李 慧 罗丽献 广西科技大学

近年来，为响应国家政府会计制度改革，要实现网上审批、网上报销的办理模式。学校进行信息化建设也是尤为重视，随着财务信息化建设的发展，G大学相继推出了网上预约报账系统、其他收入申报系统及工资查询等财务系统。虽然G大学现行采用会计人员接单，报销人通过在网上填报并生成报销单，将报销单打印出来签字盖章，再连同附件一并交给会计人员审核报销，该模式仍然无法实现报销人少跑一次的目标。由于财务报销审批主要还是采用传统的纸质版审签模式，这种模式会因不确定性因素导致前期审批流程效率低下，也是降低财务报销效率的一项重要原因。

利用信息化技术实行网上审批模式，引进网上报销审批系统主要是解决面临大量报销业务从原来的线下审批改为线上审批，审批权限可以不受时间和地域的限制，通过网络完成财务的报销审批手续，报销人可通过扫描报销单形成电子版通过审批系统提交审批，节约了大量的时间，提高网上办事效率，解决 “审批难、报账难、报账烦”等难题，提高了财务报销审批的效率。

(一)审批流程多、报销慢、签字难

目前，G大学的收入每年呈递增的趋势，经费种类和经费来源渠道呈现与日俱增的态势，经费来源不同归口和不同部门负责人管理审批，根据报账金额大小签字审批的领导层级不尽相同，造成审批流程复杂。

财务报销普遍出现审批流程多、报销慢、签字难等现象，报销人根据发票信息在网上预约系统里面填写报销相关信息，打印已形成有预约号的财务报销填报单，将发票原始资料后附填报单一并拿到计财处报销。此种报销模式解决了报销集中扎堆的现象，但是审批签字还是要根据财务制度找分管经费的各级领导签字；
手工报销还是最传统的报销模式，报账人人拿着已签好的网上预约单到计财处报销。

(二)报销单退单量大、服务效率低

由于国家出台新的科研报销和财务会计相关制度，高校也会据此及时进行重新修订调整，新旧制度往往存在一定的差异，导致报销人觉得财务制度总是在变化，短时间内难以及时熟悉新规定，报销单据就会因不符合制度规定而产生退单的情况。

高校的教学科研人员都不是具有财务专业背景的人员，由于平时教学科研工作任务比较繁重，很少报账，必然造成对报账流程不熟悉的现象，对取得原始凭证的合规性、真实性和完整性都是无法进行专业判断。繁琐的报销审批工作占用了师生的大量时间，大大降低了报账人和审核人的工作效率，使得他们不能集中精力专注于教学和科研工作，影响了教学和科研人员的积极性。

(三)报销单据审核量大，管理层工作随时被中断

由于高校经费数量巨大，经费审核繁重，报销单据审核也随之增多。学校领导每天都要面临着大量而繁重的行政管理工作，根据学校财务制度规定，财务报销金额大小按相应管理层级别的领导签字审批，经常面临在处理公务的时候，会被突如其来的报销人员中途打断，偶尔还出现在领导办公室排队扎堆审批的现象，容易造成领导缺乏时间对需要签署的报销材料进行深度思考和审核，甚至还会造成超额度审批签字而不知的现象。

(四)财务人员线下审核，主观因素甚多

财务人员对报销的单据进行线下审核时，财务人员每天都需要承载着大量的审核和检查等基础工作，审核纸质原始凭证资料是否合法、合规和完整等要求，还有审核报账业务审批权限是否符合财务制度规定，仅凭财务人员的经验和记忆力来进行判断，会受到主观因素的影响。

随着互联网技术的不断革新，信息化技术已逐渐进入人们的工作和生活，尤其在人们的工作中显得尤为重要。为了提高工作效率，直接通过电脑或手机连接互联网就能完全处理完各项具体事务，现代信息技术能够使我们在办公时间和办公地点上实现充分自由，最大限度地节约了办公时间，大大地提高了工作效率。

G大学对网上报账引入网上审批系统流程，以学校OA办公系统为基础，将学校财务制度和网上审批要求都融入到审批流程当中，从根本上改变原来签字难、报销难、报销烦、效率低的现象，从而大大提高了财务报销审批的效率。

(一)引入财务制度，制定系统流程

G大学根据国家教育经费使用政策的规定，制定了《G大学经费使用审批办法》，根据公务卡要求，修订了《G大学公务卡管理实施办法》、根据差旅费管理办法，修订了《G大学差旅费管理暂行规定》。

G大学推进网上审批系统之前，财务人员先调研了其他高校，并学习其先进经验和方法，计财处把财务报销和经费审批制度进行梳理，修改并完善了相关制度，向网上审批系统引入财务规章制度，确保各级领导是否清楚审批权限，在网上审批系统试运行后，积极向师生进行广泛宣传，并开展网上审批系统业务培训，让教职工了解各项经费的审批权限和要求。

(二)搭建网上审批系统服务平台

由于学校资金量大，教学科研项目多，行政人员少，工作量越来越繁重。为了解决审批签字烦、审批签字难、审批签字排长队等问题，建立网上审批系统服务平台缓解现场排队等候。G大学根据学校财务管理信息化发展的需要，结合师生的需求，已经提供了网上报账，网上申报和网上工资查询等系统的财务服务平台，报销人可以随时进行网上预约报销，办理借款，其他收入申报等业务，为构建网上审批系统提供了基础。

(三)实现线上与线下审批相结合

高校财务报销实行网上审批仍然甚少，要想让学校老师和学生从原来线下审批转到线上审批，这种转变仍然还是需要一些时间去接受和改变。G大学结合学校的实际情况，在校内全面推行网上审批系统时，采用线上审批和线下审批相结合，由于信息技术受到限制，网上审批系统还不能全覆盖所有的审批事项，尚有部分特殊业务仍需线下进行，G大学本着以人为本，为全校师生带来方便，以提高教学与科研积极性为原则，推行线上审批与线下审批相结合的方式同时并行，先采用部分项目进行网上审批，不断解决网上审批系统的问题，逐步完善线上审批，慢慢取消传统的纸质审批，最终实行网上审批。

(四)借助数字化智慧校园，追踪审批流程信息

依托学校数字化智慧校园建设，网上审批系统通过网页或微信物流信息等途径推送审批信息，还可以通过电脑或手机方便报销人随时查询审批业务流程的进度，通过微信，在重要节点推送信息，如有退单情况，会看到备注退回原因，以便报销人员及时修改或完善审批信息，使整个网上审批过程高效便捷。

(五)通过CA认证，保障签章效力和信息安全

我国的《电子签名法》于2019年4月重新修订，第十四条规定 “可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。《电子签名法》规定可靠的电子签名需同时符合下列条件：

1.电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有。

2.签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制。

3.签署后对电子签名的任何改动能够被发现。

4.签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

G大学的网上报销审批系统中的电子签名都是通过CA认证，以保证网上信息传递身份的真实性、保密性和完整性，确保网上报销审批具有法律效力。要求全校师生提供本人真实的签字图片，并通过签章密码和手写签章等两项进行双重保险，充分保证网上签字的安全和法律效力。

实现网上审批与网上报销两个系统的全面对接，需要将内网与互联网对接，进行数据交换，因网上报销系统采用的是财务系统专网，必须确保网络信息安全。财务系统如果在校外网络环境下，非常容易受到攻击，造成信息外露。在经费审批的权限方面，存在着忘记密码、保管不善和处理不当的情况，存在信息泄露的隐患，给网上审批带来了潜在的危险。

G大学为了给网上审批系统建立一个安全的网络环境，并作以下几点要求：

1.加强网络安全知识的宣传和教育，强化全体师生的安全意识。

2.安排专人负责监控网络审批系统的安全，确保网络信息安全。

3.要求各位采用数字签名的审批人，必须提供手写签名，确保数字签名的真实性。

4.要求各位网上系统审批人需要设置安全系数比较高的密码，确保密码的绝对安全。

(一)解决签字难和排长队的现象

G大学实施网上审批系统后，报销人只需将报销的材料电子版上传到网上审批系统附件区，转交下一步给领导进行审批，无需亲自到领导办公室排队等待审批签字，也不会因领导出差、开会等不在办公室的原因而无法审批，解决了财务报销审批签字排长队的问题，每一层级审批人无需在办公室等待签字，而只需在工作合适的时机，且有网的地方都可以通过网上审批系统的利用数字签名审批各种报销单据，这样既不影响各层级领导的行政事务性工作，报销人还可以查看审批流程的进度，在审批环节结束后，在网上报账系统填写报账信息，形成报账预约单并打印预约单，将原始凭证单据和预约单一起拿到计财处进行办理报销手续，财务人员也可以通过网上审批系统查看报销业务的审批情况，对于已审批完但未提交预约报销的报销单，计财处财务人员可以善意地提醒，催促尽快完成发票的报销工作。

(二)加强业务培训，减轻报账压力

高校师生都不是专业的财务人员，对财务知识和制度规定缺乏理解，为了减少报销人现场排队等待报销和避免退单的情况，则要求报销人必须非常熟悉学校的各项财务制度，保证报账递交的发票符合财务报销规定，否则容易造成票据不符合学校财务报销制度，出现退单的情况，最终可能会对财务报销工作产生负面影响。G大学每年6月和9月份都要对新报到的教师开展财务报销业务培训，让师生了解学习学校的财务制度，规范使用公务卡支付手续，了解各项经费的报销制度和审批要求。

G大学网上审批系统正式上线之前，G大学财务人员必须熟悉掌握网上审批系统的各项功能，解决网上审批系统运行过程中发现的各种问题，向软件公司反馈，不断调试和完善，制作网上审批系统的操作指南和业务流程，积极组织师生通过线下培训，全面熟悉财务报销网上审批系统的全流程，会后将操作指南和业务流程分发给各部门的老师和学生，并建立QQ群、微信群为师生解答财务报销网上审批系统有可能出现的各类问题，快速让学校师生熟悉掌握网上审批系统的流程和要求。采取一系列的措施，使学校师生对网上报销系统和网上审批系统进行熟悉，逐步减轻财务人员的报账压力。

(三)与其他系统端口进行对接，全面实现网上审批系统

目前，G大学将网上审批系统、网上报账系统和网上申报系统等三个系统基本上可以实现对接，但是要想全面实现网上审批系统，还需要与多个部门的系统进行打通，才能实现完全对接。正着手与学校其他部门的系统进行对接得准备工作，学校已经把预算申报审批、合同审批、固定资产入库审批、政府采购审批、科研经费审批等都设计了合适的业务流程，并且把内部控制的各个审批环节都与审批系统进行打通和对接，搭建系统共享平台，全面实现网上审批系统。

(四)规范财务管理制度，推动内部控制信息化

实现网上审批系统是财务管理制度在实践中的具体运用，报账人通过网上审批系统进行审批时，将审批单转交下一级审批人，审批人在权限范围内进行审批，如超出权限范围内，审批系统会转到高一级审批人进行审批，网上审批系统的工作流程简单，易于操作。审批人进行审批时，要明确审批意见，对于每一位审批人的审批意见都会留有痕迹，将每一个流程环节落实到具体人，各级领导在权限范围内，可以查询本部门的报销情况和经费余额，既能及时了解财务信息，同时也加强了对财务的监管作用。利用网上审批系统推动内部控制信息化，各项目经费的审批人根据各自的权限完成各项业务的审批，实现学校内部控制的信息化。

(五)积极发挥网络技术，提高财务报销审批效率

充分利用学校数字化智慧校园技术，将财务网上报销审批系统与报销人、审批人紧密联系起来，进一步提高财务工作效率。对于已审批的报销事项，审批完成后再转交下一步处理。发票上需要报销人签字，完成网上审批和网上报销预约，财务人员审核发票后，在财务系统完成审核，并通过银校直联将报销款项转到报销人的银行卡或供应商的对公单位账户。财务报销和审批工作都通过运用网络技术，变得省力省时，彻底改变了以往的签字难、审批难、报销难、报销烦等问题，实实在在做到提高财务工作效率。

随着高校不断扩招，学校规模不断扩大，教育科研经费不断增加，高校财务工作越来越繁重，工作压力与日俱增。高校财务工作要求越来越细化，财务服务质量要求越来越高。在财务工作中引入信息化已势在必行，实现网上报销审批系统，加快了审批进度，缩短了报销人和审批人的工作时间，提高了财务工作效率，激发了教学科研工作者的积极性；
加强了预算管理，避免了超预算报销的情况；
审批流程和报销凭证自动生成电子档案，做到有迹可循；
通过电子签名认证确保线上身份传递信息的真实性，保证审批流程是真实有效的。

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