文/国能包头煤化工有限责任公司 周宇

随着我国改革开放的不断深化和经济社会的快速发展，全国各地新建、改建、扩建项目的数量不断增多、规模不断扩大，项目行政管理理念与管理方法也在不断优化提升、改革创新。项目行政管理越来越深入项目推进过程中的每一个末梢神经，使得负责项目的各个部门及项目组能够高效协同，提高了执行力和工作效率，为项目管理水平升级、建设质量提升提供了有力支撑。因此，既要全面清晰地认知到行政管理工作的重要性，也要持续探索行政管理效能的完善创新。

神华包头煤制烯烃升级示范项目是国能包头煤化工有限责任公司在商业化运行工厂的基础上实施的煤化工升级示范工程。主要以煤为原料，通过煤气化制甲醇、甲醇转化制烯烃、烯烃聚合工艺路线生产聚烯烃。项目采用一体化管理模式，项目主任组为项目建设管理的领导机构，对项目建设工作全面负责；
项目部设置九大职能部门和五大项目组，各部门及项目组配备生产经理（业主）及PMC经理（项目管理承包商），项目人员由业主及项目管理承包商共同派驻，形成了一体化项目管理团队。

（一）项目行政管理主要职能分析。项目行政管理作为项目管理的核心之一，其管理效能的高低直接影响项目推进的速度，主要职能包括：组织职能、协调职能、服务职能及信息化职能。

1.组织职能主要指项目推进过程中制度体系的建立健全、运行维护以及对项目重大节点和重要进展的组织、重要活动的策划等工作职责，作为行政管理的核心职能，它对项目的高效推进、稳健运行起到直接的导向性作用。

2.协调职能主要指在项目涉及的设计、施工、采购、商务、财务等各大部门之间发挥桥梁纽带作用，当各项职能发生交叉、重合甚至冲突时，及时梳理、化解矛盾冲突，在职能出现短缺漏洞时，及时填补漏洞。

3.服务职能主要分为项目内部及项目外部两方面，就项目内部而言，是将项目主任组、管理人员、执行人员视为整体，为其提供内部工作的全面支撑；
项目外部则是针对承包商、监理公司等合作单位，为其提供行政管理服务。行政管理部门作为项目对接外部单位的主要部门，代表着项目部的整体形象，及时关心、及时帮助、及时补位，能够展现项目建设中的服务标准和水平。

4.信息化职能主要指运用程序、软件等信息化手段，提高管理效率、节约项目成本，尤其在人、事、物的管理上，能够借助信息化技术的方便、快捷、易操作等特性，推动行政管理由“人力推动”逐步向“系统自动”转变。

（二）项目行政管理存在的问题。具体分析如下：

1.项目人员构成复杂。项目由业主及项目管理承包商共同建设，领导机构为项目主任组，管理机构有综合办公室、设计管理部、项目管理部、采购管理部、施工管理部、商务部、财务部、安质环监管部、政府协调办公室9个部门，下设系统工程项目组、公用工程项目组、空分气化项目组、净化甲醇项目组、下游产品项目组5个项目组。项目团队包含业主、项目管理承包商、少量第三方公司派驻人员以及非全职人员等。各部门、项目组不同的管理属性以及人员来源的复杂性，给项目行政管理的统一性带来不少难度。

2.项目人员流动量较大。随着项目建设的逐步开展和推进，建设单位、承包商以及监理单位等机构相关人员陆续进驻项目现场。此外，根据项目不同时期的不同进度，参与项目管理和执行的人员都会进行相应调整，导致项目成员变动较大，人员目录变动频率较高。针对项目人员的流动性，如何安全、便捷、周密地推动行政管理工作顺利开展，是当前面临的重要课题。

3.办公地点分散且出差频繁。在项目前期阶段，工作重点是附属报告报批、征地手续办理、场平、技术选择、总体设计、基础设计等工作。项目人员需频繁前往当地政府、有关厅局、设计院、上级公司协调办理项目前期工作相关事宜。部分项目人员需前往兄弟企业以及上级公司等地就项目工艺技术、产品研发等开展长期调研、培训或交流学习。由此可见，项目人员办公地点相对分散、较难集中，出差培训频率高、周期长。仅以现有的信息化职能，不足以支撑行政管理工作有序开展，导致项目管理者行使职权时，无法有效传达到每一个部门、每一名员工。从而导致基层员工的基础诉求难以得到及时解决，这也促使行政管理信息化职能亟待改革创新，来应对多变的行政管理现状。

4.当前办公系统难以满足管理需求。OA办公管理系统是系统性强、统一度高、整合能力强的办公管理平台，但是OA办公管理系统仍存在办公流程覆盖不全面、使用权限受限、登录网络受限等制约条件，无法满足全体项目人员参与项目业务流程管理的需求，难以使常规业务规范化、模块化，行政管理的信息化职能难以真正实现“流程统一、责权分明、管理高效”。

（一）移动办公平台对项目行政管理的必要性。随着更高质量、更人性化服务、更高满意度的工作需求日益增加，信息化职能的移动创新性，对项目筹备、建设等方面显得尤为必要。面对项目行政管理存在的诸多问题，传统PC端信息化办公模式已无法满足当下项目需求，而移动办公平台的广泛应用使以上问题迎刃而解。

近些年，国内用于工作沟通和协同的移动办公平台发展创新力十足，如企业微信、钉钉、飞书等平台，都能够提升工作沟通和协同效率。通过对几个平台的对比分析，结合其他项目的应用经验，钉钉的优势在于“管理”，企业微信的优势在于“沟通”，飞书的优势在于“协作”。根据项目部的实际需求，最终选择“钉钉”移动办公平台作为项目移动办公的信息化平台。

“钉钉”移动办公平台是沟通与协同的多端服务平台，提供PC版、Web版和手机版，支持手机和电脑间文件互传，日常行政业务审批、管理业务申请等功能可免费使用，不受权限限制、使用便捷，能够有效满足OA办公管理系统对项目行政管理的欠缺和漏洞，实现更多管理的无纸化、便捷化和高效化。

（二）“钉钉”移动办公平台对项目行政管理的适用性。主要分为以下方面：

1.整合全员信息，加强人员沟通联系。现行的OA办公管理系统内的项目组织机构调整需要逐级审批，程序执行过程较为复杂且周期较长，易产生项目人员相关信息更新不及时的问题。“钉钉”移动办公平台支持设置多个管理员，管理员有权限对项目组织机构成员及时调整更新，切实解决项目人员流动大、派驻和撤驻操作频繁导致的项目人员信息更新滞后问题。“钉钉”移动办公平台内设项目部通讯录，有效解决项目部人员来源广、数量多、办公地点分散等因素导致的沟通不畅、信息交流不及时等问题，为项目人员搭建起方便快捷的交流平台。

2.简化业务流程，提高工作审批效率。“钉钉”移动办公平台支持预先设置审批流程及对应人员，避免了业务审批流转过程中由于对审批程序不清晰导致经办人错提、漏提等环节。另外，请假、外出、加班、印刷、会议等业务全部实现无纸化办公，线上业务流程填写简单，步骤清晰明了，审批自动流转，各类业务分类详细，功能齐全完备。支持审批后抄送等多项功能，审批过程不受网络、设备等因素影响，方便相关人员随时随地完成线上审阅，切实提高日常行政管理业务的办事质量和办事效率，大大节约了时间成本。

3.一键生成报表，掌握管理动态信息。对项目管理者来说，无法准确了解项目本身及执行层存在的问题，很难及时转变管理思路，可能导致项目内部沟通受阻，进而影响日常决策管理的科学性和准确性。“钉钉”移动办公平台支持一键生成智能报表，能够为管理者监管项目进展及人事管理提供便捷平台，便于管理人员通过即时生成的各类报表分析不同岗位人员的需求共性及差异，降低统计分析工作量，方便相关人员系统梳理行政管理情况，随时掌握人员动态等关键信息，及时发现项目制约因素，为后续工作的优化提供参考依据，全面助推行政管理成效的提升。

4.优化信息传递，提供轻松办公环境。“钉钉”移动办公平台支持消息已读、定时查阅等设置，可以清晰了解消息传递情况，还可以短信形式发送给员工，充分满足日常行政管理业务办理过程中可能用到的各项功能，线上办公轻松简捷。

（三）“钉钉”移动办公平台在项目行政管理中的具体应用。主要方面如下：

1.创建项目组织架构并设立群组。依据项目部组织机构及人员分工在“钉钉”移动办公平台成立清晰明了的组织架构图并设置群组，项目成员通过扫描二维码加入群组，就能参与项目讨论、查看项目公告及相关文件。

2.免费开通并投用常用审批业务程序。依据项目部有关管理规定，结合相应保密制度要求，在“钉钉”平台创建常用业务的审批模块，对应不同岗位、不同职务，设置对应权限、流程及角色。主要开通包括请假、外出、加班、人员需求计划、人工时确认审批、人员派驻、人员撤派、印刷申请以及公告、电话会议、视频会议、办公电话等功能。

3.启用智能提醒功能和便捷服务功能。设置开通“任务管家”“服务助手”等智能提醒功能，能够及时提醒审批人及提报人有新的待完成任务，随时了解审批进展及审批意见，以便更迅速完成线上审批操作。便捷服务功能主要指各类行政管理业务的月度信息汇总，一键生成各类审批统计表，使统计和汇总工作更加便捷。

（一）实现信息快捷发布。随着“钉钉”移动办公平台的投入使用，行政管理逐步实现信息化职能的拓展，群组中包含的通知、公告等工具，可以快捷发布当天的重要消息或未来的重要计划。在群组中发布的消息可以分门别类地及时推送给有关的部门和人员。同时可以利用移动平台的便捷功能将信息变更、待办等工作设为在线提醒，以移动办公平台为纽带，实现人员与项目间的信息互动和互通。

（二）实现高效沟通协作。缺乏沟通协作会导致重要信息在传递过程中出现障碍，影响办公效率。移动办公平台的投入使用，不受网络、设备等限制要求，能够满足手机、电脑同时登录，使用稳定可靠，能够实现随时随地处理日常行政业务，通过使投用线上审批、远程视频会议等信息化沟通模块，全方位畅通沟通渠道，帮助项目管理人员和员工之间进行及时有效的沟通协作。

（三）实现审批效率提升。对于任何一个项目，行政管理是程序审批的必经之路。通过项目自身OA办公管理系统与“钉钉”移动办公平台实现的同步联动，对不同流程进行分类处理，使得行政管理业务能够全面实现在线审批，摆脱时间和地点的限制，避免由于业务不熟、领导外出而导致的程序混乱，流程堆积等时间浪费。对业务的提交人和批阅人而言，只需在手机或电脑上操作，大幅度减少了人力耗费和时间浪费。

（四）实现多端同步移动办公。信息化职能向移动化的延展，突出特点就是能够最大程度实现移动办公的灵活性。“钉钉”移动办公平台能够在电脑、手机、网页等多个端口同步开展工作，项目人员能够打破时间和空间的限制，只要手边有移动设备，就能在任何时间、任何地点有效地完成业务办理。

（五）节约生产经营成本。移动办公平台的使用为无纸化办公提供便利条件，不需进行纸质版打印，可以有效减少纸张、喷墨打印机、传真机等耗材和设备的支出，降低成本从而节约资源。根据统计数据，自项目启用“钉钉”移动办公平台至今，共在线上完成用车申请、请休假审批、人员需求审批、非全职人员工作确认审批、物品领用等数千次，这些表单无须打印，仅需存档电子版，每年节省平台开发费用及办公耗材费用约50万元。如在项目建设全周期应用，将更有效地提升项目管理，同时降低成本，获得更大的效益。

移动办公为项目行政管理提供了新的模式、新的思路。这既是信息化研发的体现，又是科学管理的有机融合。随着项目建设业务面的不断拓展，项目建设行政管理势必会与移动办公结合的越来越紧密，而移动办公会更好地促进项目行政管理的“信息化”“智能化”发展。移动办公与行政管理的融合，能更好地推动项目建设资源的节约，在更大程度上提升项目建设的驱动力，为项目建设提供积极的影响。

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