一、学校档案建设的意义学校档案，是学校的重要组成部分，是学校工作的客观表现形式。学校的某些具体工作，从设计、组织、实施、过程、成果等，都可以在学校档案中得以体现，学校档案是学校工作物化的结果。加强学校档案建设，对于规范学校行为，提升学校工作的过程管理，积淀学校文化底蕴，总结工作得失，展示工作成果，推广工作经验有着重要意义。

二、对学校档案建设认识的几个误区

1.档案无用论持这种观点的人，觉得学校档案是虚的、假的，是做出来给人看的，根本没用，不如扎扎实实抓教学，抓点实际工作，把成绩搞上去，认为只要学校教学成绩好，小考成绩高，就能一俊遮百丑。觉得抓成绩才是实际工作，才是有意义的工作。产生这种错误观点的根源是对学校档案建设的意义认识不足。

2.档案是年终的活这种人平时不注意积累和整理，一说整档案，就觉得那是年终的事，或周六、周日不休，到时候加几个班，就可把学校档案弄好。这种错误根源是不了解档案建设的途径和方法。

3.档案只是为迎接检查的这种人觉得整理档案，就是为了迎接上级领导检查评估的，不来检查，学校就不用整理档案了，而且有的学校领导认为自己学校档案不好，学区自然就会把上级检查组领到档案好的学校，自己学校不接受检查，工作轻快。这是典型的懒马，根源是极端思想在作怪。这里讲一个故事：说有两匹马各拉一货车，一马走得快，一马慢吞吞。于是，主人把后面车上的货全搬到前面的车上。后面的马笑了：切!越努力越遭折磨!，谁知主人后来想，既然一匹马就能拉车，干嘛养两匹?最后懒马被宰掉吃了。这就是中的懒马效应，在学校也应该适用。

4.档案是闭门造出来的有的人认为，档案很好弄，不管什么档案，不用实际搞活动，坐在办公室里，就能造好，整档案就是公开造假，就是在浪费纸张和油墨。这种人不懂得档案的本质是学校工作的客观反映，学校的各项工作通过什么表现出来?除了汇报、述职、考察、座谈等，没有比档案更能表现的了。

三、学校档案建设的基本原则

1.平时与年终整理相结合的原则。学校档案建设应该贯穿于学校工作的始终。工作中要有档案意识，用档案促进工作的落实。平时，每完成一项工作，要及时整理归档，不等到年终一起弄，这样做，档案才真实，也利于工作及时总结，分散档案建设工作的忙累点。

2.材料多元化的原则。学校档案不仅是静态的文字，还应有精美的图像，动态的视频;不仅有开始时的计划，结束时的总结，还要有过程中的原始材料;不仅有领导的文稿，还要有老师的、学生的手迹以及家长、人士的材料。

3.系统性原则。学校档案，要有系统性。整个档案系统要有层次性，条理性，逻辑性。大项中分成若干小项，它们之间即相互独立，又彼此联系，共同构成学校档案的完整体系。就其中一个小项中的某一具体工作档案来说，也要体现它的系统性。要系统全面地反映出整个活动的完整过程，包括计划(实施方案、通知)--活动开展过程督导检查评比总结通报上报信息等。好的档案，应该是一个项链，是串起来的珍珠。

4.美观性原则。学校档案，应该是规范性与美观性的统一。这指的是档案的表现形式，档案也应有自己的校服，封面设计要整齐、美观、大方、直观。既要使整个学校档案的格式统一，又要让相对独立的分项档案有自己鲜明的特点，做到整齐而不划一，严谨而不呆板，灵动而不花哨。

5.群策群力原则。档案建设不能只是学校领导的任务，更不能只是档案人员的专责，而应该是全校师生共同的责任。要养成人人都注意收集积累自己工作材料的好习惯，及时向档案管理人员提供第一手材料。

6.工作精细化原则。档案应该是学校平时工作的真实体现，平时各项工作的精、细是形成好档案的坚实基础。凭空坐在办公室里创造档案，是形不成有特色的、符合逻辑的好档案的。这就要求我们平时工作的目的性，过程的周密性。

四、学校档案建设的基本方法

1.按类别整理法。学校档案可分为教学评估档案、安全档案、党政工团档案、基建档案、财物档案、实物档案等等。不同类别的档案，要求也不一样。整理档案时，一定要弄清楚不同档案的各级属类，将相关内容放在合适的类目内。

2.按时间整理法。学校档案整理可分为学期初、学期中、学期末三个阶段进行。学期初要及时收集学校、教研组(年级组)、教师、班主任、党工团少等各种计划，及时分类归档;学期中要围绕计划开展活动，每一项活动，每一种工作都要注意收集原始材料，并对收集的材料系统归档;学期末要及时收集各种总结、、教案、学习笔记等，并合理安排假期教师学习、实践等任务，学生的成果也要收集。从三个时间段来看，学期中的档案整理是主要的，也是任务繁重的。

3.按活动整理法。每一次活动，都能整理成一套完整的档案。一次活动就是一个系统，要求全面反映活动的全貌，表现为真实、具体。如：学校开展大课间评比活动档案，一般应该包括：封面-目录-评比活动通知-评比办法(评分细则)-评委成员-评委打分表-分数结果统计情况-表彰名单--活动总结通报-活动剪影-上报信息等。再如：学校开展课例研讨活动档案，一般要有：封面-目录-研讨安排-活动签到表-研究课教学设计-主讲人课后反思-课前学习资料-研讨活动原始记录-活动成果总结-活动过程影像资料-上报信息等。

4.按主题整理法。平时开展的主题活动，能够形成有特色的学校档案。档案整理员要做活动的有心人，积木的搭建人。如：教师节组织学生征文活动，就可以将好的学生习作结集成册《献给老师的歌》;每周学校举行升国旗仪式，就可以将国旗下讲话稿每学期或学年整理成册《国旗飘飘年国旗下讲话稿》;组织老师研究如何对学生进行语言评价，让老师们学习后提出肯定性评价语句，然后学校将这些语句和教师学习心得整理成《好孩子是夸出来的教师激励语手册》;征集毕业生为母校留言，连同照片，整理成册《感恩母校》，也是一份很有保存价值的档案材料;此外，学校还可以将每年上报的各种信息整理成册，每年外派教师学习心得整理成册，学生主题手抄报整理成册，学校值周小结整理成册等等。总之，开展的每一项主题活动，都可以形成有价值的档案材料。

5.按自然人整理法。有些档案，是可以按自然人进行归档的。如：教师成长档案、学生成长档案、骨干教师成长档案、特岗教师成长档案等等。教师成长档案，可以由教师自己整理，由学校统一保管。内容可以有自己的特点，但一般应该包括：封面(可以有自己的名称，如芳草、追梦、花开有声、有教无类等，下面属上某某老师成长档案)、目录、校长寄语、个人简历、个人规划、主要经历、发展成果等。学生成长档案，可以由班主任指导学生收集整理，由班主任负责管理。内容可以包括：封面(可以有自己特色的名称，如金色的梦、童年足迹等，下面属上某某学生成长档案)、目录、教师寄语、自我介绍、自己制作的优秀小报、书法、优秀试卷、获奖证书、成长照片、学生手册等等。这类个人成长档案，单独成册，逐年丰富，能够全面反映个人成长过程。格式相对统一，又可以有不同风格，设计得十分精美，会成为学校一道亮丽的文化风景。