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合同管理办法
2020-12-22 09:53:22 ℃XXX科技有限公司
合同管理办法
文件编号:___________ 版 本 号:___________ 编
制:___________ 批
准:___________ 日
期:___________
年
月
日
合同管理办法
1、总则 1.1 凡属与外单位的经济往来,除即时清结者外,均应签订书面经济合同。
1.2
订立经济合同,必须遵守国家和地方现行有关法律政策,贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则,依法维护本企业的利益。
2、合同的起草 2.1
凡与外单位经济往来的合同,由承担该项业务的部门人员负责起草。
2.2
合同中的关键性条款,必须按照总经理办公会决议或公司总经理的指令严格执行。
2.3
合同起草过程中,负责起草合同的部门必须及时征求财务部门和其他相关部门的意见,并须附有技术方案、概算、预算等资料。
2.4
合同稿未得到主管领导认可前,任何单位和个人不得以任何理由将合同稿通知或送交对方,否则以泄密论处。
3、合同的审核 3.1 合同的合法性。包括:
3.1.1 当事人有无签订、履行经济合同的权利和行为能力。
3.1.2 合同内容和订约程序是否符合国家法律、政策和本制度。
3.1.3 当事人的意思表示是否真实一致,权利、义务是否平等。
3.2 合同的严密性。包括:
3.2.1 合同条款是否齐全:
a) 标的 b) 数量和质量
c) 价格或酬金 d) 履行期限、地点和方式 e) 违约责任 f) 担保 g) 解决合同纠纷方式 h) 其他事宜 3.2.2 文字是否明确无误。
3.2.3 当事人的权利和义务是否具体、确切。
3.2.4 合同的有关手续是否完备。
3.3 合同的可行性。包括:当事人双方履行合同所具备的条件(生产设备能力,技术条件、资金支付能力、原材料和产品的供需状况等),预期取得的经济效益等。
4、合同的签订 4.1
合同的洽谈阶段,由负责该项业务的部门员工担任谈判者,如需其它部门配合,由公司总经理或分管副总经理指定。谈判者必须与自己的主管领导充分沟通,明确合同谈判的原则,并将每轮谈判的结果及时反馈给主管领导。
4.2
合同签订前,必须按合同审批权限填写《合同审批表》,分管副总经理应着重合同的可行性、真实性和经济效益;并从合同的规范性、合法性及结算结汇方式等方面进行审核,并对合同负有全面责任。《合同审批表》须与合同正本一起存档。
4.3
工程项目合同必须附有工程概算书,施工合同必须附有工程预算书,工程概况,预算书必须得到公司主管工程的副总经理及总工 程师的认可。
4.4 有关合同收付款方式的条款必须包括以下内容:
4.1.1 付的前提条件和日期、次数; 4.1.2 每次支付的时间及金额数; 4.1.3 甲、乙双方的开户银行的账号; 4.1.4 结算方式; 4.1.5 涉及外币的汇率换算。
4.5
未经总经理授权委托或超权限所签订的合同为无效合同,由当事人承担全部责任。
4.6
合同签订后,我方至少应留下合同正本一份,合同正本必须加盖骑缝章,合同内修改处需加盖有效印章。
5、合同的履行 5.1
合同签订后即具有法律约束力,各执行部门应自觉履行合同约定的义务,同时积极督促对方履行合同。
5.2 执行合同需向对方支付款项时,应向财务部门提供:
5.2.1 合同款项支付审批表。
5.2.2 按合同规定需对方发出的付款通知书或其它形式的函件。
5.3
合同规定范围内的款项划出,由公司财务部经理签署付款意见后,报公司总经理批准。
5.4
财务部门根据合同付款前,应先核定对方账号,再将款项划入合同指定的账户,如合同未明确账户,收款方应在划款账户的书面说明上加盖公司印章,并由法人代表签字,财务部门据此办理。
5.5
按合同规定应由对方提供的材料,合同执行部门必须严格按照合同规定的时间内取得;应由我方回收的款项,财务部门应监督和协助合同执行部门按合同的规定及时回收。
5.6
财务部门有监督合同履行情况的权利和义务,但不能代替业务部门执行合同。
6、合同的变更 6.1 任何人未经批准不得擅自变更合同。
6.2
已订立的合同经双方协商,确有必要变更或撤消的,应按照原合同审批程序,重新报批。
6.3
变更的合同生效后,变更合同者应立即书面通知相关部门,否则,因此造成经济损失的,要追究变更合同者的责任。
7、合同的检查 在合同执行过程中,由总经理或主管副总经理指定有关部门不定期进行检查,对有问题的合同,提出补救意见或补充协议,经公司总经理同意后,合同执行部门必须立即予以办理,否则,由此造成的一切经济损失,由相关责任人承担。
7.1
对方当事人不履行合同或违约的,我方应暂时中止履行合同,并通知对方尽快履行合同,要求其承担因违约给我方造成的经济损失,通知应采用书面并可留作依据的方式。
7.2
通过协商方式不能解决纠纷的合同,业务部门应及时与有关经济仲裁部门联系,听取法律意见,以便通过法律程序妥善处理。
8、合同的保管
8.1
业务部门签订合同后,须将合同正本交财务部统一保管,业务部门留一份合同复印件据此执行。
8.2
与执行合同有密切关系的单据、传真、电报、票据、信件等,均应作为合同的有效组成部份与合同一起存档备查,存档时间为该笔业务结算完毕后二年以上。
8.3
财务部应根据合同的不同种类,建立合同档案。标明序号、合同号、签订单位、签约日期、合同标的、价金、履行情况及备注等。
8.4
财务部建立“经济合同统计报表”,向公司总经理每月上报一次合同签订、履行各种情况的统计。
8.5
财务部保管的合同一般不得借出,如确因工作需要,须经公司总经理批准方可取出,并办理借阅手续,限期归还。
8.6
与执行合同无关的人员不得查阅合同,任何人不得随意复印合同及相关材料。
8.7 如合同丢失、损毁、泄漏,要追究相关人员责任。
9、
非经法定代表人特别批准,不得发放已加盖公章或合同章的空白合同及信筏或便条。经法定代表人批准后发放的,由综合管理部将批准人、用途、使用人、有效日期等记录存档,并监督使用情况。
10、合同编号 10.1 合同编号模式说明:
10.1.1 合同编号:
蓝 康 Lk
XX
XX
——XX 10.1.2 分类号说明:
类别
代表符号
a、维保类:
WB
b、涂料工程:
TG
c、涂料供货:
TH
d、计算机网络工程及综合布线:
WL
e、安防类:
AF
f、安装工程:
AZ
g、装修类:
ZX
h、其它:
QT 10.1.3 合同编号由公司综合管理部统一管理。
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