2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180） 盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分，共10分） 1．文秘人员在差旅结束后，应该( )。

A. 给未出差的单位领导分送出差地特产 B．整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜 C．休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳 D．把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书面材料，存档备案 2．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？( ) A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C．对方越忙越必须早一点联络 D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 3．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应( )。

A．向上司报告 B．送礼’ C．写信祝贺 D．查证消息的可靠性 4．接受忠告的反应应该是( )。

A．以烦躁的心情倾听 B．尽量把责任推给别人 C．应辩解说：“那是因为……” D．切勿感情用事 5．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、( )和归档要求。

A.归档时间 B．归档凭证 C．归档模式 D．归档历史 6．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？( ) A．订购 B．制造 C．分配， D．储备 7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？( ) A．善于同他人合作，密切配合，步调一致 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 8．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？( ) A．考虑打电话的时间是否合适 B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话 C．仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功 D．对正当的投诉电话，应先安抚来电者，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查 9．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？( ) A. 按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣 C．按私人公务标准分拣 D．按邮件重要性分拣 10．文员做会议记录时，可以在会议记录中( )。

A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D. 对所记内容作评论 二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分） 11．办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( √ ) 12．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。( × ) 13.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14．涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 15．公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 16.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。( √ ) 17．电子文档不存在销毁问题。( × ) 18．办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。( × ) 19．请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。( √ ) 20．会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。( √ ) 三、筒答题（每小题10分，共20分） 21．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分） (2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分） 22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。

答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。（2分） (2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分） (3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分） (4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分） (5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分） 四、设计题（每小题15分，共30分） 23.上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？ 答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。（6分） (2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分） (3)上司回头时，递上便条与铅笔。（3分） (4)退一步，等候指示。（2分） 24．如何接受对方的名片？ 答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分） (2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（4分） (3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。（4分） (4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5分） 五、案例分析题（每小题15分，共30分） 25．案例题一：
爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即，主动挂断了电话。

现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？ 问题：
(1)文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？ (2)假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？ (3)文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？ (4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？ 答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。（3分） (2)丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，秘书应该说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”（5分） (3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；
如上司不想通话，应想办法拒绝对方。（5分） (4)在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。（2分） 26. 案例题二：
小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见面后，小李寒喧到：“欢迎、欢迎”，嘴里说着，却并不主动伸手；
等客人伸手了，小李才与之相握。

接着小李一把拿过客人的行李，放入轿车后边的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。

一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么…… 问题：小李的很多做法不合乎礼仪，小李应该怎么做才是正确的？ 答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手。（2分） (2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（2分） (3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（2分） (4)司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；
后为上，前为下”。（2分） (5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。（2分） (6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。（3分） (7)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（2分）