集团电子化办公管理规定

　集团建立了局域网和WebOA系统，实施电子办化公，这是企业实行新的先进的管理模式的标志之一。现就电子化办公相关事宜做出暂行规定。

　一、 对外业务 1、 集团内部借助局域网和WebOA系统实施电子办公，对外业务交往中，如果对方条件许可，可互相使用电子化办公系统，如对方条件不许可，请统一使用金大陆集团公文纸。

　2、 集团或子公司对政府部门上报请示、报告、统计报表等文件资料，一律按集团对外行文规定程序办理。

　二、 集团内部业务 1、 集团总部对各部门或子公司发通知、文件、会议纪要等一律用局域网或WebOA系统行文传递。

　三、 WEBOA系统工作流程 1、WebOA电子办公系统设有个人路径和工作路径流程，如有请示报告或批阅，加签等公文，分为一般，紧急或特急。根据事情紧急程度，“类别”中提供3种方式，请按照以下情况使用：

　 （1）“特急”：需要在6个小时内答复的请示。

　 （2）“紧急”：需要在12个小时内答复的请示。

　 （3）“一般”：工作汇报等需要在1天答复的请示。

　2、员工接到传递来的公文须尽快处理答复，若因答复处理拖延贻误商机，造成公司损失，要根据考评规定给予处理。

　3、附件中对于文档的规定：只能附加.doc（Word文档）和.xls（Excel文档）的文档，便于领导查阅，其他格式文件不准通过OA传阅。

　4、子公司或集团部门业务往来，材料上报也须用电子办公系统传递。

　四、 文档管理 1、政府部门来文通知或业务单位来函、合同、字据、技术资料、财会报表及原始凭证、帐册、以集团名义下发的文件等仍按原档案管理规定办理。

　2、集团内部的业务上呈报告及批复（财务方面例外）通知、会议纪要、周计划、月度计划等一律在电子办公系统服务器上存档，重要的还须拷盘存档。

　3、WebOA办公系统设有文档管理模块，各单位结合自身特点可将重要文件、资料，如集团文件、外部对口部门的文件合同，客户档案等资料及时存档，文档管理可分为行政文档、经济文档和客户信息文档。

　（1）行政文档（文件、资料）存档要编写文件号的文件名、内容、摘要，贮存档案编号，发出时间、发送部门。

　（2）经济、技术文档要写清技术文件名称、编号、工作图纸图号、工程编号；已执行的合同文档要写清合同号、名称、合同的起始时间。

　（3）客户资源档案要写明客户名称、通讯地址、类别、联系方式、特点、要求、并划分为A、B、C类分别存储。

　（4）对于已处理完毕而无保存价值的要及时删除，以免占据内存，降低系统运行速度。

　五、 工作总结与工作计划 OA系统中实施“工作计划和工作总结”的管理方式，使员工养成良好的自我管理习惯，提高工作效率，培养职业素质。

　1、所有员工必须每天在下班前填写工作日志。

　2、 员工的每周工作计划和总结必须通过公文形式发送给直接领导审阅；集团直属部门经理和各分公司的总经理应该在每周的周末下班前将每周工作计划和总结通过公文发送给集团管委会成员审阅。

　3、每月底各单位主管须制定月工作总结和月工作计划，在每月1日上午10：00前报给直接领导；集团直属部室和子公司还须传给集团管委会成员。

　4、每年十二月25日前各单位须将全年工作总结和下年度工作计划报直接领导，集团直属部室、子公司还须传给集团管委会成员审阅。

　5、集团总裁办（淮南房地产公司总经办）负责督促检查各单位的执行情况，并检查结果纳入月度考核范围，如发现有未按规定执行的情况，扣个人1分/次,扣该单位主管3分/次。

　六、 费用申请 集团所有的借支统一使用“费用申请”模块。

　七、设立CEO电子信箱 为了建立健全干部考核、监督机制，增强各级干部的工作透明度，设立CEO电子信箱。集团所属人员，可通过E-mail;ge_xc@mail.hf.ah.cn，向CEO报其主管上月工作情况，也可对本部门、本公司以及集团工作提出批评和建议。报告可以署名，也可以不署名，但必须做到客观公正，实事求是，不得带有任何个人偏见；对蓄意诬告、陷害他人，将根据情节严重程度给予扣当月考评分1－100分的处理 。