徐 睿，薛井红

（北京航天长峰股份有限公司，北京 100854）

新时期，企业在档案管理工作中需要借助新思想、新理念，将服务意识、信息化管理意识融入企业档案管理工作中，并借助新思想、新思路来提高档案管理工作的质量和效率。

1.1 档案管理意识不强

当前，企业在经营发展过程中往往只关注在短时间内能产生经济效益的项目，而对诸如档案管理以及企业文化建设等长期性的经营管理活动并不重视，且企业往往将资源投放到能够提升生产力的管理工作中，未能对档案管理相关事项进行相应的优化、革新，也未能将档案管理工作与经济建设工作进行有效融合。造成这一现象的根本原因是企业高层管理者未形成正确的档案管理意识，在企业管理中不注重档案管理工作的创新与发展。

1.2 改革意识不强

现阶段，大部分企业在经营发展过程中往往将档案管理工作当作一项附属工作，并且采用老一套的工作管理流程、管理体系来管控档案管理工作，在思想认知上具有片面性。同时，大部分企业现有的管理体制过于单一，档案管理工作模式具有封闭性，服务手段欠缺，使得现有的档案管理工作人员缺乏主观能动性，工作管理模式停滞不前，无法适应新时期企业发展改革的新要求。

企业在档案管理工作中需要打破陈旧的思想认知，摒弃过往落后的条条框框，在新的市场经济环境下革新档案管理模式、管理思想。然而，部分企业在档案管理工作中存在定式思维，且档案工作者在工作创新、工作管理方面还未实现思想上的转变，从而使得档案管理工作无法得到优化。此外，部分档案管理人员在工作管理过程中只强调相应的管理原则，按照既定的框架开展档案管控工作，在思想上患得患失，在工作管理方面畏首畏尾，生怕在发展改革过程中出现过错、失误。部分档案管理工作者害怕承担风险，认为只要在工作中不出现意外，便是完成了自身的工作职责，因此部分企业档案管理工作者在管理工作中片面强调经验继承、思想继承以及观念继承理论，对过往的经验、做法不进行优化创新，采取按部就班的工作管理策略，以至于在工作创新期间迈不开步子，不具备创新思想、创新文化。

1.3 创新意识不强

企业在档案管理过程中需要谋求新思路、新思维来适应当前市场经济发展改革的局势。但是，部分企业内部的档案管理部门在长时间一成不变的工作思想下形成了定式思维，无法为企业创造更高的经济效益，提供有效服务。比如，在现阶段企业档案管理工作中，档案管理工作人员需要具有信息化管理意识和管理技能，这样才能采用信息化手段高效开展相关工作。但是，数据调研分析表明，大部分企业仍以传统的纸质档案方式开展档案管理工作，档案管理部门未配备专业的档案管理系统，甚至缺少必要的扫描仪等数字化转换设备，这使得企业档案管理工作面向数字化、信息化发展转型受到较大制约。此外，部分档案管理工作者意识落后，在工作中墨守成规，缺乏必要的创新意识。

1.4 工作主动性不强

在新时期的档案管理工作中，由于各主体单位对相关工作缺乏全面完整的认知，未能将服务意识贯彻落实到整个档案管理工作中。大部分档案管理工作人员认为在企业内部开展档案管理只需要实现档案的储存管理，没有充分认识到档案数据的实际价值在于“使用”，而不仅是储存管理；
更没有结合数字化、信息化管理思想，将服务意识融入档案管理工作。此外，当前企业内部档案管理部门也缺乏先进的档案信息化管理手段，在对相关档案资料进行查询利用时，缺乏必要的文档检索系统，致使档案管理人员需要在海量的数据中通过最原始的数据搜索方式来寻找需要的档案资料，极大地降低了档案资料的管理和利用效率。以上种种现象都会阻碍档案管理工作的拓展和创新，相关人员无法通过便捷的方式开展档案管理工作，严重抑制了其工作主动性。

2.1 思想上的创新

2.1.1 数字化管理思想的形成

在社会经济快速发展革新的时代，企业在档案管理工作中缺乏足够多的经验，唯有借助新思想、新理念来开展相应的档案管理创新，才能够实现档案工作的全面拓展和革新。鉴于此，档案管理人员以及企业高层领导干部应当解放思想、纠正观念，大胆尝试、大胆创新，在工作中不断摸索，推动企业内部档案管理工作向数字化、信息化方向转型，积极增添相应的数字化、信息化档案管理设备设施，如扫描仪、档案管理信息系统等，有条件的可以建设数字档案室（馆）。在此过程中，企业需要培养一批具备良好信息素养的档案管理人才，这些管理人才应当掌握基本的信息技术，精通数字管理知识，能够改善与优化现有的档案管理工作结构，提高自身工作管理效率，并且能够参照当前数字化、信息化档案发展建设需求，实现工作模式、工作机制的创新。

2.1.2 模式创新，无纸化改造的完成

在网络化、数字化时代，档案管理工作者需要具备较强的数据安全法律意识，在档案管理工作中加大对数据信息安全的管控力度，确保企业在档案管理进程中能够有效地维护自身合法权益，保障自身生产资料以及商业机密的安全。在当今数字化、信息化环境下，档案管理工作得到了进一步的改善和优化，同时档案数据资料的传递、传输也更加安全可靠，实现了基础数据共享，这提高了企业内部各部门、各机构借阅档案资料的速度和效率。但是，企业在进行档案管理工作数字化发展转型时，不能盲目照搬他人经验，应当在这一过程中适当地借鉴其他单位以及机构的数字化档案管理工作经验，积极吸取其他单位的教训，同时在档案管理作业中对年代久远的纸质档案进行数字化转换，并将其存储在数据库中。总之，在数字化、信息化时代，企业在档案管理工作中要想实现相应的管理创新，则应当在思想观念以及思想认知层面实现相应的改善、优化，借助过往丰富的工作管理经验，提高档案管理工作的数字化水平。同时，企业还需要根据内部档案资料的重要程度，对各项档案资料采取分类管控手段，尽可能地对原本的纸质文档进行无纸化改造。

2.2 服务机制创新

通过上文的分析可以看出，现阶段企业档案管理工作还未实现拓展，具体来说，档案管理工作还未实现档案资料的高效使用。大部分档案管理工作人员在档案管理期间需要具备基本的服务意识，而不仅仅是在档案管理工作中单方面实现对数字文档的归档保管。新时期的档案管理工作者应当在日常工作中进一步开阔视野，对现阶段档案工作服务管理模式进行创新、优化、完善，拓宽自身的服务面以及服务领域，更新服务方式，完善服务措施，最大限度满足企业在经营发展、革新过程中对基础数据文档的使用需求，及时为企业高层领导干部在决策、管理过程中提供必要的数据支撑。此外，档案管理工作者还应当遵循客观发展规律，在工作期间大胆实践、创新，尝试完善企业内部档案管理工作多元化服务模式。总之，档案管理工作人员应当在工作过程中不断深化自身服务意识、管理意识，为企业内部各单位、各部门提供必要的文档数据支持。

2.3 管理手段创新

随着社会信息化、数字化进程不断推进，企业在经营发展过程中会产生大量的电子文件，这对企业的档案管理工作提出了更高的要求。管理人员应当在当前档案管理工作中完成对档案馆、档案部门的建设。在网络环境下，企业应当将网络建设工作作为实现档案现代化发展革新的一项常规性管理工作，积极借用新技术开创档案管理工作的新局面。此外，高层管理者应当充分认识到相关工作的重要性，在思想上给予重视，认识到企业在档案网络建设管理工作中应该承担的义务和职责。

档案工作的创新管控应当依托健全的工作机制，避免在管理期间存在盲目性。企业还应当在工作中加大对法律法规的宣传力度，确保各项档案管理工作做到有法可依，促进档案管理工作以及管理制度向程序化、规范化方向发展。此外，企业在档案管理工作中还应当制定行之有效的岗位管理制度，明确档案管理工作岗位的纪律，形成一套体系化、完整化的工作管控机制，确保档案管理工作者能够按照既定的框架、流程，参照现有的规章制度，稳定高效地开展相关建设工作。总之，企业除了需要对现有的软硬件设施进行信息化升级建设，还需要借用高质量、高效率的内部人员管理制度，明确现有的档案管理工作要求，指导档案管理工作人员在现有的规章制度下开展相应的档案管理工作。

2.4 管理技术创新

2.4.1 建立完善的服务体系

企业在经营运作过程中无时无刻不在产生档案资料，然而部分企业在档案管理工作中还沿用过往落后的手工档案抄写录制方式，这种结合纸质文档开展档案管理工作的模式效率低下，并且部分纸质文档的保存时间相对较短，容易出现资料缺失的情况。在信息化时代，企业档案管理工作应当实现技术创新和优化，需要构建一个完整的网站服务体系助推档案管理工作的开展。此外，鉴于档案管理工作所涉及的管控内容相对较多，在建设档案电子管理系统时，企业档案管理人员需要依托企业内部的局域网建设档案数据库，同时还需要将内部局域网与外网进行有效隔断处理，避免内网资料被非法窃取，使得企业在档案数据管理工作中进行档案搜寻以及拓展使用时具备高效性、便捷性。

2.4.2 完善档案共享管理制度

为了最大限度消除企业内部各单位机构在生产管理过程中所存在的“信息孤岛”现象，企业应当积极完善档案共享管理制度。企业可以建立电子文档中心，对企业生产管理过程中所涉及的管控性文件，如法律条款、企业制度；
对分散性文件，如企业的基础建设信息、各项管控合同；
对企业内部的财务档案，如财务报表、会计账簿等相关数据文档进行统一化管控。而对于人力资源以及人事信息，也需要进行专项管理。企业内部的档案资料类型相对较多，实施必要的分类管理尤为重要。

企业内部的档案管理工作不应只由档案管理部门执行，企业其他部门也应当积极参与其中，不断丰富文档中心内部的档案资料。在该环节，企业应当根据每一个部门的工作职责、工作职能，向其分配特定的档案管理权限，使其在自身权限范围内完成数据文档的储存、管理、查阅和使用，尽可能降低企业档案管理工作的难度。为了提高各部门在档案管理工作中的衔接度，企业需要构建一个集成化的管理系统，该系统主要起到信息枢纽以及信息连接的作用，将整个系统连接到企业内部的档案管理机构以及企业各生产管理部门。同时，电子文档中心还包含不同部门的管理权限、管理接口的认证，企业内部各部门人员需要根据自身工作管理需求参与档案建设工作，共同优化企业内部的数据库资料，实现对档案文件的定向管控。总之，新时期企业在实现档案管理工作拓展创新的过程中，一方面需要借助集约化思想对各部门的文档数据进行数字化、电子化管理；
另一方面需要适当地下放权限，将企业内部各部门人员充分纳入档案管理工作，进一步丰富企业内部的档案资料储备。

新时期，企业在档案管理工作中需要不断地拓展创新，在现有的工作管理环节融入新思想、新思路，优化现有的工作开展形式，确保当前的档案管理工作具有明确的管理重心和管理方向。此外，在数字化、信息化时代，企业在开展档案管理工作时还应当实现数字化转型发展，对现有的数字化档案中心、资料库以及各类硬件系统进行购置和建设，以此提高企业档案管理工作的信息化水平和管理效率。

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