付 婷

（山东省煤田地质局第一勘探队，山东 滕州 277500）

档案管理是各行各业都需要面临的问题，在信息技术高速发展的今天，为提高档案管理的实际应用效果，应加强对其中数字化和共享化的建设，同时提高档案的利用率。档案管理工作人员在进行档案管理的研究时，应基于目前社会发展的现状，根据人们对档案管理的实际需求来对档案管理中的共享工作进行合理的调整，使其能够发挥更大的效用。

档案是一种记录信息的文件，其含有单位的核心信息，同时其管理的实际效果能够决定信息和业务的实际处理效率，对于企业和档案管理机构都具有非常重要的作用。数字化档案是在计算机技术和信息技术等高科技手段的集成下发展而来，通过影像扫描能够将不同载体形式的档案进行转化，形成数字化信息，使其能够按照一定的储存技术和规律形成数据库，方便后续的调出和使用。数字化档案具有非常多的优势，相比于传统的档案管理，不仅其使用的技术较为先进，同时管理的效率较高，对于档案的使用和处理更为方便。

首先，数字化档案能够有效的提高经济效益，传统的档案管理方式需要固定的位置来存放纸质档案，同时需要保证储存环境良好，避免对档案造成破坏，这使得档案管理的成本不断提升，随着档案的增多，其占地面积也不断增加，导致产生更大的储存问题。使用数字化档案来进行储存和管理则较为简便，其管理的成本相对来说较为低廉，只需要定期对相关的技术进行维护即可，不需要另外安排储存位置，管理人员可以将档案储存在信息库中或者专门的软件中。其次，通过数字化的档案管理，能够提高管理人员工作的效率。通过信息数据，管理人员可以直接凭借电脑来进行档案的调阅和使用，通过查询系统能够快速的将信息调阅出来，缩短档案寻找的时间，在办理业务时直接使用电子系统来进行实际的调出和办理，更好的节约时间，提高工作便利的效率。最后，加强对档案的保护。使用数字化档案后，一方面，其将档案信息储存在数据库中，在网路中能够使用相关的防护装置避免信息资料外泄，加强对信息安全的保护；
另一方面，在使用数据化档案后，重要的原件能够进行密封保存，对档案进行合理的管理，避免档案原件发生破坏现象。

2.1 建立健全的档案管理制度

在目前的社会中，想要加强档案的使用效果和发展，首先应建立健全的档案管理制度，为信息化档案的共享提供一定的制度和方案，进而加强对信息化档案的管理和使用。在建立数据化档案的管理制度时，管理人员应根据档案的实际需求，对档案的实际管理方式进行调整，使共享档案成为新的档案管理模式。在进行档案共享管理制度的构建时，一方面应加强对企业或档案管理部门的了解，根据实际的需求来创建更加有效的管理制度，扩展共享档案信息资源数据库，确保档案的利用效率能够得到提升。另一方面，共享方案管理中，应加强档案的整理效果，使用先进的信息管理技术来对信息库中的资源进行整理，使用大数据技术对档案内容中的关键字进行识别，便于管理者和使用者的模糊搜索，在搜索的过程中，能够出现相似关键词的备选内容，满足使用者的实际需求，提高实际的应用效果。

2.2 激发档案资源共享意识

在数据时代，档案数据化和共享化是必然发展的方向，通过将档案数据化处理，不仅能够提升及使用的效率，同时能够便于进行档案信息的传播，更好地实现共享的功能。因此，档案管理人员应根据目前发展的形势来对自身的观念进行调整，加强对档案共享的认识和了解。

档案资源共享是档案管理的发展方向，为提高实际的管理效果，应提高档案管理人员的资源整合和档案共享意识。在档案管理的过程中，企业或档案管理机构应加强对档案共享的重视，积极的将各类型的档案进行整合与分类，通过相关的共享工具或者档案管理平台等来进行管理。管理人员应不断的提高服务意识，针对不同使用者的实际需求来对档案的管理措施和共享制度等进行调整，保证档案的使用更加的便捷。

2.3 建设档案共享平台

数据化档案的共享需要依靠设备、网络和平台，通过对信息科技的充分利用，才能够更好地实现档案管理工作效率的提升，同时加强档案共享的实际效果。在进行档案共享平台代建的过程中，档案管理部门应与信息工程管理部门进行联合，建立专项平台建设项目，在互联网技术和计算机技术的辅助下建立网络共享平台，并且能够根据平台的指示来获取相关的档案资料信息。

平台的建设和运行离不开数据库，在建设的过程中，应加强数据库的建立与完善。在数据库的建设中，应根据不同的档案信息类型和档案的保密程度等来对数据库进行合理的设置，同时将数据库与共享平台进行连接，完善平台的实际使用效果。在信息共享程序的建立过程中，可以由国家的档案管理中心来设定档案共享管理的专业化程序，再由不同级别的档案管理机构或部门根据实际的情况进行引用，提高档案共享的标准度。

另外，在档案共享的过程中，应根据使用者的权限类提供相应的共享程度，使用信息技术来设定身份验证程序，在调阅档案信息时，需要专门的人员进行授权或者使用者具有一定的权限等级，避免机密档案的外泄，影响档案管理单位的根本利益。同时应为共享平台和档案数据库设计严密的防火墙等安全程序，保证内部的档案数据不受侵害。目前由于网络技术的广泛使用，不乏有黑客或破坏者对档案信息进行盗取或者对共享平台进行破坏，应加强对平台的防护，实现数据化档案的安全共享，降低档案管理的风险。

2.4 提高档案管理工作人员的技术水平

在档案数字化的过程中，对于档案管理者有了新的技术要求，需要管理人员学会使用新型的档案管理设备，包括档案的录入与采集、数据化档案的整理和归类以及共享平台中档案的分类和储存等，需要管理人员对信息技术较为精通，才能够提高实际的档案管理效率。为做好档案管理工作，应聘请专业技能较强的档案管理人才，但由于档案的数据化管理发展时间不长，此类的专业性人才较少，想要聘请专业的技术性人才的难度较大，档案管理部门应将人才培养的重点放在对现有档案管理人才的培养上。通过举办培训课程来提高档案管理人员对数据化档案的了解，提高其工作的专业技能，不断的提高档案管理的工作效率。

档案信息数据化和共享化的趋势不可更改，其是社会信息发展的必然现象，为提高对数据化档案的管理，提升数据化档案的共享，应根据人们的实际需求和档案单位的实际情况来进行相关制度和平台的建设，不断提升实际的档案管理效率，同时，档案管理人员应不断的提升自己，创新管理意识，提高工作水平，不断地提升对档案的管理效率。

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