求供应商承担保管存货的责任；多源供应商：使用多个可供选择的供应商，之所以要使用多源供应商是因为使用单一供应商会出现过度控制、潜在的投机主义以及技术革新的缺乏等不利情况。

　      以上针对供应商部分由采购完成控制，代工厂由质量工程完成控制。

　 4.内部报告体系

　采购员，计划员，仓库每月一起核对物料出入库账目，保证账目准确。计划员和代工厂确认加工模块数量，采购员和仓库确认采购物料入库数量，仓库确认出入库账目。

　 仓库和计划员每周五将记录报表讯息分享出来给到相关领导。生产主管领导随时对账目进行抽查，工作内容进行监督。

　 六、采购管理引用的制度和文件

　采购管理流程；

　仓库管理流程；

　委外外加工管理流程；

　7、采购管理工作流程图及流程描述

　供应商开发流程

　供应商管理控制流程与风险控制流程图

　业务风险

　不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

　阶段

　主管副总

　生产主管

　采购部

　相关部门

　供应商

　如果分类不规范，审核不合理，会导致选择了不合格的供应商

　如果比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合企业要求

　如果现场考察不标准、不合理，可能会导致漏选一些优秀的供应商

　审批

　审核

　确定供应商名单

　供应商分类

　提出候选名单

　审核

　进行比质与比价

　现场实质性考察

　收集供应商信息

　6

　5

　2

　4

　3

　1

　开始

　执行批准

　采购执行

　        合格

　质量审计

　质量，研发参与

　配合

　D1

　D2

　D3

　供应商管理控制流程说明

　控制事项

　详细描述及说明

　阶段

　控制

　D1

　1．采购部通过不同途径，如面谈、网上搜索等收集供应商信息初选，主要包括供应商信誉、资质等方面的信息

　2．采购部、质量部、研发中心及生产中心去供应商处现场实质性考察，主要包括供应实力（资金、设施、设备及人员）及质量保证（用料、技术及管理）；QC现场取样带回检验

　D2

　3．采购部、质量部、研发中心及生产中心等部门依据收集到的供应商信息，参照企业比质、比价采购制度等相关文件，对供应商的质量审计并进行比质与比价

　4．采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报生产部经理审核

　D3

　5．采购部对供应商进行分类：A作为供应商、B经整改和帮助可以成为供应商、C淘汰

　6．采购部根据采购部经理的审核结果确定供应商名单，并报生产部部主管审核、直属副总审批

　文件资料

　1 供应商资料表

　1 AQL质检标准

　责任部门

　及责任人

　1 采购部、研发中心、生产中心、质量部

　1 总经理、直属副总、生产主管、采购专员

　2．请购审批业务流程控制表

　请购审批业务流程与风险控制

　不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分

　阶段

　总经理

　财务总监

　直属副总经理

　采购专员

　相关部门

　权限外

　审批

　审批

　权限内

　审核

　审批

　否

　审核

　审核

　否

　采购范围内

　是

　6

　5

　结束

　按照预算执行进度办理请购手续

　是

　预算内

　3

　4

　2

　填写 “采购

　申请单”

　汇总、整理

　采购申请

　呈交“采购申请单”

　检查库存物资储存情况

　1

　相关部门提出采购申请

　开始

　D1

　D2

　D3

　请购审批业务流程控制

　控制事项

　详细描述及说明

　阶段

　控制

　D1

　1．生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请

　2．请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求等内容

　D2

　3．采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量

　4．如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批

　D3

　5．如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后，财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行进度办理请购手续

　6．采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购

　相关规范

　应建

　规范

　1 采购申请制度

　1 请购审批制度

　参照

　规范

　1《企业内部控制应用指引》

　文件资料

　1 采购申请单

　1 采购预算表

　责任部门

　及责任人

　1 采购部、财务部、生产部、仓储部

　1 总经理、财务总监、生产部主管、采购专员